Inzet mobiele apps en standaardisatie gaan hand in hand

RichardScheper

Richard Scheper – Visma Software

Met mobiele apps kun je de bedrijfsprocessen een stuk simpeler en efficiënter maken. Helaas hebben we daarbij in Nederland wel een probleem. En dat is een gebrek aan standaardisatie. Hierdoor laten we een enorm potentieel van ‘appification’ liggen.

In andere Europese landen pakken ze dat een stuk beter aan. Heel frustrerend als je het mij vraagt: het is hoog tijd dat de BV Nederland in de volgende versnelling gaat. Gelukkig zijn er wat lichtpuntjes.

Appification gaat in feite om twee dingen: automatisering en standaardisatie. Met dat eerste zit het wel goed: de technologie is beschikbaar om mooie apps te bouwen die in combinatie met de achterliggende bedrijfssystemen allerlei processen kunnen stroomlijnen. Neem het inkoopproces.

Workflow

Met een app kun je heel gemakkelijk regelen dat inkoopfacturen volgens een bepaalde workflow worden goedgekeurd. Vervolgens worden die volledig geautomatiseerd in de boekhouding verwerkt.

Hetzelfde kun je doen voor de orderverwerking, de facturering, het aanvragen van vrije dagen, ziekmeldingen en meer. En apps zijn bijvoorbeeld ook ideaal om eenvoudig rapportages te leveren. Denk aan handige dashboards die direct inzicht in de bedrijfsresultaten geven.

Ieder zijn eigen schema

So far so good dus. Maar nu kom ik op het punt van standaardisatie en dat is een heel ander verhaal. In Nederland zijn we bijvoorbeeld al tien jaar bezig met de invoering van standard business reporting of sbr, een nationale standaard voor bedrijfsrapportage. In België werd dat bijvoorbeeld in een jaar tijd doorgevoerd, maar bij ons schiet het helemaal niet op. In Nederland werken we ook met verschillende rekeningschema’s: iedere accountant gebruikt een eigen schema. Allemaal bijna hetzelfde, maar nét niet helemaal.

Wat dat betreft zijn ze in Zweden weer veel verder. Daar gebruikt iedereen gewoon hetzelfde rekeningschema. Dit maakt het een stuk gemakkelijker om processen te standaardiseren en daarvoor eenvoudige en gebruiksvriendelijke apps te ontwikkelen. Hoe minder complexiteit, hoe meer en beter we apps kunnen gebruiken.

Stappen in de goede richting

Willen we in Nederland bedrijfsprocessen eenvoudiger maken met apps, dan moeten we echt stappen zetten op het gebied van standaardisatie. Wij maken ons daar als leverancier van bedrijfssoftware al jaren hard voor. Gelukkig zijn er als gezegd enkele lichtpuntjes. Zo kan geen enkele ondernemer straks nog om sbr heen. Kleine bedrijven moeten met ingang van 2016 hun jaarrekening in een vast formaat aanleveren bij de Kamer van Koophandel. Voor middelgrote bedrijven gaat die verplichting in 2017 in en voor grote organisaties in 2019.

En wie zijn kredietrapportage niet via sbr bij de bank aanlevert, kan binnen afzienbare tijd een boete verwachten, bijvoorbeeld in de vorm van een hogere rente. Daarnaast hebben de banken en het CBS een standaardgrootboekschema ontwikkeld, het RGS. Nu moet iedereen dat nog gaan gebruiken.

Kwestie van afspraken

Ook qua elektronische facturatie gaat het vooruit. Er zijn al afspraken gemaakt over de indeling van digitale facturen, de zogenaamde ubl (universal business language)-standaard. Maar de volgende uitdaging is dat we ook moeten regelen dat we die facturen allemaal op dezelfde manier versturen.

Dan heb ik het niet over een factuur als pdf bijsluiten bij een e-mail. Ik bedoel dat je een factuur via een gestandaardiseerde elektronische postbode verzendt. En wel op zo’n manier dat je als ontvanger de factuur geautomatiseerd kunt laten goedkeuren en in je administratie verwerken, terwijl je als verzender weet dat deze goed is ontvangen.

Samen met enkele andere leveranciers timmeren we op dit gebied aan de weg. Wat ik wil zeggen: laten we de dingen niet moeilijker maken dan ze zijn en met zijn allen echt voor standaardisatie en versimpeling gaan. ‘Less is more’ geldt ook voor de automatisering van de bedrijfsprocessen en appification is dé manier om dat te bereiken!

Over de auteur

Richard Scheper is commercieel directeur small and medium enterprises bij Visma Software

Dit blogartikel werd gepubliceerd op de site van De Ondernemer: inspiratieblog voor zzp’ers en mkb’ers.