Veel ondernemers denken onterecht dat het inrichten van een systeem voor digitale facturatie per definitie tijdrovend, ingewikkeld en duur is. Overgaan op digitaal, of papierloos factureren kan eenvoudiger en financieel aantrekkelijker zijn dan ondernemers denken en accountants- en administratiekantoren hebben hier steeds meer invloed op.
Maar wat wordt nu eigenlijk precies bedoeld met digitaal factureren? Laten we, voordat we het hebben over hoe kantoren, klanten en medewerkers aan boord krijgen, eerst eens kijken naar de terminologie. Want er bestaat nogal wat verwarring over de gebruikte termen om digitaal factureren aan te duiden.
Digitaal factureren: zoek de verschillen
E-facturatie, online facturatie en digitaal factureren. Allemaal termen die door elkaar worden gebruikt als het over papierloos factureren gaat: Welke term ook gebruikt wordt, het grootste verschil zit in de uitwisselingsmethode.
Alhoewel er geen papier meer aan te pas komt als een factuur als pdf-bijlage per e-mail wordt verzonden, moeten de factuurregels nog wel handmatig worden overgenomen in de boekhouding. Inmiddels zijn er echter veel systemen waarmee deze facturen automatisch gescand en digitaal ingelezen kunnen worden, zoals bijvoorbeeld Visma eAccounting AutoInvoice.
Onder daadwerkelijke e-facturatie verstaan we het versturen van factuurgegevens van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem. Zonder al te technisch te worden: bij een e-factuur ligt in code vast wat alle informatie op de factuur betekent. Factuurgegevens worden via het Peppolnetwerk van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B gestuurd en automatisch ingelezen en verwerkt in de boekhouding.
Wat digitaal factureren ondernemers brengt
Verkoopfacturen worden door ondernemers momenteel nog vaak gemaakt in foutgevoelige of inefficiënte programma’s. Soms sturen ondernemers zelfs nog facturen per post. Vervolgens zijn kantoren veel tijd kwijt aan het corrigeren van bijvoorbeeld verkeerde tellingen of incorrecte btw-tarieven.
Door ondernemers mogelijkheden voor online facturatie aan te bieden, kunnen zij zelf snel en foutloos online professionele verkoopfacturen maken op de laptop, tablet of smartphone. Zo kan een ondernemer, die periodiek meerdere avonden kwijt is aan zijn administratie, met digitale facturatie na afloop van een klus of opdracht direct een factuur maken en versturen. Dat scheelt niet alleen tijd – die de ondernemer in iets anders, en leukers kan steken – maar komt vanzelfsprekend ook de liquiditeit ten goede. Facturen die sneller verstuurd worden, kunnen per slot van rekening ook sneller worden betaald.
Wat het kantoren brengt
Alle facturen staan bovendien correct in de boekhouding, zichtbaar voor de ondernemer zelf én voor degene die de controle uitvoert. Doordat artikelen gekoppeld zijn aan de juiste grootboekrekeningnummers, klopt de financiële boeking altijd en kunnen controles sneller worden afgerond . Dit scheelt aan de kant van het kantoor dus ook enorm veel tijd.
Daarnaast biedt deze online samenwerking met klanten het kantoor extra mogelijkheden om de rol van adviseur in te nemen. Door het deelproces facturatie door de ondernemer zelf te laten uitvoeren, betrekt het kantoor de ondernemer meer bij zijn administratie, wat de wederzijdse betrokkenheid ten goede komt.
Kortom, het loont als kantoren de samenwerking met ondernemers opzoeken door online factureren aan te bieden. Facturen zijn correct, er is geen handmatige invoer meer nodig, door digitaal scannen of zelfs system-to-system verzending wordt maximale efficiency bereikt en door grotere betrokkenheid wordt een prettige samenwerking bevorderd. Genoeg reden dus om zowel medewerkers als ondernemers te bewegen richting digitaal factureren.
Wil je meer weten over e-facturatie en efficiënt samenwerken met je klant.
