Blog: Altijd beschikbaar zijn vraagt veel

Twenty four seven, dat is de Engelse term voor altijd beschikbaar zijn. De uitvaartbranche is bij uitstek de branche die daar veel ervaring mee heeft.

De 24-uurs beschikbaarheid die van de branche gevraagd wordt, was er overigens al toen de 24-uurseconomie nog moest worden uitgevonden. Die permanente beschikbaarheid is enerzijds nodig en daarom logisch. Anderzijds vraagt het veel van de uitvaartonderneming en haar medewerkers.

Samenwerking organiseren 

Veel uitvaartondernemingen zoeken daarom samenwerking met bedrijven die telefonische bereikbaarheid aanbieden. Dit kan een goede oplossing zijn om uzelf en / of uw medewerkers te ontlasten. Tegelijkertijd moet een melding vaak direct worden opgevolgd, waardoor de druk om altijd aanwezig te moeten zijn toch blijft bestaan. Vooral kleinere uitvaartondernemingen hebben hiermee te maken. Daarom wordt er naast externe bereikbaarheid ook vaak naar collegiale samenwerking gezocht.

Elk van deze samenwerkingen zorgen er echter voor dat de gegevens van overledenen, contactpersonen en gemaakte afspraken worden doorgemaild. Hierdoor moeten de gegevens minimaal voor een tweede keer worden ingevoerd. Of een uitvaartdossier moet achteraf in z’n geheel worden toegevoegd aan de eigen administratie omdat de collega’s met wie u samenwerkt geen toegang hebben tot de uitvaartadministratie van uw bedrijf.

Werken met toegangsrollen 

Slimme uitvaartoplossingen bieden de mogelijkheid om partijen die telefonische bereikbaarheid aanbieden een inlog te geven tot uw eigen administratie. Dat geldt natuurlijk ook voor collegiale samenwerking. Een collega van een andere organisatie kan dan in uw eigen administratieve omgeving een dossier aanmaken, zonder dat ook uw financiële gegevens of andere uitvaartdossiers door hem of haar kunnen worden geraadpleegd.

Voor ondernemingen die zelf ook een polisadministratie voeren, is het tijdstip waarop een melding van overlijden wordt ingevoerd niet altijd gelijk aan het moment waarop degene die de ledenadministratie voert aanwezig is. Een automatische controle of de overledene is verzekerd (en zo ja, voor welk bedrag) is tijdens het aanmaken van een dossier dan wel zo prettig.

Bovenstaande mogelijkheden maken samenwerken wellicht interessanter en efficiënter dan de manier waarop u nu werkt. Zo gaat u bovendien efficiënter om met tijd en beschikbaarheid.

Meer weten? 

Heeft u ook interesse in een systeem dat 24/7 beschikbaar is? Download dan de gratis whitepaper of neem voor een vrijblijvend gesprek contact op met Charles van Arch-IT.