In 3 fasen je transportbedrijf datagedreven aansturen

Bij het nemen van belangrijke bedrijfsbeslissingen baseer je je het liefst op actuele gegevens binnen je transportbedrijf. Dus data uit je transportsysteem, je financiële software, je fleetmanagementsysteem et cetera. Het handmatig verzamelen van al die gegevens is een vervelende en tijdrovende klus. En voor je het weet is de informatie alweer verouderd.

Hoeveel gemak en rust zou het je opleveren als je deze data realtime beschikbaar hebt in een centrale cockpit? Je ziet direct de juiste informatie op een visueel aansprekende manier. Zo kun je in minder tijd beter sturen op kostenbesparing, een betere marge en resultaatgericht werken. Klinkt goed, nietwaar? Maar hoe kom je nu richting zo’n centrale cockpit?

Op weg naar een cockpit met realtime stuurinformatie

Transportbedrijven bevinden zich in een van onderstaande drie fasen van ‘datagedreven sturen’. Wil je meer kpi’s gaan meten, kom je tijd tekort of loop je tegen technische grenzen aan? Dan kun je investeren in een volgende fase. In dit blog bespreken we kort deze drie fasen met hun mogelijkheden en beperkingen.

Wil je de informatie op een visueel aansprekende manier tot je nemen? Download dan de infographic ‘Drie fasen van datagedreven sturen’.

Fase 1: losse systemen exporteren naar Excel

Spreadsheets zoals Microsoft Excel blinken uit in flexibiliteit. Met de juiste vaardigheden, voldoende tijd en een nauwkeurige werkwijze kun je datasets combineren en zo diverse analyses uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan inzichten qua omzet, inkoop, kosten, marge (eventueel per klant), kilometers en resultaat.

Rapportages samenstellen in spreadsheets kent ook nadelen:

• Het verzamelen en combineren van gegevens is tijdrovend en foutgevoelig
• De analyses zijn oppervlakkig (je kunt vaak niet inzoomen op gegevens)
• Het gaat om een momentopname (statische cijfers)
• Er zijn makkelijk verschillende versies van een rapportage in omloop
• Beperkte mogelijkheden voor toegangsbeheer en beveiliging van gegevens

Wil je sneller kunnen schakelen, rapportages makkelijker en veiliger kunnen delen of ben je gewoon klaar met al dat handwerk? Kijk dan eens naar Fase 2.

Fase 2: TMS en HR geïntegreerd met je financiële systeem

Na fase 1 is het een relatief eenvoudige vervolgstap om je TMS- en/of je HR-systeem te koppelen met je financiële systeem. Je zet echter wél een grote stap qua gemak, want in je financiële software beschik je nu ook over realtime omzetgegevens en loonkosten. Afhankelijk van de mogelijkheden van je boekhoudpakket kun je deze gegevens visualiseren en analyseren en rapportages delen. In principe beschik je over dezelfde inzichten als in Fase 1, maar dan realtime én automatisch. Je werkt dus met actuele data en je hebt alle financiële gegevens op één plek beschikbaar. Ook kun je nu makkelijker inzoomen op gegevens. Bovendien levert de koppeling je een flinke tijdsbesparing op.

Ook deze fase heeft z’n nadelen. De grootste daarvan is dat je rapportages deels nog steeds handmatig moet samenstellen. Zo kun je rijtijden, de gereden kilometers en het brandstofverbruik niet in dezelfde omgeving rapporteren. Is dit wel belangrijk voor je? Overweeg dan de overstap naar fase 3.

Fase 3: alle systemen geïntegreerd met BI-tool

In de derde fase van datagedreven sturen kun je namelijk wel alle rapportages automatisch samenstellen. Naast de gegevens uit je financiële systeem, TMS- en HR-systeem beschik je in dezelfde rapportage-omgeving ook over data uit je andere systemen. Dit kan door alle systemen te koppelen met een BI-tool. Hier beschik je over realtime data in dashboards en kun je je rapportages op maat maken en gecontroleerd delen binnen en buiten je organisatie.

Nu kun je veel meer inzichten verkrijgen en delen. Denk bijvoorbeeld aan realtime data over omzet en marge per kenteken, de bezettingsgraad van je wagenpark, je marssnelheid en andere gewenste kpi’s en overzichten. Je bent in staat om relaties tussen diverse data te ontdekken en om trends en ontwikkelingen te analyseren. Je kunt verregaand inzoomen op gegevens. Natuurlijk werk je altijd met actuele data wat je een flinke tijdsbesparing oplevert.

Klinkt goed? Toch geldt ook bij deze fase 3 een waarschuwing. Deze vind je in onze bijbehorende infographic

Infographic: Drie fasen van datagedreven sturen

Download de infographic. Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met onze adviseur mkb: Albert Wolterink. Je kunt hem bereiken via tel. 0548 512 513 of per e-mail