Het Concertgebouw (Foto: Leander Lammertink)

Hoe krijgt Het Concertgebouw financiële grip op 900 projecten?

Gastblog door Bas Elbers, Databas

Net als vele andere culturele instellingen ontvangt Het Concertgebouw in Amsterdam minder subsidie dan voorheen. Van de gemeente Amsterdam krijgen ze 5 procent subsidie, maar voor de overige 95 procent van de inkomsten zorgen zij zelf via entreekaarten, zaalhuur, horeca-exploitatie en giften van bedrijfsleven en particulieren.

Dat betekent dat deze culturele instelling bijna geheel haar eigen broek moet ophouden. En wie zelf zijn geld verdient, geeft het minder makkelijk uit dan wie het krijgt toegestopt. Het Concertgebouw ging op zoek naar nieuwe manieren om geld binnen te halen en om de lopende events kosteneffectiever te maken. Op dit laatste punt wil ik in deze blog graag inhaken met de vraag:

Hoe kan Het Concertgebouw sturen op projecten waar muziek in zit?

Klinkende cijfers

Het Concertgebouw is een fulltime bedrijf dat naast drie concertzalen, vijf zalen en een aantal foyers met horecafaciliteiten exploiteert. Jaarlijks worden er 900 muzikale events georganiseerd variërend van klassiek tot pop. Met meer dan 700.000 bezoekers afkomstig vanuit de hele wereld behoort Het Concertgebouw dan ook tot de top drie beste concertzalen ter wereld. Om deze bevoorrechte positie te behouden, is het voor het bedrijf belangrijk om gedetailleerd inzicht te hebben in de kosten en opbrengsten van alle projecten.

Van kakofonie naar symfonie

Net als vele andere culturele instellingen werkt ook Het Concertgebouw met talloze verschillende administratieve systemen. Zo wordt voor zaalverhuur I-concert, voor horeca Aloha en voor de kaartverkoop SRO gebruikt. In de oude situatie waren deze verschillende systemen niet of niet op de juiste wijze gekoppeld. Hierdoor ontstond een complexe en onoverzichtelijke situatie waarbij een evenement in elk systeem zijn eigen projectnummer kreeg. Bovendien waren sommige projecten onderdeel van een overkoepelend project, maar stonden wel als separaat project in de boeken. Hierdoor was het niet mogelijk om te bepalen welke projecten winstgevend en welke verliesgevend waren. Slechts op hoofdniveau kon de realisatie met de verwachting worden vergeleken.

Nieuwe software zorgt voor harmonie

De oplossing was een compleet nieuwe inrichting van de bestaande software waarbij de financiële administratie en de projectadministratie werden geïntegreerd. In de nieuwe situatie zijn de systemen voor zaalverhuur en planning, horeca en kaartverkoop gekoppeld. Hierdoor is het mogelijk om financiële gegevens op verschillende niveaus te monitoren: per project(groep), grootboekrekening en kostenplaats. Elk project krijgt een uniek projectnummer dat automatisch door alle andere systemen wordt overgenomen. Aan de hand van dit projectnummer kunnen systemen eenvoudig data uitwisselen. Voer je de inkoopkosten voor catering in dan communiceert dit met het horecasysteem en kaartverkoopsysteem. Zo leveren horeca-, kassa- en ticketingsystemen informatie aan in de vorm van journaalregels die direct worden ingelezen in het financiële systeem. Hierdoor krijg je optimaal inzicht in de kosten en opbrengsten van verschillende projecten. Aan het einde van de dag kan er met enkele drukken op een knop een complete en sluitende rapportage worden uitgedraaid. De volgende ochtend kan de afdeling financiële administratie direct het management informeren over de kosten en opbrengsten over het event van de avond daarvoor.

Meer weten?

Benieuwd naar additionele oplossingen die zijn aangedragen voor Het Concertgebouw? Download dan de case study met het complete verhaal: ‘Het Concertgebouw, sturen op projecten waar muziek in zit’.

Download case study

Over de auteur

Bas Elbers is directeur van Databas.

Databas is gespecialiseerd in optimaliseren van administratieve processen, door inzet van business consultants en software van Visma. Opdrachtgevers bevinden zich met name binnen organisaties in de non-profitsector en zakelijke dienstverlening. Databas voert trots het Visma Expert Center-logo en is achtvoudig Visma Award-winnaar. Een greep uit onze 1.000 klanten: Paradiso, DeLaMar, Carré, Stadschouwburg Utrecht, Gerrit Rietveld Academie, World Press Photo, Humanitas en IJscomplex Jaap Eden. Volg Databas op LinkedIn en ontvang tips, adviezen en uitnodigingen voor downloads van e-books.