Alles op tijd af?

Een van de belangrijkste redenen om langdurige klantrelaties te behouden, te worden aanbevolen én problemen te voorkomen is door afspraken na te komen. Dat is lang niet zo gemakkelijk als het klinkt.

Wat je ziet is dat bedrijven wanneer ze net begonnen zijn, sterk groeien. En dan vooral door verwijzingen van enthousiaste klanten. Waarom ze zo enthousiast zijn? Omdat je doet wat je afspreekt. Maar terwijl je groeit wordt het steeds lastiger om het overzicht te behouden. Je krijgt meer klanten, meer opdrachten en vaak ook nog eens wat grotere (complexere) klussen.

Overzicht is de sleutel

Op het moment dat je een potentiële klant spreekt over een nieuwe opdracht, wil je zeker weten dat je je afspraak na kunt komen. In het begin weet je dat nog uit je hoofd. Later leun je op je agenda. Dan zien we veel dat Excel om de hoek komt kijken. Dat werkt prima om een overzicht te maken van lopende opdrachten, maar kent tekortkomingen als het gaat om inzicht in de stand van zaken. Er komt een moment waarop ook dat niet meer voldoet.

Als ‘scope creep’ een bekende term voor je is..

bannerseverascopecreepEen van de zaken die je niet uit je Excel-overzicht kunt halen, is het stellen van aanvullende vragen door klanten. Vragen die niet in de oorspronkelijke begroting vallen. Heb je geen zicht op de scope van een project, dan komen deze nieuwe vragen er ongemerkt bij, terwijl deze niet zijn begroot. En dan kom je in tijdnood. De urenbegroting klopt niet meer en de deadline is dan ook niet meer haalbaar.

Afspraak is afspraak. Een van de belangrijkste waarden voor je klanten.

Een goed projectoverzicht met  een heldere omschrijving van de scope van het project, is noodzakelijk om te voorkomen dat je in de ‘scope creep’-val stapt. Zeker wanneer je medewerkers in dienst hebt die direct contact hebben met de klant. Wanneer duidelijk is dat een vraag niet binnen de opdracht valt kan er aanvullend worden geoffreerd en gepland. Een nieuwe afspraak die je gewoon kunt nakomen.

Een laagdrempelig systeem voor projectorganisaties

Met Visma Severa (projectmanagementonline.nl) helpen we projectorganisaties processen efficiënt in te vullen. Van verkoop, projectmanagement, planning, urenregistratie, facturering tot en met managementrapportages.

Dat zorgt er voor dat je altijd grip hebt op de lopende projecten (marketing, verkoop, uitvoering). Het levert bovendien real-time inzicht in waar je staat en wat je de komende periode kunt verwachten. Zo kun je er als organisatie voor zorgen dat je je afspraken netjes nakomt. Ook als klanten aanvullende vragen stellen.

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketeer Severa bij Visma Software

Meer weten over Visma Severa? Kijk dan op de site projectmanagementonline.nl of vraag een gratis demo aan en probeer Visma Severa gratis.

Visma Severa gratis proberen