Hoe laat je projectteams op afstand succesvol samenwerken?

Hoe laat je projectteams op afstand succesvol samenwerken?

We werken allemaal zo veel mogelijk thuis. Ik ook. En het valt allemaal niet mee. Ik hou ervan om in dezelfde ruimte te zijn als de mensen met wie ik samenwerk. Dan hou je veel makkelijker zicht op wat er allemaal gebeurt. 

Mensen komen even langs om een vraag te stellen, je praat met elkaar bij het koffiezetapparaat en als je iets te binnen schiet, loop je gewoon even naar de andere kant van de afdeling. Lekker persoonlijk, dynamisch en effectief. Dat laatste merk ik nu ik op afstand mijn team aan verschillende projecten laat werken. Je mist veel input en de reactietijden worden een stuk langer.

Ieder nadeel heeft..

Toch merk ik dat het ook een voordeel heeft. Complimenten aan mijn team: hoe ieder van hen flexibiliteit en drive laat zien is iets om trots op te zijn. Het team is meer gefocust dan ooit. De voortgang binnen de belangrijkste projecten gaat razendsnel. En nu we duidelijke prioriteiten hebben is dat mooi. Maar het ziet ernaar uit dat het allemaal langer gaat duren. En dan heb echt een structurele oplossing nodig om ervoor te zorgen dat je volledig in kaart hebt wat er loopt en wie daar mee bezig is.

Goede project tooling maakt een groot verschil

Bij Visma hebben we het grote voordeel dat we een van de – al zeg ik het zelf – beste tools in de markt hebben voor het managen van projecten. Dit zorgt ervoor dat we weten wie aan welke projecten werkt, wat de voortgang is en hoe ontzettend druk we allemaal zijn.

Voor mij is het fijn dat ik de kaders van de projecten kan bewaken: hoe ziet de tijdsbesteding eruit, wat is de status van taken, hoe ziet de werkvoorraad eruit en wat kan er schuiven op het moment dat er een spoedvraag tussendoor komt. Prioriteren en investeren in projecten die zo veel mogelijk bijdragen aan ons bedrijfsresultaat wordt daarmee een stuk makkelijker.

Grip op je projecten is nu belangrijker dan ooit

Wat voor mij geldt is ook van toepassing op mensen bij projectorganisaties. Grip op projecten is nu belangrijker dan ooit. Want je moet je zo snel en zo goed mogelijk voorbereiden op de economische gevolgen. Dat betekent extra kritisch kijken naar de projecten. Welke projecten leveren geld op? Wat zijn de afspraken (en lever je niet teveel)? Zijn er projecten waarvan facturen nog niet door de klant voldaan zijn (en is het dan verstandig om door te werken)?

Wanneer je op afstand van elkaar werkt, krijg je niet automatisch de signalen mee dat projecten uit de bocht dreigen te vliegen. Met behulp van goede tooling heb je volledig grip op je projecten. Je team houdt op een eenvoudige manier de status bij, vult de uren in en rond werkzaamheden met een muisklik af (waardoor je deze weer kan factureren). Daarmee verzamel je alle informatie om een vinger aan de pols te houden.

Zet cruciale gezondheidsfactoren van projecten op een dashboard en zie in één oogopslag waar je aandacht naartoe moet gaan

Door de cruciale gezondheidsfactoren van projecten op een dashboard te zetten, zie je in één oogopslag waar je aandacht naartoe moet gaan. Denk aan zaken als uren gerealiseerd vs begroot, 80% van begrote uren verbruikt, projecten met openstaande post groter dan x euro, deadline komende week, %-gereed vs % uren verbruikt. Allemaal indicatoren die je helpen om projecten op tijd, volgens afspraak en binnen begroting op te leveren.

Als je onze hulp kunt gebruiken

Het is een tijd waarin je heel snel moet kunnen schakelen. Wil je weten of onze online projectmanagementtools ook jouw organisatie kan voorzien van informatie waarmee je snel keuzes kunt maken? Waarmee je met zo min mogelijk kleerscheuren de komende periode doorkomt? Kijk dan op onze productsite: Visma Project Management. En schroom niet om contact op te nemen als we je kunnen helpen bij het beantwoorden van vragen.

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketing Manager Projectorganisaties bij Visma Software. Hebt u vragen aan Niels? Mail dan naar contact@visma.com.

1