Met Samenstel-assistent en Werkprogramma van Visma worden administratieve controles automatisch aangestuurd. Het concept, dat aansluit op de controlerichtlijnen en checklist van NOAB, verhoogt de kwaliteit van administraties en processen. Dankzij de efficiënte werkprocessen kan een administratiekantoor de klant binnen hetzelfde budget adviseren.
Samenstel-assistent is een softwareoplossing die administratiekantoren en accountants helpt administraties geautomatiseerd te controleren. “Alle controles die een kantoor handmatig doet, zitten erin. De focus ligt alleen op datgene wat niet correct of niet volledig is. Daar moet de medewerker iets mee doen. “Geautomatiseerd controleren en de focus op datgene wat niet correct is. Dat is de kernboodschap van Samenstelassistent,” vertelt Ingeborg Walbrecht van Visma. “De zaken die kloppen, daar hoef je geen tijd aan te besteden. Het systeem heeft deze voor je gecontroleerd.” Als voorbeeld noemt Walbrecht de grootboekrekening huur. “Daar moet twaalf keer een huurbedrag op staan. Bij elf of dertien boekingen, mag je je afvragen of dat wel klopt.”
Voordelen
De werkwijze heeft vele voordelen, stelt Walbrecht. “Je werkt efficiënter. Je boekt tijdwinst. En de kwaliteit van de controle en administratie gaat omhoog. Je ziet niets over het hoofd.” Samenstelassistent maakt door middel van ‘stoplichten’ kenbaar wat aandacht nodig heeft. Een rood stoplicht houdt in dat het programma een fout in een bepaalde controle constateert. Het systeem leidt je dan door middel van een linkje precies naar de plek in de administratie, naar díe regel binnen het grootboek, waar de fout zit. “Dat maakt het werk een stuk aangenamer en makkelijker. Het helpt je. Je ziet in één overzicht hoe de administratie er voor staat. Het is niet alleen sneller, maar ook kwaliteitsverhogend. Mensen doen boekingen naar hun beste eer en geweten. Ze maken niet bewust fouten.”
‘Direct advies en sturing geeft klanten een veel beter gevoel’
Walbrecht vervolgt: “Op het moment dat de medewerker de administratie overdraagt voor de eindcontrole gaat een collega het werk controleren. Met Samenstel-assistent is de medewerker, nadat de administratie is ingeboekt, er zelf met de stoplichten doorheen gegaan en heeft hij eventuele fouten al voor een groot deel gecorrigeerd, behalve bij de vragen waarvoor inhoudelijke expertise is vereist.” Om fouten te beperken, kan het kantoor allerlei marges inbouwen. Bijvoorbeeld dat een bedrag niet meer dan twee procent mag afwijken ten opzichte van een voorgaande periode. “Gaat het bedrag daaroverheen, dan geeft Samenstelassistent een melding dat de boeking aandacht verdient.”
Horizontaal toezicht
“NOAB levert de content voor Werkprogramma dat aan Samenstel-assistent is gekoppeld,” vertelt Walbrecht. “Werkprogramma wordt aangestuurd vanuit de controleprogramma’s van Samenstel-assistent en is geïntegreerd met het stoplichtenprincipe. NOAB bepaalt welke controles het kantoor moet uitvoeren binnen de administratie, om de jaarrekening conform de vereisten af te handelen. Die content is bij onze werkprogramma’s ingebouwd.” Het unieke van het Visma-concept is dat de lijst automatisch wordt afgewerkt zodra de stoplichten allemaal op groen staan. “Het kantoor hoeft de items van Werkprogramma dus niet apart af te vinken.” Met de tools van Visma is deelname aan Horizontaal Toezicht (HT) een makkelijke stap. “Je kunt overstappen op HT, zonder dat de administratieve last toeneemt. De deelname aan HT kost je geen extra tijd. Het programma voldoet aan de eisen van NOAB en de Belastingdienst.” De controles in Samenstel-assistent zijn een continu verhaal (continuous auditing), vertelt Walbrecht. “Op het moment dat het kantoor een nieuwe boeking doet, valt een aantal controles weer om.” Als het kantoor de gegevens overhevelt naar een werkprogramma, bijvoorbeeld bij het opstellen van de jaarstukken, wordt de informatie als het ware bevroren en worden de onderliggende rapporten bewaard. “Er wordt dus automatisch een elektronisch dossier opgebouwd. De kracht daarvan is dat een kantoor dat wil deelnemen aan horizontaal toezicht, de data van dat moment helder heeft. Al is het vijf jaar later. Dat is hele waardevolle informatie voor de Belastingdienst. Samenstel-assistent is een transparant programma. Je krijgt de controlestoplichten niet op groen als er iets niet klopt.”
Backoffice
Kantoren zullen in de toekomst hun data steeds meer geautomatiseerd binnenhalen, meent Walbrecht. “Het wordt belangrijk voor een administratiekantoor dat ze snel over de data van klanten beschikken. Je wordt als kantoor veel meer een beheerder van datastromen.” Dat kan bijvoorbeeld met de online oplossing Visma eAccounting. De informatie sluit een-op-een aan op de backoffice van het administratie- en accountantskantoor. “De kunst is die op een goede manier te beoordelen. Met de accountancytools kan het kantoor heel snel een oordeel geven over de data van de ondernemer.” Het grote voordeel van de nieuwe werkwijze is dat een administratiekantoor in de toekomst ook dienstverlening kan bieden aan klanten die nu buiten de scope van het standaardkantoor vallen, meent Walbrecht. “Bedrijven die te klein zijn om een eigen boekhouder of controller in dienst te hebben. Je kunt servicegericht adviseren. Doordat je altijd beschikt over actuele data heb je veel sneller inzicht in de situatie van een bedrijf en kun je de ondernemer veel actiever sturen en coachen. Meteen in plaats van achteraf. Daar heeft een klant een veel beter gevoel bij.”
Dashboard
Het voordeel voor de klant is dat deze dankzij de financiële dashboards in Visma eAccounting snel inzicht heeft in zijn liquiditeit, openstaande posten en belastingafdrachten. Het programma stuurt sterk op liquiditeit. Op het moment dat de klant bijvoorbeeld een inkoop van een paar duizend euro inboekt, dan zie hij dat terug in een grafiek met de liquiditeitsprognose. Dat is een trigger voor de ondernemer om goed bij te blijven, zodat hij meer inzicht in en grip krijgt op zijn financiële positie.
Dit artikel werd gepubliceerd in Activa, het opiniemagazine van de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB). Download het artikel hier.