Wat gebeurt er als veel van uw klanten te laat of zelfs helemaal niet betalen voor de door u geleverde producten of diensten? Veel bedrijven lijden al jaren onder het slechte betalingsgedrag van opdrachtgevers en klanten. Elk jaar schrijven organisaties hierdoor miljarden euro’s af. Een oplossing die dit probleem in één keer oplost is er niet, maar het is in ieder geval belangrijk uw klanten te stimuleren hun rekeningen (weer) op tijd te gaan betalen. Hieronder geven we u vijf eenvoudige tips die u vandaag nog kunt toepassen en die zorgen voor een constante cashflow.
1. Betalingsvoorwaarden zwart op wit zetten
Het schriftelijk vastleggen van betalingsvoorwaarden is belangrijk. Zorg ervoor dat iedereen, dus zowel uw medewerkers als uw klanten, toegang heeft tot deze voorwaarden. Debiteuren weten doorgaans wanneer ze moeten betalen, maar zolang er niets over de betaaltermijn zwart op wit staat, heb je als bedrijf niets om op terug te vallen. Voorwaarden die je vastlegt zijn concreet en daarmee creëer je een heldere en consistente werkwijze.
2. Beloon positief betalingsgedrag
Ben je blij omdat klanten een positief betalingsgedrag hebben, beloon ze dan. Bijvoorbeeld door de klant een bepaalde korting te geven bij de volgende aankoop. Dat levert een tevreden klant op die ook de volgende keer bij je terugkomt en met een grote mate van zekerheid ook deze keer de rekening op tijd betaalt. Op deze manier stijgt de omzet.
3. Stuur de factuur direct na levering
Veel bedrijven versturen hun facturen in maandelijkse batches. Dit klinkt praktisch en efficiënt, maar in de praktijk is het vaak zo dat klanten facturen later betalen als ze deze niet direct na levering ontvangen. Stuur je de factuur direct na levering, dan heeft dat als bijkomend voordeel dat uw bedrijf een constante stroom aan geld binnenkrijgt.
4. Houd contact met debiteuren
Heeft uw klant de factuur niet (tijdig) betaald, neem dan direct contact op. Je moet het ijzer immers smeden wanneer het heet is. Bovendien maakt u hiermee duidelijk dat het voor uw bedrijf belangrijk is het verschuldigde geld op tijd binnen te hebben. Ook bent u er snel bij wanneer er onverhoopt betaalafspraken gemaakt moeten worden.
5. Gebruik de juiste tools
Bij debiteurenbeheer draait het vooral om een duidelijk overzicht en een gestroomlijnd proces. Om dit onderdeel van het order-to-cashproces te stroomlijnen, is de inzet van de juiste software van groot belang. Gespecialiseerde software biedt hierin veel meer geavanceerde mogelijkheden dan bijvoorbeeld Excel-spreadsheets. Grote hoeveelheden gegevens, data-invoerfouten en wijzigingen in formules zorgen daar vaak voor problemen. En direct factureren na levering is onmogelijk.
Wanneer u het debiteurenbeheer en het proces echt wilt automatiseren, dan biedt onze innovatieve software 100% controle en overzicht en bent u verlost van veel tijdrovende standaardwerkzaamheden. Zo blijft er tijd over om bijvoorbeeld direct contact op te nemen met niet-betalende klanten en natuurlijk om wel-betalende klanten te belonen voor hun positieve gedrag.
Kortom, deze aanpassingen kunnen binnen uw organisatie zorgen voor grote veranderingen. Zo worden facturen vaker op tijd betaald, verlaagt u eenvoudig het saldo van uw openstaande facturen én komen blije klanten bij u terug.
Lees meer over hoe Outstanding24 u kan helpen met het najagen van betalingen, omgaan met debiteuren en het verlagen van de DSO.
