Het begin van een nieuw jaar is altijd een mooi moment om naar de ambities van je organisatie te kijken. Waar willen we uitkomen? Voorzichtige groei? Of zelfs met dubbele cijfers? Wat doet de markt? En wat is realistisch ten aanzien van de budgetten en de capaciteit?
Als er eenmaal heldere doelstellingen zijn geformuleerd, worden de plannen gemaakt om deze doelstellingen te realiseren. Marketing, verkoop, operationele resultaten en klanttevredenheid hebben hier allemaal hun aandeel in.
Als je de resultaten het hele jaar naast je doelstellingen kunt houden, vergroot je de slagingskans!
En terwijl je de plannen nog aan het schrijven bent, word je ingehaald door de waan van de dag. Klanten die aandacht nodig hebben. Personeel dat gemanaged moet worden. Administratieve zaken. Je bent misschien allang blij dat er over de doelstellingen is nagedacht. Nu maar afwachten of het lukt. Of niet? Wat zou er nodig zijn om ook daadwerkelijk op die doelstellingen te kunnen sturen?
Sturen kan alleen als je goed kunt meten
Weten waar je uit wilt komen is essentieel om ambitieuze doelstellingen te behalen. Net zo belangrijk is weten waar je staat, anders kun je ook niet bijsturen. Je moet er dus voor zorgen dat je zowel inzicht hebt in de resultaten als inzicht in het gewenste niveau waarop je zou moeten zitten. Op die manier kun je direct zien of je op koers ligt. Voor projectorganisaties zijn met name onderstaande aandachtsgebieden van belang om te monitoren:
- Verkoop
- Projectverloop op uren
- Projectverloop op deadlines
- Bezettingsgraad van de medewerkers
- Facturering
Daarbij zijn er allerlei verdiepingsmogelijkheden. Vooral zinvol voor grotere organisaties. Voor bovenstaande aandachtsgebieden heb je dus systemen nodig om bij te kunnen houden wat de stand van zaken is. Of liever, één geïntegreerd systeem. Op die manier kun je namelijk ook voorspellen wat de stand van zaken zal zijn. Heb je veel projecten in de verkooppijplijn zitten waarvan de kans groot is dat ze op korte termijn doorgaan? Dan zal een iets lagere bezettingsgraad van medewerkers een minder groot probleem zijn als bij een lege pijplijn.
Plan de stuurmomenten als team
Met goede voornemens en een goed systeem ben je er natuurlijk nog niet. Je moet zorgen dat je daadwerkelijk sturing geeft aan je organisatie. Juist als je het druk hebt, is onderlinge communicatie cruciaal. Als iedereen weet waar hij staat ten opzichte van de doelstelling, dan zul je zien dat ook iedereen zich in dezelfde richting beweegt. Zo niet, dan houdt iedereen zich alleen bezig met het afronden van hun taken, zonder rekening te houden met het gezamenlijke doel. Plan daarom vaste stuurmomenten. Zo weet iedereen waar prioriteiten liggen en kan men daar bij het nemen van beslissingen in het dagelijkse werk rekening mee houden.
Een laagdrempelig systeem voor projectorganisaties
Met Visma Severa helpen we projectorganisaties processen efficiënt in te vullen. Van verkoop, projectmanagement, planning, urenregistratie, facturering tot en met managementrapportages. Dat zorgt er voor dat je altijd grip hebt op de lopende projecten (marketing, verkoop, uitvoering). Het levert bovendien real-time inzicht in waar je staat en wat je de komende periode kunt verwachten. Als organisatie kun je hiermee het hele jaar door zien of je op koers ligt om je doelstellingen waar te maken. En zo niet, dan weet je wat je moet doen om alsnog het gewenste resultaat te behalen.
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2015/02/NielsOlthuislr.jpg” ]Niels Olthuis is Product Marketeer Severa bij Visma Software[/author]