‘Iedereen in mijn organisatie mag alles’

‘Iedereen in mijn organisatie mag voorraadartikelen inkopen’

Dat zal waarschijnlijk in uw bedrijf niet het geval zijn. Maar laten wij dit eens genuanceerder bekijken. Stelt u zich voor:

Magazijnchef Henk en verkoper Bastiaan werken bij een groothandel in fietsonderdelen. Bastiaan krijgt een vraag van een klant die zeer sporadisch producten afneemt voor een nicheproduct, in dit geval bijzondere reflectoren. Men heeft er toevallig enkele op voorraad, maar deze klant wil er meer. Bastiaan bestelt zelf enkele sets bij – of laat deze bestellen – om vervolgens het gewenste aantal te laten uitleveren aan de betreffende klant. Mooi, die omzet is binnen, zou je denken. En verder is de voorraad weer aangevuld voor snelle uitlevering in de toekomst.

Echter, magazijnchef Henk weet dat deze bijzondere reflectoren bijna nooit verkocht worden. Nu liggen er weer verschillende sets op voorraad die wel plek innemen maar waarschijnlijk het komende jaar niet meer verkocht worden. Die ruimte had effectiever besteed kunnen worden. Ook blijkt de marge op dit product niet erg hoog. Daarbij komt ook nog eens dat de betreffende klant bijna nooit iets afneemt bij deze groothandel. Aan deze klantwens is nu wel voldaan, maar of dit op deze manier uiteindelijk gunstig is voor het eigen bedrijfsresultaat en de slagkracht van deze groothandel richting de grote klanten is de vraag. Verbetering is in dit voorbeeld mogelijk door magazijnchef Henk verantwoordelijk te maken voor voorraadbeheer en inkoop. Bastiaan krijgt dan ook meer tijd voor de grote klanten en de verkoop van de belangrijke producten, terwijl Henk de voorraad goed in lijn kan houden met de vraag. Nu houden beiden zich nog met inkoop bezig.

Vraagpatronen versus voorraadbeheer

IconsFilledIntegrationEr zijn zeer zeker organisaties waar zowel de afdeling Voorraadbeheer/Inkoop als de Verkoopafdeling dagelijks besluiten kunnen nemen over in te kopen artikelen. De kans is groot dat de Verkoopafdeling daarbij een leidende rol zal opeisen. De vraag is of dat het bedrijfsresultaat altijd ten goede komt. Verkopers zullen graag aan zoveel mogelijk klantwensen willen voldoen want elk verkocht artikel is immers omzet. Maar als de aangelegde voorraden daardoor te hoog worden – te duur – of qua samenstelling niet aansluiten bij de belangrijkste vraagpatronen, dan schiet je het gezamenlijke doel voorbij.

Het gevaar is namelijk serieus aanwezig dat, als bijvoorbeeld omzet of afzet behalen op de korte termijn het enige echte criterium is, de kosten van voorraadhouden inderdaad te hoog worden. En ook dat er teveel tijd gaat zitten in de minder belangrijke producten en dat de leverbetrouwbaarheid en winstgevendheid van andere producten onder druk komen te staan. Met andere woorden: een voorraad en activiteiten die niet meer in lijn zijn met de vraag. Als actueel inzicht in de voorraden en bijbehorende verkopen daarbij ook nog eens niet voorhanden is dan wordt het erg moeilijk, zo niet onmogelijk, hier verbetering in aan te brengen.

Duidelijk inkoopbeleid

Juist om ervoor te zorgen dat de voorraad in lijn is met de vraag is het hier aan te bevelen om vanuit een andere discipline de voorraden, het assortiment en het inkoopbeleid te sturen. Dat betekent een duidelijke rolverdeling met verschillende verantwoordelijkheden. In dit geval: een afdeling Voorraadbeheer/Inkoop die bijvoorbeeld verantwoordelijk wordt gesteld voor de zojuist genoemde zaken. Eventueel kunnen ook hier weer verschillende verantwoordelijkheden gedefinieerd worden voor respectievelijk een afdeling Voorraadbeheer en een afdeling Inkoop. Dat hangt echter van uw organisatie af.

Input en advies van de Verkoopafdeling blijft uiteraard erg belangrijk en gewenst! Deze medewerkers hebben bijvoorbeeld goed inzicht in de veranderingen in de vraag. Verkoop zal, net als de rest van de organisatie, ook profiteren van deze rolverdeling. De leverbetrouwbaarheid zal verbeteren en Verkoopmedewerkers zullen ook meer aandacht kunnen besteden aan de belangrijkste (grote) klanten, met een beter eindresultaat als gevolg.

Een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden binnen een organisatie en het inrichten van het bedrijfsproces op basis van verschillende rollen is hiervoor nodig. Om succesvol en gemakkelijk te kunnen werken op basis van verschillende rollen of functies, zal de door u gekozen rolverdeling ook door uw administratiesysteem of erp-systeem ondersteund – en idealiter gestimuleerd – moeten worden. Dan zult u met recht kunnen zeggen: ‘In mijn organisatie mag niet iedereen voorraadartikelen inkopen.’ En zal uw voorraad ook beter in lijn gehouden worden met de vraag. Het gevolg? Een verbeterd bedrijfsresultaat!

Meer informatie over voorraadhoudende groothandel? Lees verder op de website van Visma Software of download de whitepaper met vijf tips voor de voorraadhoudende groothandel.

Meer over groothandels

Over de auteur

Martijn van den Berg is Product Marketingmanager bij Visma Software.