Maakt u zich ook zorgen over het koppelen van uw bestaande on premise-softwareapplicaties aan nieuwe toepassingen in de cloud? Niet doen, zegt Richard Scheper, Commercieel Directeur small and medium enterprises (sme) van Visma Software. Het realiseren van zo’n hybride omgeving is een goede stap op weg naar de cloud en niet ingewikkelder dan het koppelen van traditionele in-huis-applicaties. Een praktische kijk op de zaak.
Alles gaat uiteindelijk naar de cloud: daar zijn ze bij Visma Software van overtuigd. Maar organisaties hoeven die stap niet in één keer te zetten, stelt de leverancier van bedrijfssoftware. Scheper: “Als we bij onze klanten aan tafel zitten, horen we vaak dat ze zich afvragen of het niet te vroeg is om volledig over te gaan naar de cloud. Wij stellen dan een hybride omgeving voor, waarin hun on premise-systemen samenwerken met cloudapplicaties. Zo’n omgeving kunnen ze ook voor een langere periode gebruiken, waarbij ze langzaam maar zeker opschuiven naar de cloud.”
In de praktijk lijkt dat echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe maak je dat die verschillende toepassingen goed op elkaar aansluiten? Volgens Scheper is dat vooral een synchronisatievraagstuk. “We weten uit ervaring dat het koppelen van cloud- en on premise-oplossingen technisch niet complexer is dan het aan elkaar knopen van puur traditionele applicaties. Er zijn echter wel een paar dingen waar je rekening mee moet houden.”
Logische scheiding
Een stabiele basis voor een hybride omgeving realiseren, begint bij het kijken naar de verschillende rollen en processen in de organisatie. Wie heeft welke functionaliteit nodig om zijn werk goed te doen en hoe lopen de processen het beste? Scheper: “Een projectmanager wil bijvoorbeeld informatie delen met klanten en onderweg de status van projecten checken of uren schrijven. Het is dus handig dat hij of zij dat online kan doen, met een cloudtoepassing op een laptop, tablet of smartphone. Dat geldt ook voor een accountant die op bezoek gaat bij cliënten. Maar het is de vraag of je de achterliggende processen ook in de cloud moet ondersteunen. Het echte boekhoudkundige werk of de facturering kan bijvoorbeeld prima met een systeem binnenshuis gebeuren. Door op deze manier naar de rollen en processen in de organisatie te kijken, kom je tot een logische scheiding van wat er het beste in de cloud gebeurt en wat je in eigen huis houdt.”
Webservices een must
Voorwaarde voor een succesvolle koppeling van on premise- en cloudapplicaties is dat dit op basis van webservices wordt gedaan. “Webservices zorgen ervoor dat de verschillende toepassingen elkaar echt ‘begrijpen’ en automatisch gegevens uitwisselen als dat nodig is. Als je bijvoorbeeld csv-bestanden gaat importeren en exporteren, dan zal de integratie niet goed werken. In dat geval kun je het proces maar voor een deel automatiseren. Bovendien gebeurt het niet real-time, maar altijd in batch. Je gegevens zijn dus nooit actueel. Daarom is het essentieel dat je bestaande applicaties het gebruik van webservices ondersteunen”, zegt Scheper.
Veilig gegevens uitwisselen
Bij het real-time uitwisselen van gegevens met de cloud maakt Scheper wel een kanttekening. “Je moet daar natuurlijk voorzichtig mee zijn. Als je cloudoplossing via webservices klantgegevens op kan vragen uit je financiële administratie, moet dat veilig gebeuren. Want je wilt voorkomen dat iemand van buitenaf zich illegaal toegang tot je boekhouding kan verschaffen.” Voor grotere bedrijven is het geen bezwaar om een veilige omgeving voor real-time gegevensuitwisseling te laten inrichten, met een webserver, firewall en beveiligde verbindingen. Voor kleinere bedrijven die dit te begrotelijk of ingewikkeld vinden, zijn er echter ook andere, veel gemakkelijkere oplossingen. Scheper: “Je kunt het bijvoorbeeld zo regelen, dat je financiële administratie leidend is en op vaste tijden via een veilige verbinding gegevens opvraagt uit de cloud. Onze cloudoplossing voor projectmanagement zet bijvoorbeeld factuurregels klaar die door onze financiële software worden opgehaald. Zo weet je zeker dat je nooit ‘zomaar’ van buitenaf gegevens binnenkrijgt en komt niemand bij je administratie. Als je niet op de seconde bij hoeft te zijn, werkt deze oplossing prima. We passen die vaak toe.”
Synchronisatie kwestie van afspraken
De synchronisatie van gegevens in verschillende oplossingen is een kwestie van afspraken maken, deze afspraken automatiseren en duidelijk uitleggen aan gebruikers hoe het werkt. “Niets nieuws onder de zon dus”, zegt Scheper. “Het gaat erom dat je bepaalt wie of wat leidend is wanneer gegevens in meer dan één oplossing worden gebruikt. Is dat bijvoorbeeld de laatste mutatie of de laatste mutatie in een bepaalde applicatie?” Als voorbeeld noemt hij een cloudoplossing voor boekhouden, waarin de accountant en zijn cliënt samen werken. “Als de cliënt een verandering doorvoert in de cloudoplossing, dan gebeurt die ook in de achterliggende financiële administratie van de accountant. Gaat het echt om een boeking, dan werken ze over en weer met het recht van correctie.” Een ander voorbeeld is dat van een cloudoplossing die de bedrijfsprocessen van accountants ondersteunt. Scheper: “In deze oplossing houdt de accountant onder meer alle werkzaamheden bij die voor cliënten worden verricht. Die is dan ook leidend als het om klantgegevens gaat en niet de gekoppelde financiële administratie die in huis draait. Heel logisch allemaal.”
Koudwatervrees
Scheper vraagt zich af of bedrijven werkelijk huiverig zijn voor integratieproblemen of eigenlijk vooral koudwatervrees hebben voor de overstap naar de cloud op zich. “Ik denk dat dit laatste eerder het geval is, maar helemaal ten onrechte. De voordelen van werken in de cloud zijn groot en de ontwikkeling is niet te stoppen. Via een hybride omgeving kan elke organisatie de overgang in haar eigen tempo maken.” Ook voor kleinere bedrijven is het haalbaar om goed en veilig in de cloud te werken, benadrukt hij. “Het vraagt geen ingewikkelde technologie of grote investeringen, wel pragmatische oplossingen. En voor de koppeling van hun bestaande systemen en nieuwe cloudoplossingen hoeven ze zeker niet bang te zijn. Wat dat betreft, is het ‘business as usual’ voor bedrijven zoals wij.”
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2014/04/RichardScheper.jpg” ]
Richard Scheper is Commercieel directeur small and medium enterprises (sme) van Visma Software.[/author]
