Standaardprocedure Eindejaarsverwerking AccountView versie 9 en hoger

Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Deze procedure is een checklist om dat op de juiste manier te doen. Lees daarom eerst deze procedure helemaal door, inclusief de tips en gerelateerde procedures, en maak pas daarna het nieuwe boekjaar aan. Hebt u daarna toch nog een vraag en kunt u het antwoord niet vinden op onze website? Neem dan contact op met de supportafdeling.

Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u beschikt over AccountView versie 9 of hoger.
De procedure bestaat uit de volgende stappen:

1. Voorbereidingen treffen
• Controleer uw versie en Service Pack
• Check of er maatwerk of branchespecifieke koppelingen aanwezig zijn
• Controleer uw oude boekjaar
• Breng eventuele wijzigingen in het oude boekjaar aan
• Modulespecifieke aanwijzingen checken waar voor u van toepassing
2. Het nieuwe boekjaar aanmaken
3. Beginbalans overnemen

Tip: Onder aan deze pagina vindt u onder meer een video met korte uitleg van de informatie in deze pagina.

Stap 1: Voorbereidingen treffen

1.1 Controleer uw versie en Service Pack

Controleer of er een Service Pack voor uw versie is geïnstalleerd voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Stel eerst via Help > Info vast met welke versie u nu werkt. Kijk naar het veld Versie en of daar ook 'SP' achter voorkomt. Ga naar de pagina "Service Packs" als u nog geen service pack heeft en installeer het beschikbare Service Pack voor uw versie.

1.2 Controleer op maatwerk en koppelingen

Check ook of u beschikt over maatwerk-uitbreidingen met "Hoe controleer ik of maatwerk is geïnstalleerd?" en leg daarover eventueel contact met uw AccountView leverancier. Idem als u branchespecifieke koppelingen heeft met AccountView. 

1.3 Administratie controleren

U doet u er goed aan alvorens het nieuwe boekjaar aan te maken het huidige boekjaar eerst te controleren en te herstellen op fouten. Deze stap is niet verplicht. De volledige procedure hiervoor leest u hier "Uw administratie op fouten controleren". In het kort zijn dit de stappen:

1. Zorg dat u over een recente backup beschikt van de huidige administratie.
2. Controleer dat er geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend via Document > Stamgegevens programma > Ingelogde gebruikers.
3. Selecteer de administratie (van het oude boekjaar).
4. Kies Document > Controleren > Administratie.
5. Markeer alleen Geselecteerde en kies Volgende.
6. Markeer de controles Financieel en Handel.
7. Kies Volgende en ten slotte Controle.
8. Klik op Afdrukvoorb (of druk het rapport af met Afdrukken), en bekijk het resultaat van de controle.
   • Als het controlerapport overal de status "Correct" meldt, dan bent u klaar met controleren. Druk op Esc om het afdrukvoorbeeld te sluiten en kies Sluiten.
   • Zo niet, volg dan de eventuele adviezen op de laatste pagina op. Druk eerst op Esc om het afdrukvoorbeeld te sluiten en kies Sluiten. Voer daarna voorgaande stappen opnieuw uit, inclusief het advies. Als het advies bijvoorbeeld "Herstellen" is, dan markeert u Herstellen in Opties (stap 5).
   • Wordt er geen advies gegeven, maar staan er nog wel fouten in het rapport? Mail het rapport dan aan uw AccountView-leverancier of de supportafdeling van Visma.

1.4 Nog wijzigingen aanbrengen in de administratie van het oude boekjaar?

Alle stamgegevens van het oude boekjaar worden in de nieuwe administratie overgenomen. Maar alleen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.

Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van het oude boekjaar. Brengt u echter in het oude jaar wijzigingen aan in de stamgegevens van bijvoorbeeld een debiteur of grootboekrekening, dan worden deze niet meer automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Zie ook in veelgestelde vragen eindejaarsverwerking.

• "Kan ik na het aanmaken van een nieuw boekjaar nog stamgegevens (zoals debiteuren) aanmaken of wijzigen in mijn oude boekjaar?" en
• "Hoe kan ik het beginsaldo van mijn dagboek wijzigen?".

1.5 Modulespecifieke aanwijzingen checken

Voor sommige modules zijn specifieke aanwijzingen opgesteld voor de jaarovergang. Zo ook voor het elektronisch versturen van aangiften vanuit AccountView. Afhankelijk van uw modulesamenstelling zijn deze van toepassing. Check hier de lijst met modules waar dit voor van toepassing is.

Stap 2: Het nieuwe boekjaar aanmaken

In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar laten aanmaken. Dat doet u aan de hand van onderstaande stappen. Onderaan vindt u een korte video van dit stappenplan.

1. Kies Bestand > Administraties.
2. Selecteer administratie <XX-OUD>, waarbij 'XX' voor het jaartal staat, en kies Document > Administratie aanmaken. Wellicht verschijnt er een melding met het advies om een nieuw boekjaar volgens de juiste procedure aan te maken. Deze melding verwijst naar de procedure op deze pagina.
   
   
   
   
3. Markeer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar. Administratie <XX-OUD> is geselecteerd in Overnemen van. Kies Volgende.
4. Voer de gegevens van uw nieuwe administratie in.
   
