Kent u de verborgen kosten van factureren via e-mail?

Steeds meer bedrijven zijn zich bewust van de voordelen van e-factureren, maar vinden het lastig om daadwerkelijk de stap te zetten. En dat, zo blijkt uit de praktijk, heeft met drie belangrijke drempels te maken. Bedrijven overzien niet goed wat er verandert in hun eigen proces. Het beeld bestaat dat klanten en leveranciers er nog niet klaar voor zijn. En dat e-mail toch al digitaal en bovendien gratis is.

E-mail is toch al digitaal? En nog gratis ook

De belangrijkste verschillen tussen een factuur (pdf of ubl, dat maakt niet uit) via e-mail en system-to-system zijn dat u via system-to-system een beveiligd netwerk gebruikt, dat de factuur direct in de administratie staat, u zicht hebt op de status van de aflevering van de factuur en dat de factuur sneller betaald wordt.

Voor facturen die via e-mail verzonden worden moet drie keer zo vaak een herinnering worden verstuurd

Verborgen kosten van facturen via e-mail

Uit internationaal onderzoek blijkt dat voor facturen die via e-mail verzonden worden drie keer zo vaak een herinnering moet worden verstuurd. Uw interne kosten voor debiteurenbeheer lopen daardoor behoorlijk op. Dit wordt nog kostbaarder wanneer u een incassobureau moet inschakelen. Dan zijn er nog de kosten die moeilijker inzichtelijk te krijgen zijn, maar waarvan u weet dat ze er zijn. Zoals de gevolgen voor uw relatie met klanten van de vervelende gesprekken die u met hen moet voeren over openstaande posten. Of de extra tijd en moeite die het kost door fouten bij het overnemen van inkoopfacturen in uw administratie. En de gevolgen van minder werkkapitaal tot uw beschikking hebben. Onderaan de streep is het versturen van het e-mailtje op zichzelf misschien wel gratis, maar zijn de kosten toch beduidend hoger dan die van e-facturatie.

E-facturatie los of geïntegreerd?

Er zijn verschillende oplossingen in de markt die u kunnen helpen bij het maken van de overstap naar e-facturatie. Een snelle methode is om een los systeem aan te sluiten op uw bestaande systeem. Daardoor kunt u vrij vlot met e-factureren van start. Juist omdat de ervaring leert dat e-facturatie optimaal tot zijn recht komt wanneer het naadloos in de facturatieprocessen past, is het effectiever om een geïntegreerde oplossing te kiezen. Vraagstukken als archivering, opvraagbaar maken vanuit de administratie en digitale goedkeuringsroutines horen nu eenmaal bij het facturatieproces. Door voor een geïntegreer- de oplossing te kiezen, weet u dat u uw facturatieproces duurzaam heeft geoptimaliseerd.

Over Visma

E-facturatie wordt de standaard. Het is daarom belangrijk dat u zich hierop voorbereidt. Wilt u weten hoe Visma u hierbij kan helpen? Kijk dan op vismasoftware.nl/makkelijkerfactureren of bel 020 355 2910.

Meer weten over e-facturatie?

De inhoud van dit blogartikel verscheen eerder in het vaktijdschrift CM:.

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketing Manager Projectorganisaties bij Visma Software. Hebt u vragen aan Niels? Mail dan naar contact@visma.com