5 slimme tips om de betrouwbaarheid van data bij transportbedrijven te vergroten

Betrouwbare data is noodzakelijk voor het succes van je transportbedrijf. Deze data heb je nodig voor belangrijke beslissingen, bijvoorbeeld over de selectie van klantengroepen, investeringen in je wagenpark en het vaststellen van offertes. Ook helpen betrouwbare data bij het verbeteren van je efficiency en je klanttevredenheid. Daarom is het voor jou als controller belangrijk om ervoor te zorgen dat deze informatie juist en actueel is. In deze blog geven we vijf tips om de betrouwbaarheid van je bedrijfsdata te vergroten. 

1. Zorg voor betrouwbare data-invoer

Een betrouwbare gegevensbron begint bij het invoeren van correcte gegevens. Door menselijke handelingen hierin zoveel mogelijk te automatiseren, voorkom je fouten en bespaar je ook nog eens veel tijd. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van je factuurafhandeling, met scan-en-herken en een automatische goedkeuringsflow. Een automatische bankkoppeling kan de betrouwbaarheid van je gegevens ook vergroten. 

2. Koppel je systemen 

Transportbedrijven maken gebruik van diverse systemen en databronnen. Naast een financieel systeem en een transportmanagementsysteem maak je waarschijnlijk ook gebruik van een fleetmanagementsysteem (boordcomputers), HR-software en nog andere applicaties. Bepaalde gegevens van het ene systeem heb je nodig in een ander systeem, zoals je boekhoudpakket. Als je deze handmatig moet exporteren en importeren, is een menselijke fout snel gemaakt (nog afgezien van alle tijd die dit kost). Maak daarom gebruik van koppelingen om gegevens naadloos te synchroniseren tussen je systemen.  

3. Automatische rapportages 

Om een compleet en betrouwbaar beeld te krijgen van hoe je transportbedrijf ervoor staat, is het belangrijk om belangrijke gegevens uit je verschillende systemen te integreren en te consolideren. Als je hierbij gebruikmaakt van een centrale cockpit, kunnen alle relevante gegevens automatisch worden verzameld en bijgewerkt. Zo hebben alle belanghebbenden op een veilige manier toegang tot de recentste en betrouwbare informatie. Afhankelijk van je informatiebehoefte kan dit worden ingericht in een financieel systeem (bijvoorbeeld Visma.net Financials), een dashboard-applicatie (zoals OneStop Reporting) of een gekoppelde BI-oplossing (zoals Microsoft Power BI). 

4. Controleer gegevens 

Het is belangrijk om regelmatig de gegevens in je administratie te controleren en te corrigeren als dat nodig is. Door overzichten uit verschillende systemen met elkaar te vergelijken, kun je de aansluiting van deze data op elkaar controleren. Je ziet in hoeverre de data klopt en aan welke data nog gesleuteld moet worden. Die overzichten moeten natuurlijk makkelijk en snel beschikbaar zijn. Ideaal dus om op te nemen in jouw centrale cockpit!  
Het controleren van de aansluiting van data uit verschillende systemen kun je doen door een analyse op grootboek. Meer informatie hierover vind je in ons stappenplan Datadriven werken voor transportbedrijven.  

5. Creëer bewustzijn onder medewerkers 

Een goede rapportages staat of valt bij de nauwkeurigheid van alle medewerkers die data invoeren en onderhouden, zoals finance en verkoop. Besteed daarom veel aandacht aan het vergroten van het bewustzijn van het belang van datakwaliteit. Dit kan door je mensen te trainen om systemen en tools op de juiste manier te gebruiken en door datakwaliteit regelmatig op de agenda te zetten. Moedig een cultuur van continue kwaliteitsverbetering aan door medewerkers te vragen om eventuele problemen aan te kaarten en suggesties te doen om de databetrouwbaarheid verder te verbeteren. 
 
Met deze tips kun je de betrouwbaarheid van data in je bedrijfsadministratie vergroten. Zo kun je betere beslissingen nemen op basis van juiste en actuele informatie.  

Zelf een centrale cockpit organiseren? 

Ben jij elke 4 weken ook vele uren bezig met het handmatig samenstellen van rapportages in bijvoorbeeld Excel? Een centrale cockpit geeft rust en toont je op ieder moment de juiste gegevens op een visueel aansprekende manier. Hoe je zo’n centrale cockpit organiseert? 

Dat leer je in ons Stappenplan voor datadriven werken in de transportsector. Download het stappenplan nu gratis en vrijblijvend!