Dyade is sinds 1656 één van de grootste Nederlandse dienstverleners in het onderwijs. Zij ondersteunt onderwijsinstellingen bij de bedrijfsvoering en met financiële en personele administratie. Daarnaast is de Dyade Academy al jaren dé opleider van onderwijzend Nederland en biedt Dyade Voordeelservice collectieve inkoopafspraken voor scholen en besturen. Herman de Wild, algemeen directeur en bestuurder van de Dyade-groep, werkt al zo’n achttien jaar voor de organisatie. Sinds 2020 is hij samen met collega Wilbert Blok eindverantwoordelijk in de raad van bestuur.
‘Dyade wil excelleren in alles wat in het verlengde ligt van het onderwijs, met een breed portfolio om het best mogelijke onderwijs in Nederland te ondersteunen. Daarbij richten we ons op de hele doorgaande leerlijn; kinderopvang, primair onderwijs, voortgezet onderwijs, mbo, samenwerkingsverbanden en speciaal onderwijs’ zo vertelt De Wild.
‘Vroeger werkten veel van onze klanten nog met lokale software, geïnstalleerd op de eigen server. Vaak was er sprake van losse systemen voor bijvoorbeeld factuurverwerking en personele informatie. Dit was lastig te beheren en de gegevens konden niet op een eenduidige manier worden ontsloten. Informatie moest vaak handmatig vanuit het ene systeem in het andere worden overgenomen. Ook het werken met koppelingen was lastig. Kwam er bij een van de partijen een nieuwe release, dan moest de koppeling bijgewerkt worden en moest je maar afwachten of alles nog werkte.’
Werken met één systeem
De Wild legt uit: ‘Dankzij onze ervaring met onderwijsbedrijfsvoering kennen we het primaire proces van onderwijsorganisaties goed. We weten hoe je daar qua software op aan kunt sluiten om zo het best mogelijke onderwijs te faciliteren. Omdat we altijd goed de trends en ontwikkelingen in de gaten houden, wekte de integratie van de financiële en hrm-software van Visma.net meteen onze interesse. Werken met één systeem dat naadloos op elkaar aansluit, dat zou de administratie voor onze klanten aanzienlijk makkelijker maken én hen sneller meer inzicht geven.’
Financieel
Zo begon Dyade als eerste in Nederland met Visma.net Financials voor het onderwijs. Tijdens een pilot werd onderzocht hoe de software zo goed mogelijk ingezet kon worden voor de wensen en behoeften van deze klant. De Wild: ‘Het onderwijsbestuur in de pilot was gelijk enthousiast. Daarna stapten nog negen besturen over naar Visma. Inmiddels maken meerdere besturen uit zowel het voortgezet als het primair onderwijs en samenwerkingsverbanden gebruik van deze software. Er loopt zelfs een pilot in de kinderopvang.’
Schoolleiders, controllers, facilitair- en HRM-managers hebben allemaal vanuit hun eigen dashboard en met hun eigen bevoegdheden toegang tot het systeem
HRM
Ook bij Visma.net HRM heeft Dyade haar innovatieve nek uitgestoken. Met inmiddels meerdere besturen die werken met Visma.net HRM is Dyade koploper in het geïntegreerd aanbieden van Visma.net in het onderwijs. ‘Daar zijn we supertrots op’ aldus De Wild. ‘Besturen die kennis willen nemen van alle voordelen bezoeken we graag om een demo te verzorgen. We doen dat vaak en besturen zijn enthousiast over de uitgebreide functionaliteit voor schoolbesturen en onderwijsinstellingen die wij al samen met Visma bieden. Bovendien hebben wij ook de kennis om deze processen nog verder aan de specifieke wensen van scholen, besturen en functionarissen aan te passen. Schoolleiders, controllers, facilitair- en HRM-managers hebben allemaal vanuit hun eigen dashboard en met hun eigen bevoegdheden toegang tot het systeem.’
Geïntegreerd systeem biedt gemak en zekerheid
‘De integratiemogelijkheden zijn een groot voordeel van de software van Visma. Je logt maar één keer in en hebt vervolgens toegang tot alle voor jou relevante informatie. Dit levert veel gemak en zekerheid op en het scheelt ook veel tijd. Controllers willen bijvoorbeeld graag door kunnen klikken vanuit het grootboek naar de factuur en weer terug. Als je met verschillende systemen werkt kan dat niet. Dat geldt natuurlijk niet alleen voor klanten, maar ook voor ons. We kunnen veel makkelijker meer gegevens voor besturen en schoolleiders opzoeken en verwerken,’ aldus De Wild.
