Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Visma Teleboekhouden

Hier leest u de aandachtspunten bij het aanmaken van een nieuw boekjaar voor Visma Telebankieren. De  punten "Blokkeren aanmaken gegevens" en "Online Abonnementen Systeem OAS" zijn aandachtspunten specifiek voor de kantoormedewerker.

1. Codeerbladzijden
2. Verkoophistorie
3. Betaalhistorie
4. Incassohistorie
5. Inlezen bankafschriften
6. Verkooporders
7. Standaardadministratie
8. Blokkeren aanmaken gegevens
9. Online Abonnementen Systeem (OAS)

1. Codeerbladzijden

Codeerbladzijden worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Verwerk deze daarom zoveel mogelijk voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Als u het nieuwe boekjaar al hebt aangemaakt terwijl in het oude boekjaar nog codeerbladzijden aanwezig zijn, houd dan rekening met het volgende:

• Codeerbladzijden kunnen in het oude boekjaar worden verwerkt. Neem daarna de beginbalans opnieuw over in het nieuwe boekjaar om de boekjaren op elkaar te laten aansluiten.
• Codeerbladzijden kunnen worden verwijderd in het oude boekjaar en opnieuw worden ingevoerd in het nieuwe boekjaar.

2. Verkoophistorie

Verkoophistorie wordt alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en gebruikt u om te rapporteren, herhaalfacturen aan te maken en creditnota’s te genereren.

• Om ervoor te zorgen dat de volledige verkoophistorie van het oude boekjaar beschikbaar is in het nieuwe boekjaar, maakt u het nieuwe boekjaar pas aan als alle nog te versturen verkoopfacturen die betrekking hebben op het oude boekjaar in het oude boekjaar zijn verwerkt.
• Wanneer in het oude boekjaar facturen worden verwerkt en een nieuw boekjaar al is aangemaakt dan zullen deze facturen niet zichtbaar zijn in de verkoophistorie van het nieuwe boekjaar.

3. Betaalhistorie

Betaalhistorie wordt alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en wordt gebruikt bij het verwerken van bankafschriften. U kunt deze ook gebruiken om “herhaalbetalingen” aan te maken.

• Om ervoor te zorgen dat de volledige betaalhistorie van het oude boekjaar beschikbaar is in het nieuwe boekjaar, maakt u het nieuwe boekjaar pas aan als alle betaalopdrachten die betrekking hebben op het oude boekjaar in het oude boekjaar zijn verwerkt.
• Wanneer in het oude boekjaar betaalopdrachten worden verwerkt en een nieuw boekjaar is al aangemaakt dan zullen deze betaalopdrachten niet zichtbaar zijn in de betaalhistorie van het nieuwe boekjaar.

4. Incassohistorie

Incassohistorie wordt alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en wordt gebruikt bij het verwerken van bankafschriften. U kunt deze ook gebruiken om “herhaalicasso's” aan te maken.

• Om ervoor te zorgen dat de volledige incassohistorie van het oude boekjaar beschikbaar is in het nieuwe boekjaar, maakt u het nieuwe boekjaar pas aan als alle incasso-opdrachten die betrekking hebben op het oude boekjaar in het oude boekjaar zijn verwerkt.
• Wanneer in het oude boekjaar incasso-opdrachten worden verwerkt en een nieuw boekjaar is al aangemaakt dan zullen deze incasso-opdrachten niet zichtbaar zijn in de incassohistorie van het nieuwe boekjaar.

5. Inlezen bankafschriften

Als, na het aanmaken van het nieuwe boekjaar, nog bankafschriften worden ingelezen in het oude boekjaar dan kan in het nieuwe boekjaar een melding verschijnen over saldocontrole op het moment dat het 1e bankafschrift wordt verwerkt. Dit lost u op door in het nieuwe boekjaar te kiezen voor Basisgegevens > Codeerboeken om het beginsaldo aan te passen via € Saldo Instellen.

6. Verkooporders

Verkooporders die nog niet zijn voorzien van een factuurnummer (conceptfacturen) komen niet mee naar een nieuw boekjaar. Vanaf versie 7.2 kunnen conceptfacturen worden overgenomen uit het oude boekjaar.
Let op! Voer deze optie slechts één keer uit zodat facturen niet meerdere malen worden overgenomen.

7. Standaardadministratie

Via de persoonlijke instellingen kan het nieuwe boekjaar worden ingesteld als de administratie die standaard wordt geopend.

8. Blokkeren aanmaken gegevens

Voor kantoren is er een mogelijkheid om het aanmaken van klanten, leveranciers en verkoopfacturen te blokkeren in het oude boekjaar zodra een nieuw boekjaar is aangemaakt (Zie gebruikersvoorkeuren in de accountantshandleiding).

9. Online Abonnementen Systeem (OAS)

Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar moet in het OAS de administratielijst worden bijgewerkt.

1. Kies vanuit de vestiging het pictogram AccountView administraties.
2. Kies het pictogram Administratielijst bijwerken.