Je factuur betaald krijgen: uitdaging of eitje?
Dat het een uitdaging kan zijn om een factuur op tijd betaald te krijgen door klanten, is voor veel finance professionals geen nieuws. Uiteraard zijn er verschillende redenen waarom klanten een factuur niet of niet op tijd betalen. Er kan iets mis zijn met de geleverde goederen of diensten, of er is iets misgegaan in de verwerking van de factuur. Toch blijkt een gebrek aan geld een van de meest voorkomende redenen dat facturen onbetaald blijven. De klant heeft simpelweg de middelen niet om deze te betalen.
Voor leveranciers en hun financiële afdelingen veroorzaakt het niet betaald krijgen van facturen enorme kopzorgen. Het kost niet alleen veel tijd om achter de betaling aan te gaan, maar het niet of te laat betaald krijgen van facturen kan uiteindelijk ook een aanzienlijke impact hebben op de cashflow van de eigen organisatie.
Klant betaald de factuur niet: onze top 4 tips
Het is dan ook van vitaal belang dat bedrijven over de juiste procedures en het juiste beleid beschikken om niet-betaling van facturen te voorkomen. We delen onze top vier tips over debiteurenbeheer om ervoor te zorgen dat je betaald krijgt:
1. Ken je klant
Er een nieuwe klant bij krijgen is natuurlijk fijn, maar om te weten met wie je in zee gaat is het belangrijk om vooraf een en ander uit te zoeken. Stel daarom vragen over zijn achtergrond en bijvoorbeeld waarom hij naar jouw organisatie is gekomen. Voorafgaand aan de verkoop, kan je een kredietcontrole uitvoeren. Bekijk een kredietreferentierapport vervolgens kritisch. Zijn alle rekeningen up-to-date? Ziet alles er goed uit? Is het een gevestigd bedrijf? Je moet ook controleren of de hier gegeven informatie overeenkomt met de gegevens die op de aanvraag zijn vermeld.
2. Stel duidelijke handelsvoorwaarden op
Zorg ervoor dat je de handelsvoorwaarden vanaf het begin van de relatie aan je klanten communiceert. Geef duidelijk aan dat je strikte betalingstermijnen van dertig dagen hanteert en dat de betaling binnen deze termijn moet plaatsvinden.
3. Voer strikte credit-controltermijnen in
Zodra je duidelijke handelsvoorwaarden hebt vastgesteld, zorg er dan voor dat je credit-control-team deze strikt naleeft en dat de klanten de gevolgen van het niet naleven van deze voorwaarden kennen. Als zij bijvoorbeeld niet binnen de termijn van dertig dagen betalen, zal je credit-control-team op de eenendertigste dag achter de betaling aan gaan door een betalingsherinnering uit te sturen. Dat kan natuurlijk handmatig, maar nog makkelijker is het om software dit automatisch te laten doen. Is de betaling na drie herinneringen nog niet binnen, dan wordt deze automatisch doorgezet naar de incassofase. Heeft ook dat niet het gewenste effect, dan kan je ervoor kiezen het dossier door te zetten naar de deurwaarder.
4. Zorg ervoor dat je verkoopteam op één lijn zit
Je verkoopteam zal over het algemeen prioriteit geven aan de verkoop en weinig aandacht hebben voor hoe en wanneer de betaling zal worden gedaan. Toch is het belangrijk dat je verkoopteam goed op de hoogte is van de credit-control-procedures om te voorkomen dat er bij het afsluiten van een verkoopovereenkomst van deze voorwaarden wordt afgeweken. Dit zal helpen om ervoor te zorgen dat de handelsvoorwaarden worden nageleefd en dat klanten geen afwijkende informatie krijgen.
Automatisering kan organisaties helpen om processen te standaardiseren en te optimaliseren. Zo kan software voor debiteurenbeheer een deel van de repeterende taken van incassomanagement wegnemen, door deze door het systeem over te laten nemen. Daarnaast zorgt het voor een effectieve en efficiënte opvolging van onbetaalde facturen, met als resultaat een snellere betaling en betere cashflow.