SOS Rioolservice is een Zuid-Hollands bedrijf dat zich bezighoudt met alle soorten riool- of afvoerproblemen. Wat begon als een eenmanszaak, is inmiddels uitgegroeid tot een goedlopend familiebedrijf. Bij de aanzienlijke toename van opdrachten kwam ook meer administratie kijken: orders, facturen, werkbonnen, personeel en planning. De oplossing om hiermee om te gaan kwam in de vorm van werkbonapp Simple Simon, gekoppeld aan boekhoudsoftware Visma eAccounting. Wij spraken Nicole van Nieuwendijk van SOS Rioolservice.
SOS Rioolservice richt zich op alles rondom riolen waaronder vernieuwingen, maar ook veel ontstoppingen en spoedopdrachten. Zowel voor particulieren als bedrijven. Goede kwaliteit leveren en goede communicatie staan hierbij voorop.
Jeffrey Springer richtte het bedrijf in 2009 op, toen nog als zzp’er. Vanwege het toenemende aantal opdrachten sloot zijn broer vijf jaar later aan als compagnon en werd er personeel aangenomen. Ook werd er flink geïnvesteerd in materiaal, een compleet ingerichte bus en het vergroten van de naamsbekendheid.
Bij een groeiend bedrijf hoort nu eenmaal een toename van de administratieve werkzaamheden. Gelukkig stond Jeffrey’s partner Nicole klaar om dit op te pakken. In overleg met hun accountant begon het bedrijf met de werkbonapp Simple Simon, gekoppeld aan Visma eAccounting voor de financiële administratie. Die laatste omdat de prijs-kwaliteitverhouding zo goed was.
‘Deze manier van werken biedt je een heel goed overzicht’
De werkbonnen worden aangemaakt met Simple Simon. In de app staan alle contactgegevens van de opdrachtgevers en kan de planning worden bijgehouden. Iedere medewerker heeft een eigen account waarmee hij/zij kan inloggen en gegevens met betrekking tot een opdracht kan invoeren.
Nicole legt uit hoe dat in zijn werk gaat: ‘Voor iedere opdracht zetten wij een werkbon in de app met alle benodigde gegevens. De medewerker die de opdracht uitvoert vult de werkbon in als hij klaar is. Na gereedmelding archiveren wij de werkbon en staat er direct een factuur van de opdracht klaar in Visma eAccounting. Deze manier van werken biedt je een goed overzicht van de week en van iedere dag. Je bent goed op de hoogte van waar je personeel mee bezig is.’
Ze vertelt ook dat het vaak voorkomt dat bij het uitvoeren van een opdracht aanvullende documenten nodig zijn, zoals een vergunning of een klic-melding (verplicht formulier bij graafwerkzaamheden met een machine): ‘Het is heel handig dat je bijlagen aan de werkbon kunt hangen. De uitvoerder van een opdracht heeft zo alle benodigde documenten compleet. Ook kan je voor- en na-foto’s toevoegen. En naderhand wordt, als je dat zo instelt, alles doorgezet naar Visma eAccounting.’
‘Eerst deed de boekhouder nog heel veel, nu doen we alles zelf!’
In het begin was het best een klus om alles in te voeren in boekhoudsoftware Visma eAccounting. Nicole licht dit toe: ‘We hebben veel artikelen die in een keer ingevoerd moesten worden en het pakket was nog nieuw voor onze boekhouder’.
Inmiddels is SOS Rioolservice heel blij met de verbeteringen die de software gebracht heeft ten opzichte van de situatie daarvoor. ‘Voorheen deden we alles handmatig op papier, maar binnen no time gingen er wel drie overvolle mappen naar de boekhouder,’ zegt Nicole. Toen werd besloten dat het echt tijd was om over te stappen naar een digitale boekhouding. De boekhouder kan alles zoveel beter controleren en in de gaten houden. ‘Eerst deed de boekhouder nog heel veel, nu doen we vrijwel alles zelf! De boekingen, facturen, offertes, noem maar op. Alleen de btw doen we nog samen.’
Al met al is SOS Rioolservice heel tevreden met de koppeling tussen Simple Simon en Visma eAccounting: ‘Zodra een offerte is goedgekeurd kan je deze accepteren en archiveren. Er wordt gelijk een werkbon aangemaakt in Simple Simon waarop alles wordt overgenomen. Een klik en het staat in de planning. Heel prettig!’
