Efficiency en gemak hoog, kosten laag
De verwerking van bankmutaties staat in de top drie van meest gedigitaliseerde processen bij administratie- en accountantskantoren, zo staat te lezen in de Visma Digitaliseringsindex Accountancy. Dit wil zeggen dat die mutaties via een rechtstreekse koppeling met de bank gaan. Hoe werkt het en wat zijn de voordelen?
Veruit de meeste administratie- en accountantskantoren verwerken in 2021 hun bankmutaties digitaal. Na de facturatie en de boekhouding neemt dit proces met zo’n 71 procent de derde plek in op de ranglijst van meest gedigitaliseerde processen. Van de kantoren die de stap nog niet hebben gezet, verwacht zo’n 60 procent dit in de nabije toekomst wel te doen. Daar zijn ook veel goede redenen voor.
Automatische match betalingen en facturen
Met een rechtstreekse koppeling tussen het boekhoudsysteem van een kantoor en de bank is het niet meer nodig om zelf bestanden met bankmutaties op te halen en die in te lezen. Een druk op de knop is voldoende om de mutaties dagelijks automatisch in de administratie te verwerken. Daarbij wordt ook meteen de match gemaakt met de bijbehorende inkoop- en verkoopfacturen. Dit geeft veel gemak en bespaart kantoren behoorlijk wat tijd. Bovendien is de kans op fouten kleiner, doordat gegevens niet meer handmatig worden ingetypt.
Meer grip op de cijfers
Een ander voordeel van de gedigitaliseerde verwerking van betalingen en betaalopdrachten is dat de administratie altijd up-to-date is. Zo hebben administratie- en accountantskantoren actueel inzicht in de ontvangen betalingen. Welke klanten hebben hun facturen voldaan? En wie is te laat met betalen en moet een herinnering ontvangen? Dit geeft kantoren meer grip op hun cashflow. Doordat ook de uitgaande betalingen direct in de administratie zijn verwerkt, weten ze iedere dag precies hoe ze er financieel voorstaan.
Simpele koppeling
De meeste grote banken bieden een directe digitale koppeling tussen de boekhouding en hun systemen. Dit zijn bijvoorbeeld ABN AMRO, Rabobank, ING, Triodos en bunq. Hoe de koppeling precies werkt verschilt van bank tot bank, maar over het algemeen is het een kwestie van aanvragen en activeren. Dit geldt bijvoorbeeld bij systemen zoals Visma eAccounting, Visma.net of Davilex, waarin de koppeling standaard beschikbaar is. Bij andere boekhoudsoftware is er soms een speciale module voor telebanking nodig, zoals bij AccountView het geval is.
Inkoopfacturen eenvoudig goedkeuren en betalen
Nadat een inkoopfactuur is ingeboekt, gaan gegevens zoals crediteur, referentie, vervaldatum en te betalen bedrag dan direct het systeem in bij de bank. Betalen is een kwestie van inloggen bij de bank en de betaling goedkeuren.
Kosten onder controle
Soms hikken kantoren tegen de kosten van een rechtstreekse bankkoppeling aan. Toch zijn die kosten niet hoog wanneer je ze afzet tegen de tijd die je bespaart met het inboeken van afschriftregels en het voorkomen van foutief ingeboekte regels. Bij sommige boekhoudsoftware is er sprake van een vast eenmalig aansluitbedrag van bijvoorbeeld €12,50 of €25,00 per aanvraag. Daarnaast wordt er een maandelijks bedrag per gekoppeld bankrekeningnummer in rekening gebracht. Dit bedrag kan variëren van €1 tot €1,75.
Hoge beveiliging
Een andere drempel kan de vertrouwelijkheid van gegevens zijn, het gebeurt dat klanten daar huiverig over zijn. Met de sterke beveiliging van zowel banksystemen, boekhoudsoftware als koppeling, mag ook dit de efficiency en het gemak van de digitale verwerking van bankmutaties niet in de weg staan. Download nu de Visma Digitaliseringsindex Accountancy 2021.