   
   
   Neem voor de duidelijkheid het jaartal op in zowel het veld Administratiecode, Administratienaam en Map admin. Het veld Map kopiedoc is beschikbaar als u over Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen beschikt.
   

   Let op: Als u het veld Map kopiedoc niet invoert, dan worden in de nieuwe administratie geen kopiedocumenten aangemaakt.

5. Markeer Netwerkgebruik administratie als u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie wilt werken.
6. Kies Volgende.
7. Controleer de gegevens in het venster en wijzig ze zo nodig.

   

8. Voer het Aantal perioden in dat u voor uw rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het handig om hier '12' in te voeren. U kunt altijd in twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar. Kies Volgende.
9. Voer bij Resultaat vorig jaar een grootboekrekening in van het type Balans. In het nieuwe boekjaar wordt het resultaat van het vorig boekjaar op deze rekening geboekt. De opties onder het veld Resultaat vorig jaar zijn afhankelijk van de modules in uw licentie. Zie ook "Modulespecifieke aanwijzingen".

   

   Tip: De opties zoals u in de afbeelding hierboven ziet, kunnen ook achteraf apart worden overgenomen als het nieuwe boekjaar al bestaat. Als u de tijdsduur voor het aanmaken van het nieuwe boekjaar zo beperkt mogelijk wil houden, bijvoorbeeld zodat iedereen verder kan werken in het nieuwe jaar, heeft u de mogelijkheid om de beschikbare opties hier niet te markeren (of een deel niet).
10. Kies Aanmaken. Als u beschikt over Projecten en uren-modules, kiest u eerst Volgende. In het volgende venster kunnen nog enkele instellingen worden gekozen. Zie ook Projecten en uren en declaraties.
11. De administratie wordt aangemaakt. Kies Afdrukken om het rapport Administratie aanmaken af te drukken.
12. Kies Voltooien.
13. U ziet nu in de lijst administraties het nieuwe boekjaar staan. Als de map van de administratie zich in de programmafolder van AccountView bevindt, dan zal er vanaf versie 12.0 het voorloopadres niet getoond worden. Dus voorbeeld: 
    1. Onder Help > Info staan de programmabestanden onder C:\Program Files (x86)\Visma Software BV\AccountView
    2. De administraties worden aangemaakt in C:\Program Files (x86)\Visma Software BV\AccountView\Admins\
    3. Dan zal het nieuwe boekjaar nu in de lijst in de map Admins\ staan. Dit is dus helemaal correct.

De administratie van het oude boekjaar blokkeren?

Wilt u voorkomen dat er nog in het oude jaar wordt gemuteerd, dan kunt u het oude jaar volledig blokkeren. U doet dit als volgt. Open het oude boekjaar en ga naar
Opties > Instellingen > Administratie en klap Algemeen uit. In het veld Geblokkeerd t/m per kunt u een periodenummer in te voeren. Let hierbij op dat in een administratie altijd 2 extra boekperioden naast het Aantal perioden aanwezig zijn. Als u een administratie met 12 perioden volledig wilt blokkeren, geeft u dus op Geblokkeerd t/m per: 14.

U kunt in een administratie perioden ook definitief afsluiten. Hiervoor kiest u Document > Periode sluiten in het venster Administraties. Wij raden u dit af, omdat dit niet meer ongedaan gemaakt kan worden. Dit betekent ook dat u niets meer kunt corrigeren in de afgesloten perioden, mocht dit toch nodig blijken.

Stap 3: Beginbalans overnemen

Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft het oude boekjaar niet af te sluiten om een nieuw boekjaar te openen. Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan.

Voorbeeld

Als uw accountant een aantal correctieboekingen over voor het oude jaar heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in het nieuwe boekjaar, dan boekt u deze correcties gewoon in het oude boekjaar. Werkt u in een administratie met 12 perioden? Dan kunt u periode 13 of 14 gebruiken voor correctieboekingen. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in het nieuwe jaar en beide administraties sluiten weer op elkaar aan. De opties onder het veld Resultaat vorig jaar zijn afhankelijk van de modules in uw licentie. Zie "Modulespecifieke aanwijzingen".

Zo neemt u de beginbalans opnieuw over:

1. Kies Bestand > Administraties.
2. Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar en kies Document > Overnemen > Beginbalans.
3. Controleer bij Overnemen van of de juiste administratie is gekozen en voer de grootboekrekening voor Resultaat vorig jaar in.
4. Kies Overnemen.

AccountView boekt de beginbalans in dagboek 900 op bladzijde 1. Dit kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorige jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.

Als u de beginbalans in het nieuwe jaar wilt wijzigen zonder de eindbalans van het oude jaar te wijzigen, bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in het nieuwe jaar op nul wilt boeken, dan maakt u in het nieuwe boekjaar een memoriaalboeking in periode 0.

Beschikt u over de Accountants Toolkit? Zie dan "Hoe zorg ik dat mijn balansrekeningen worden leeggeboekt?".

Meer informatie

• Zie de "veelgestelde vragen over de eindejaarsverwerking".
• Natuurlijk kunt u uw AccountView-leverancier om ondersteuning vragen. Hij is goed op de hoogte van uw situatie. Als hij (of iemand anders) de eindejaarsverwerking voor u uitvoert, verwijs dan naar deze procedure.
• Hieronder ziet u een korte video over het aanmaken van een nieuw boekjaar in AccountView.