Voor veel projectorganisaties is de volgende situatie (helaas) herkenbaar: je bent met je team hard aan het werk om mooie projecten op te leveren en ongemerkt loopt een project uit. De deadline verstrijkt, de urenbegroting wordt overschreden. En hier kom je pas achter wanneer het eigenlijk te laat is. Wat doe je dan? Extra mensen inzetten om het project alsnog zo snel mogelijk op te leveren? De extra uren niet in rekening brengen? Dit kost veel moeite, gaat ten koste van de marge én de klant is niet meer tevreden!
Gelukkig is dit niet de dagelijkse gang van zaken. Dus wat gebeurt er vaak: even slikken en weer doorgaan. Maar is dat niet zonde? Kun je deze situatie niet beter voorkomen in de toekomst? Met alleen het voornemen om projecte
n strikter te bewaken, ben je er nog niet. Bovendien bekruipt je het gevoel dat het te veel tijd kost om de voortgang van alle projecten in de gaten te houden. Al die overlegmomenten, het bijwerken van rapportages: allemaal overhead en niet declarabel. Daar schiet je niets mee op. Tenzij er een systeem is dat helpt bij het uitvoeren van je dagelijkse taken en er ook nog voor zorgt dat de voortgang bewaakt wordt. De projectleider ondersteunt dan met signalen om te voorkomen dat projecten uit de pas gaan lopen.
Begin bij het begin
Voordat een systeem op de juiste manier gebruikt kan worden, is het noodzakelijk om het bedrijfsproces goed in kaart te brengen. Wie heeft welke verantwoordelijkheid? Welke informatiebehoeften horen daar bij? Denk daarbij aan de volgende onderwerpen:
Klantinformatie verzamelen
Bijhouden welke stappen gezet moeten worden (afspraak, offerte schrijven, opvolging) en uiteindelijk het sluiten van de overeenkomst.
Afspraken intern overdragen
De afspraken die met de klant gemaakt zijn, moeten overgedragen worden aan de verantwoordelijke voor de projectplanning; wat is het eindresultaat, welke randvoorwaarden zijn afgesproken (urenbegroting, deadline, contactpersonen, etc.)?
Wat doet de projectleider?
Het project wordt gepland, de mensen worden ingedeeld en geïnstrueerd. Wanneer de projectleden aan het werk gaan, bewaakt de projectleider de voortgang. Inhoudelijk en op basis van de overeengekomen randvoorwaarden. Liggen we op schema? De projectleden hebben verschillende taken, vaak in verschillende projecten. Zij hebben inzicht nodig met betrekking tot prioriteiten en kaders (gesteld aantal uren en deadline van de taak) om urenbegrotingen en/of deadlines bewaken.
Facturatie
Wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd, mag er gefactureerd worden. Bij de ene organisatie is de projectleider hier verantwoordelijk voor, bij een ander een administratief medewerker. De grootste uitdaging is vaak om zicht te hebben op wat er precies gefactureerd mag worden. Hier komt een heldere overdracht door verkoop weer om de hoek kijken. Over het hele proces heen moet het management van de organisatie ook inzicht hebben in de resultaten. Bij welke doelgroepen scoren we goed? Wat zijn projecten die de meeste marge realiseren? Waar kunnen we de processen verbeteren? Welke stappen moeten gezet worden om de doelstellingen te bereiken? Voor het antwoord op deze vragen heb je betrouwbare informatie nodig. Met een systeem dat realtime inzicht biedt en automatisch signaleert welke onderdelen aandacht nodig hebben, kun je als management tijdig sturen om de continuïteit en winstgevendheid van een organisatie te waarborgen.
Vul dit vraagstuk in met Visma Severa
Volledig volgens afspraak leveren zonder dat hier veel overhead bij komt, blijft voor veel projectorganisaties een grote uitdaging. Dat kan alleen als een organisatie (of deze nu groot of klein is) vanuit een centrale oplossing werkt. Visma Software levert verschillende businesssoftware-oplossingen die hier een rol in kunnen spelen. Met Visma Severa helpen we projectorganisaties processen efficiënt in te vullen. Van verkoop, projectmanagement, planning, urenregistratie, facturering tot managementrapportages. En dankzij de intelligente koppelingen met AccountView is de boekhouding in één keer bijgewerkt. Zo kun jij je volledig op je klanten richten en zullen betrouwbaarheid, kwaliteit en winstgevendheid van projecten zich verbeteren.