Hoe vaak heeft u de laatste tijd een vergadering bijgewoond waarbij niemand vooraf wist hoe de agenda eruit zag? Of waarbij de aanwezigen hun tijd achteraf liever anders hadden willen besteden? Het is een van de meest onderschatte problemen bij moderne bedrijven: slechte vergaderingen. Niets werkt demotiverender dan een vergadering zonder structuur, duidelijk leiderschap en waarin de deelnemers elkaar niet willen (of niet kunnen) begrijpen. Daarnaast kosten dergelijke bijeenkomsten bedrijven ook nog eens onnodig veel geld. Weg dus met saaie, oninspirerende en inefficiënte bijeenkomsten en ga effectiever vergaderen!
Waarom is dit zo belangrijk?
Goede vergaderingen zijn een handige en gestructureerde manier om ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. Door meer structuur tijdens het vergaderen aan te brengen (denk hierbij aan duidelijke rollen, leiding en meer inzicht in elkaars kwaliteiten en talenten) ontstaan bijeenkomsten die wel wat opleveren.
Ook effectiever vergaderen?
Met deze 11 handige tips vergadert u voortaan ook een stuk effectiever:
- Stuur de agenda tenminste 24 uur van te voren
- Zorg dat iedereen 5 minuten voor aanvang aanwezig is
- Wees goed voorbereid – gebruik vergaderingen om beslissingen te nemen en niet alleen om te discussiëren
- Blijf bij het onderwerp
- Start en eindig op tijd
- Zorg dat alles (beamer, pennen, lunch et cetera) klaarstaat
- Boek een vergaderruimte voor 45 minuten in plaats van voor 60 minuten
- Zet het geluid van smartphones, tablets en laptops uit om afleiding te voorkomen
- Onderbreek de persoon die spreekt niet
- Zwijgen is toestemmen
- Stuur de notulen met actiepunten binnen 24 uur na de vergadering per e-mail rond
Probeer tijdens een komende vergadering eens een of meer van deze tips uit en overtuig ook collega’s hieraan mee te doen!