Het klinkt eenvoudig, bijhouden of facturen op tijd betaald worden. Maar de tijd die aan debiteurenbeheer wordt besteed neemt vooral bij groeiende organisaties snel toe. Zo wordt het matchen van binnenkomende betalingen aan facturen een steeds grotere taak, evenals handmatige en routinematige klussen als het sturen van herinneringen en het bijhouden van betalingsregelingen. Dit is kostbare tijd die u aan andere zaken kunt besteden wanneer dit proces efficiënter ingericht wordt.
Hoe zorgt u ervoor dat dit soort processen u minder tijd kosten? De oplossing is eenvoudig. Gebruik gespecialiseerde software om het proces te automatiseren, de cashflow te verbeteren en de relatie met de klant te versterken. Het sorteren van data is wat computers goed kunnen. Technologie is dan ook zeer geschikt om in te zetten voor een groot deel van uw debiteurenbeheer. Zo kunt u de Days Sales Outstanding (DSO) zo laag mogelijk houden, de algemene klanttevredenheid verhogen en personaliseren zoals u dat wenst.
Redenen om debiteurenbeheer te automatiseren
Realtime inzicht in alle klantgegevens
Doorgaans zorgt het handmatig verwerken van facturen ervoor dat de informatie in het klantbeeld niet up-to-date is. Zo komt het regelmatig voor dat er vertraging zit in de verwerking van gegevens. Hierdoor vindt het matchen van een betaling niet op tijd plaats en de klant ontvangt in dat geval onterecht een betaalherinnering. Bij een geautomatiseerd proces is de periode tussen het ontvangen en het registreren van een betaling vele malen korter. Op deze wijze heeft u realtime inzicht in de gegevens van uw klanten. Zowel voor de creditmanager als voor de klant is dit overzichtelijker.
Lagere operationele kosten
Automatisering brengt in eerste instantie kosten met zich mee. Deze investering betaalt zichzelf snel terug, doordat u slim gebruik maakt van de vrijgekomen tijd. Medewerkers (meer) inzetten voor persoonlijk contact met de klant bijvoorbeeld. En andere taken die computers juist niet kunnen overnemen. Daarnaast is de continuering van het debiteurenbeheer constant en niet afhankelijk van externe factoren.
Meer aandacht voor de klant
Door de tijdige betaling van uw klanten zorgen zij er indirect voor dat uw organisatie de facturen kan betalen. Hierom is het van belang dat u uw klanten op een vriendelijke en persoonlijke manier benadert. Klanten op de juiste wijze benaderen tijdens het debiteurenbeheer bevordert de klantrelatie. Zo heeft onze oplossing bijvoorbeeld een dynamic-flow-functionaliteit. Hiermee spreekt u klanten automatisch aan op basis van hun betaalgedrag, wat resulteert in gestructureerde en persoonlijke communicatie. Door het stroomlijnen van het proces blijft er meer tijd over voor persoonlijk contact.
Gestroomlijnd proces
Na automatisatie van bepaalde taken van het debiteurenbeheer, zorgt de software op veel vlakken voor vooruitgang en efficiëntie. Een gestroomlijnd proces geeft een duidelijker beeld van ieder van uw klanten. Hierdoor heeft u meer inzicht in de inkomsten en uitgaven.
Automatisering brengt dus vele voordelen met zich mee, waaronder een betere klantencommunicatie en een veel efficiënter werkproces. Voldoende redenen dus om het automatiseren van uw debiteurenbeheer in overweging te nemen. Uiteraard helpen wij u daar graag bij Plan een demo in of laat u persoonlijk adviseren.