Hoe verdien je als projectorganisatie aan uren en projecten? Het draait allemaal om automatische resource planning, online samenwerking en rapportages. In dit blogartikel geven we je graag zes handige tips waarmee je projecten veel meer kans van slagen hebben.
1. Welke middelen heb je op welk moment nodig?
Zoek uit wat voor soort vaardigheden en resources je nodig hebt om je projecten te voltooien. Wat heeft de klant nodig? Welke mensen kun je waar plaatsen? Hoeveel bezetting heb je deze maand of kwartaal en hoe zit het met het volgende kwartaal?
Als je veel projecten hebt, met verschillende looptijden, samenstellingen en werkdruk, is er een grote behoefte aan overzicht. Je kunt met pen en papier aan de slag gaan, of in Excel, maar dat is tijdrovend! Werk liever met een digitale oplossing die het werk voor je doet. Je ziet dan sneller het totale overzicht en stemt je planning daarop af.
2. Een goed projectplan opstellen
Een projectplan is een belangrijk onderdeel als et gaat om de planning. Maar hoe maak je een projectplan? Bepaal samen met de projectgroep de activiteiten van het project en hoeveel tijd er aan elke activiteit wordt besteed. Zet de activiteiten op een rij en bepaal welke van elkaar afhankelijk zijn en welke parallel kunnen worden uitgevoerd.
De diversiteit in een project kan groot zijn – zowel qua vakgebied, expertise als mensen. Er kunnen grote verschillen zijn in zaken als leeftijd en technische competentie. Probeer een projectplan op te stellen dat zo eenvoudig mogelijk is, maar toch alle benodigde informatie bevat.
3. Houd je budget in de gaten
Het is gemakkelijker gezegd dan gedaan om een project binnen de geplande tijd goed af te ronden. Uit een onderzoek, dat werd uitgevoerd door The Standish Group International, waarbij 90.000 voltooide IT- en softwareprojecten werden onderzocht blijkt dat:
- slechts 39% van de projecten op tijd, binnen budget en met het gewenste resultaat wordt opgeleverd
- 43% van de projecten wordt voltooid, maar niet volgens plan
- maar liefst 18% van de projecten mislukt
Dit werkt natuurlijk door in de winstgevendheid van je bedrijf. Zorg daarom voor inzicht zodat je direct ziet wat aandacht nodig heeft zodat je indien nodig tijdig kunt bijsturen. Ongeacht of het project een vaste prijs of een uurtarief heeft. Denk daarom aan het volgende:
- Gebruik je meerdere systemen die niet met elkaar praten?
- Heb je software die periodiek moet worden bijgewerkt?
- Heb je hoge onderhouds- of licentiekosten?
- Heb je voldoende zicht op de werkelijke IT-kosten?
4. Correcte en efficiënte facturering
Kost het project achttien uur? Dan is het belangrijk dat alle declarabele uren ook echt worden geregistreerd. Het is belangrijk dat er niet te veel of te weinig wordt gefactureerd. Te weinig factureren kost je bedrijf geld, maar te veel zorgt voor ontevreden klanten! Met een systeem dat facturen en rapportages combineert, bespaar je tijd en verklein je de kans op fouten.
5. Managers moeten controle en overzicht hebben
Controle hebben betekent niet dat je tot in detail moet weten wat er in alle verschillende processen speelt. Integendeel, je moet een totaalbeeld hebben van waar je op dat moment staat. Als je met je hoofd diep in een ingewikkeld proces zit, verlies je immers eenvoudig het overzicht. Een goede leider ziet contraproductieve activiteiten en onnodig gebruik van middelen of tijd en leidt een algehele projectgroep weer in de goede richting.
6. Leer van je fouten
Het liefst zou je een grondige evaluatie na afloop van een project overslaan. Je wilt immers snel beginnen met nieuwe, vaak urgente, projecten! Er is echter bijna altijd iets dat je beter had kunnen oplossen.
Met een goed rapportagesysteem dat iedereen gemakkelijk kan gebruiken en dat eenvoudig te begrijpen is, zie je snel wat er volgende keer beter kan. Zo werk je de volgende keer nog effectiever!
