Voor ieder bedrijf kan het een enorme klus zijn om facturen betaald te krijgen. Door bijvoorbeeld gewijzigde contactgegevens, genegeerde berichten of cashflowproblemen. Allemaal mogelijke redenen waarom uw klanten te laat of niet betalen en waarom u er hard aan moet werken om uw cashflow op orde te houden. Wat kunt u hieraan doen?
Organisaties van elke omvang krijgen te maken met late of zelfs niet-betalers. Van grote multinationals tot het mkb en zzp’ers. U kunt facturen en aanmaningen incidenteel blijven versturen of voor een gestructureerde procedure kiezen. Door een beleid voor debiteurenbeheer, met de eisen en procedures duidelijk omschreven, weten klanten beter wat er van hen wordt verwacht. Ook kunt u de effecten hiervan goed meten.
Een gestructureerde aanpak helpt elk type organisatie
Misschien verstuurt u slechts een paar facturen per maand of heeft u een klein team en denkt u daarom dat uw bedrijf te klein is voor een debiteurenbeleid. Maar een gestructureerde aanpak helpt organisaties van elke omvang om meer rekeningen (sneller) betaald te krijgen. Door zaken vast te leggen creëert u duidelijkheid. Verrassingen worden voorkomen en ook in geval van wisseling van personeel is de aanpak helder. Maar er zijn meer voordelen:
- Tijdbesparing
Het nemen van beslissingen per case neemt veel tijd in beslag en dat is precies wat er gebeurt als u geen beleid heeft. Met een vast beleid weet iedereen precies wat hem/haar te doen staat. - Meten van effecten
Kpi’s (key performance indicators) kunnen onder andere helpen om probleemgebieden te identificeren. Door het proces voor debiteurenbeheer te stroomlijnen, creëert u overzicht en efficiëntie. - Professionaliteit en één gezicht
Zonder beleid is het waarschijnlijk dat iedere persoon binnen de organisatie taken op een andere manier uitvoert. Hierdoor kunnen klanten een andere behandeling krijgen. Om een consistentieniveau te realiseren, is het aan te raden dezelfde regels en richtlijnen te hanteren.
Bovendien draagt een beleid bij aan een gelijke manier van het behandelen van uw klanten. Als een collega ziek of met verlof is, kan iemand anders eenvoudig de taken overnemen en de klantvragen beantwoorden. - Cashflowverbeteringen
De cashflow is essentieel voor een bedrijf. Geld komt voort uit betaalde facturen, zodat u als werkgever uw medewerkers en leveranciers kunt betalen. Daarnaast doet u hiermee investeringen om uw producten of diensten te verbeteren. Als het geld niet binnenkomt, zorgt dat voor ernstige problemen. Het beleid zorgt voor een duidelijk overzicht.
Ook uw bedrijf is groot genoeg voor een debiteurenbeheerbeleid
Geen enkel bedrijf is te klein om een beleid voor debiteurenbeheer op te stellen. Integendeel: iedere organisatie heeft baat bij een dergelijk beleid om ervoor te zorgen dat uitstaande betalingen op een eerlijke, consistente en effectieve manier worden behandeld.
Uiteraard helpen wij u graag bij het structureren en automatiseren van uw debiteurenbeheer. Onze software kan u daarbij ondersteunen. Wilt u meer weten over onze oplossing en hoe we u kunnen helpen? Neem dan contact met ons op.