Controle: essentieel voor projectorganisaties

‘Ik denk dat het ongeveer tien uur gaat kosten. Ja, misschien loopt het wat uit, dat zien we dan wel. En die hogere kosten, die kan ik nu nog niet helemaal overzien, die vul ik achteraf wel in.’

Komen dit soort gesprekken je bekend voor? Ons wel. Uit onze gesprekken met projectgestuurde organisaties blijkt dat medewerkers het vaak lastig vinden om precies in kaart te brengen wat er bij een project komt kijken. Dit geldt vooraf, maar zeker ook tijdens het project. En men vindt het niet alleen lastig, maar ook vervelend. Men ziet het als controle en zelfs de term wantrouwen ligt op de loer: waarom vertrouw je er niet gewoon op dat medewerkers doen wat ze moeten doen, en wel zo efficiënt mogelijk tegen zo laag mogelijke kosten?

Tijdig bijsturen noodzakelijk voor duidelijkheid

Daar zit hem nu juist de kneep. Worden projecten altijd wel zo efficiënt mogelijk uitgevoerd? En loopt het budget niet onnodig op? Het gaat niet om vertrouwen, dat zit heus wel goed. Het gaat om inzicht, zowel voor de projectmedewerkers zelf als voor de manager.

Je wilt immers niet alleen na afronding van een project naar de cijfers onderaan de streep kijken. Die zeggen lang niet alles en bovendien is het dan al te laat om er nog iets aan te veranderen. Om tijdig problemen te signaleren is het van belang om vooraf duidelijke afspraken te maken over een project en voortdurend te monitoren of alles nog in de pas loopt. Alleen dan kun je tijdig bijsturen.

Informatie bijeen op een bereikbare plek

Maar over wat voor afspraken hebben we het eigenlijk? Welke informatie is nodig om steeds een vinger aan de pols te kunnen houden? Vaak gaat het om hele logische zaken zoals verwacht aantal uren, kosten van derden enzovoort. Die informatie is er meestal wel maar wordt misschien bijgehouden in verschillende Excel-documenten. We schreven eerder al over de voor- en nadelen van het gebruik van Excel voor projecten. Om snel de zaken op een rij te hebben heb je een systeem nodig waarin je alle gegevens op de juiste manier bij elkaar brengt. Actueel inzicht wordt dan een kwestie van één druk op de knop!

Visma Software levert verschillende business software-oplossingen die hier een rol in kunnen spelen. Met Visma Severa helpen we projectorganisaties processen efficiënt in te vullen. Van verkoop, projectmanagement, planning, urenregistratie en facturering tot managementrapportages.

En dankzij de intelligente koppelingen met AccountView is de boekhouding in één keer bijgewerkt. Zo hebben jij en je medewerkers volledig grip op je projecten en zullen betrouwbaarheid, kwaliteit en winstgevendheid zich verbeteren.

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketeer Severa bij Visma Software

Meer weten over Visma Severa? Kijk dan op de site projectmanagementonline.nl of vraag een demo aan en probeer Visma Severa.