Kostenbesparing, standaardisatie en eenvoud: zo pakt Visma complexe processen aan

Richard Scheper

De digitalisering van het Nederlandse bedrijfsleven is in een stroomversnelling terechtgekomen. Waar de afgelopen twee jaar rond de 55 procent van het mkb aangaf belangrijke processen zoals facturering te hebben geautomatiseerd is dat dit jaar doorgeschoten naar bijna 65 procent, zo blijkt uit de eerder verschenen Visma Digitaliseringsindex. “Dat is een belangrijke trend. Steeds meer bedrijven hebben het over elektronisch factureren,” licht Richard Scheper toe. Hij is managing director van Visma Software. “We hebben het dan niet over een factuur als pdf e-mailen, maar over volledig gedigitaliseerde system-to-system processen.”

Het gaat niet om die postzegel en die envelop, maar om al die personele stappen en het oplossen van fouten. Met elektronisch factureren bespaar je al die verborgen kosten

Verborgen kosten besparen

Veel van die facturering gebeurt via het PEPPOL-netwerk. “Wij zijn de enige erp-provider in Nederland, die een gecertificeerd Access Point zijn,” kopt Scheper een voordeel van Visma in. Hij voorziet dat elektronisch factureren de komende twee tot drie jaar echt gaat doorbreken. “Voor de BV Nederland is er veel te besparen, vooral op verborgen kosten.” Kijk bijvoorbeeld naar het goedkeuren van facturen: de factuur komt binnen, wordt geprint, gaat dan van hand tot hand om te controleren en in te boeken, enzovoort. “Dat hoeft nu niet meer van, het gaat allemaal automatisch en wordt daarom veel efficiënter en minder foutgevoelig,” legt hij uit. Er worden bijvoorbeeld niet per ongeluk stappen overgeslagen als iemand niet op zijn plek zit of ziek is.

Een belangrijk voordeel van verdergaande automatisering is dat het verborgen kosten bespaart. “De verschillende onderzoeken stellen dat elke factuur tussen de zes en zestien euro kost. Het gaat immers niet om die postzegel en die envelop, maar om al die personele stappen en het oplossen van fouten. Met elektronisch factureren bespaar je al die verborgen kosten.”

Eenvoud en standaardisatie

Zulke besparingen realiseren past bij de missie van Visma. “Wij willen onze klant concurrerender maken.” Dat gebeurt door alle administratieve datastromen te digitaliseren en – belangrijker – in staat te zijn om te sturen op signalen. “Het is fijn dat alles automatisch gaat, maar je moet wel signalen krijgen en daarop kunnen sturen,” vat Scheper het samen. Visma maakt daarin nog een extra stap: “Wij vereenvoudigen processen. Dat doen we door die grote processen op te delen in kleinere deelprocessen.” Zo is er een app om facturen goed te keuren, een app voor kengetallen en dashboard, enzovoort. Gebruikers hoeven daarvoor niet het hele softwarepakket te doorgronden.

De komende jaren verwacht Scheper nog een andere ontwikkeling: “Wat hand in hand gaat met meer elektronisch factureren, is verdere standaardisatie. Visma is ook groot in Scandinavië en daar gelden allang standaards voor facturen en balansen. Men verbaast zich daar over hoe weinig standaardisatie er hier in Nederland is op dat gebied,” legt hij uit. “Elektronische facturering versnelt standaardisatie, en standaardisatie is echt kostenefficiënter.” Een ander voordeel van standaardisatie is dat het op de krappe arbeidsmarkt best moeilijk is om de juiste competenties te vinden. “Wij zijn voorstander van gestandaardiseerde gereedschappen voor de finance professional. Het werkt namelijk ook de andere kant op: die potentiële nieuwe werknemer wil best ergens werken, maar alleen als de processen daar goed zijn ingericht, om zelf ook optimaal te kunnen functioneren en succes te hebben.

Sectoroptimalisatie

Achter het scherm ondersteunt Visma die eenvoud en standaardisatie met brede inzetbaarheid en niche-expertise. “Ons unique selling point is dat we complexe financiële handelingen aankunnen. Dan doel ik niet persé op grotere organisaties, maar op organisaties die in meerdere landen actief zijn, werken met meerdere valuta’s, dochterorganisaties hebben, complexe rapportages nodig hebben, enzovoort.” Daarnaast werkt Visma veel met sector-gespecialiseerde partners. “Zulke partners zijn heel goed in hun niche. Ze kennen hun markt en onze software, en onze ERP-oplossing is eenvoudig te configureren om bijvoorbeeld precies die kengetallen te zien die je in jouw sector nodig hebt.” Die oplossing zit in de cloud, “het is één systeem met apps die de zaken minder complex maken.”

Op Financial Systems heeft Visma Software een grote stand met veel experts. “Wat ik voorstel is daar gewoon te rade te gaan. Vraag bijvoorbeeld eens “Dat elektronisch factureren, hoe zit dat?” en “Die cloud, wat brengt me dat nou/? Ik heb een stabiel systeem, dus waarom zou ik overstappen?” Per saldo ben je echt goedkoper uit in de cloud: je bespaart eigen IT, hard- en software, en eigen of ingehuurde expertise. Kortom: we zijn er niet alleen om demo’s te geven. We zijn een sparring partner!” Gaat u ook met ze sparren op 3 oktober?

Dit artikel werd geschreven door Bouko de Groot en verscheen in Financieel management.

Op onze website leest u meer informatie over e-factureren.