Managementinformatie en maatwerk
‘Veel besturen koppelen Visma.net met digitale factuurverwerking en de planning- en controlsoftware die Dyade ondersteunt, ProActive en Cogix. Hierdoor heb je als onderwijsorganisatie direct sturingsinformatie, maak je snel jaarplanningen en begrotingen en zorg je ervoor dat elke leraar op tijd het juiste salaris krijgt. Het geeft bestuurders en schoolleiding realtime managementinformatie.
De software maakt het ook mogelijk om aanvullingen te doen. Zo kun je aan een jaarverslag, dat in principe gewoon geautomatiseerd beschikbaar is, eenvoudig een bestuursverslag toevoegen, zonder dat je moet converteren of met verschillende soorten software moet werken. Een school kan ook aangeven dat een standaardproces op een andere manier moet worden ingericht. De klant komt bij ons niet in een keurslijf terecht. We kunnen bijvoorbeeld het ziekte- en verzuimproces inrichten op basis van het verzuimprotocol van het desbetreffende schoolbestuur. Daar reageren besturen heel enthousiast op.’
We laten onderwijsorganisaties liefst met een online demo zelf de gebruiksvriendelijkheid van dit systeem zien en ervaren
Gebruiksvriendelijk
‘De software is heel gebruiksvriendelijk. Ingewikkelde processen liepen vroeger via een administratiekantoor, maar gaan nu heel makkelijk via de app. Alle informatie is 24/7 online beschikbaar. Leraren vragen via de app zelf verlof aan of geven een verhuizing of ziekmelding door, per telefoon, tablet of laptop. Dat is natuurlijk heel handig. We laten onderwijsorganisaties liefst zelf de software ervaren. We roepen hierbij dan ook alle klanten op om ons bij hen uit te nodigen, of een online demo aan te vragen. Zo kunnen zij zelf de gebruiksvriendelijkheid van dit systeem zien en ervaren.’
Duidelijk en flexibel in de taakverdeling
‘In Visma.net werk je eenvoudig met verschillende rollen. Je maakt zo een duidelijke taakverdeling tussen het administratiekantoor en de klant, gedifferentieerd in bestuurder, schoolleider en leraar. Want een schoolleider heeft een heel andere rol dan een controller of een bestuurder. Elke rol wordt geautoriseerd voor het gedeelte dat voor hem of haar relevant is. Hierdoor zie je bij het opstarten alleen de gegevens die voor jou nodig zijn. Als je rol verandert, bijvoorbeeld van schoolleider naar bestuurder, dan verandert het dashboard mee. Zo kan je ook snel een tijdelijke vervanger aanwijzen en ben je heel flexibel.’
Samenwerking
‘Visma.net faciliteert ons heel goed in de flexibele samenwerking met de klant. Dyade ondersteunt onderwijsorganisaties in dezelfde software, maar met een andere rol en autorisaties. Onze eigen rol is ook verschoven; van gegevens verwerken naar meedenken over de managementrapportage en sturingsinformatie voor schoolleiding en besturen. Stuurinformatie wordt steeds belangrijker. Onderwijsorganisaties willen veel eerder in het jaar de begroting af hebben en sneller over de jaarrekening beschikken. Soms willen ze maandelijks, of zelfs wekelijks, weten hoe ze ervoor staan. Hoe is de realisatie ten opzichte van de begroting? Bestuurders willen up-to-date informatie hebben. Met deze geïntegreerde software faciliteren we dat als Dyade optimaal.’
Het geheim van Dyade
‘Wij zijn voortdurend in gesprek met onderwijsorganisaties, willen snappen wat er voor of bij die organisaties verandert en hoe ze daarop inspelen. Het is voor ons een uitdaging om altijd met onze diensten aan te sluiten bij de wensen en behoeften van de klant. Dat kan alleen door bij scholen en besturen op bezoek te gaan en te achterhalen wat de huidige en toekomstige behoeften, zodat we daarop kunnen anticiperen. Dat is ook wel het geheim van Dyade. Voortdurend in gesprek zijn met je klanten is het beste marktonderzoek dat er is!’
