Als je ergens goed in bent, is de kans groot dat je daar het liefst mee bezig bent. En dan zijn er natuurlijk ook altijd dingen die minder leuk zijn, maar die nou eenmaal moeten gebeuren. Voor veel ondernemers is dit bijvoorbeeld het bijhouden van de administratie.
Voor projectorganisaties gaat de administratie niet alleen over de boekhouding, maar ook over zaken als projectplanning, het budgetteren van uren, het instellen van deadlines, urenregistratie, inkoopregistratie en meer. Tijdrovende klussen die nou eenmaal moet gebeuren om je resultaten goed te kunnen bewaken.
Eén keer invoeren
Tijd die je niet hoeft te besteden aan je administratie, kun je besteden aan dingen die je leuk vindt om te doen en waar je je geld mee verdient. Zorg er dus voor dat je gegevens maar een keer hoeft in te voeren. Dat scheelt niet alleen de tijd die opgaat aan dubbel werk, het levert ook een hogere betrouwbaarheid op. Dus ook de tijd die je nu besteedt aan controles en aan het oplossen van fouten, kun je dan besteden aan andere zaken.
Zorg voor de juiste overzichten en overleg minder
Een van de andere tijdvreters is het maken van de juiste overzichten en de (lange) vergaderingen die nodig zijn om de stand van zaken door te spreken. Het ene hangt overigens direct samen met het andere. Wanneer je beschikt over het juiste overzicht, dan kun je veel efficiënter én effectiever vergaderen. Je kunt je zo concentreren op zaken die aandacht nodig hebben.
Het kost veel tijd om de gewenste overzichten te maken als je vanuit verschillende systemen werkt. Vanuit Outlook, Excel of een urenregistratietool is het veel knip- en plakwerk om uiteindelijk de gewenste rapportage te krijgen. Wanneer je vanuit een geïntegreerde oplossing werkt, beschik je meteen over de juiste (stuur-)informatie.
Projectbeheer en boekhouding integreren: bespaar jezelf een dag administratie per week
Boekhoudpakketten voldoen niet als het gaat om het effectief bewaken van je projecten. En projectmanagementpakketten zijn al helemaal niet geschikt om de boekhouding mee te doen. Daar waar projectbeheer niet zonder flexibiliteit kan, is een vaste structuur voor boekhouding juist noodzakelijk om ervoor te zorgen dat je alles in balans houdt.
Met een goede integratie tussen je projectmanagementsoftware en je boekhoudpakket zorg je ervoor dat je gegevens maar een keer hoeft in te voeren. Bovendien krijg je op die manier de juiste overzichten uit zowel je operationele als je financiële rapportages. De praktijk wijst uit dat dit al gauw een dag administratie per week scheelt!
Visma Project Management: de alles-in-één-cloudoplossing voor projectorganisaties
Visma Software biedt met Visma Project Management een geïntegreerde online oplossing die projectgeoriënteerde organisaties in staat stelt om al hun processen, van verkoop en offerte tot facturatie, te optimaliseren. De oplossing laat zich flexibel inrichten en aanpassen aan de specifieke processen van de organisaties en biedt overal, altijd en op elk device toegang tot realtime informatie over de stand van zaken. Ze kunnen hiermee hun efficiëntie, effectiviteit en rendement sterk verbeteren.
Lees meer over online projectmanagement
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2018/06/niels200x200.jpg” ]Niels Olthuis is Product Marketing Manager Projectorganisaties bij Visma Software. Heb je vragen aan Niels? Mail dan naar [email protected].[/author]
