Ondernemers moeten altijd kunnen zien hoe ze er financieel voorstaan. Nu kunnen accountants hen natuurlijk alles op administratief gebied uit handen nemen, maar het is belangrijk dat zij het gevoel van betrokkenheid houden. Wat je daarvoor nodig hebt, is een combinatie van accountancysoftware en selfservicetools voor ondernemers. Richard Scheper van Visma vertelt hoe je op die manier de samenwerking tussen ondernemer en accountant versterkt.
Richard Scheper is commercieel directeur mkb van Visma Software BV, leverancier van onder meer online boekhoudsoftware Visma eAccounting en erp-cloudsoftware Visma.net. Moderne, concurrerende cloudsoftware voor accountants en ondernemers. Visma eAccounting is vooral geschikt voor het kleinere mkb, Visma.net voor het hogere mkb-segment.
Visma eAccounting
‘Alle basisfeatures voor het kleinere mkb zijn aanwezig en alles is online. Dit betekent dat een complete administratieve cyclus online doorlopen kan worden: van elektronisch factureren, inkomende en uitgaande facturen, verwerken van de boekingen, bankkoppelingen, btw-aangifte tot en met basiskengetallen. Prima geschikt voor onder meer retail, bouw, automotive en dienstverlening. En dat voor maar € 15,- per maand. De accountant kan de voortgang in de gaten houden. Zien wat de klant doet of nog moet doen, maar ook zijn eigen workflow managen.’
Visma.net
‘Visma.net gaat een slag verder en dieper,’ vertelt Scheper. Visma.net is een erp-cloudoplossing, niet alleen voor financieel management, maar ook voor logistiek, hrm en payroll. ‘Daarmee richten we ons ook op de grotere en complexere mkb-ondernemingen. Denk aan grotere retail(ketens), horeca, bouwbedrijven en zakelijke dienstverleners. Business intelligence is hier belangrijk. Een overzicht creëren van artikelomzetten over meerdere locaties, timeframes en medewerkers is geen probleem. Niet alleen financiële kengetallen, maar ook operationele kpi’s, zoals bezettingsgraden in de hotelbranche, kunnen eenvoudig worden gegenereerd. Klant en accountant weten hoe de zaken ervoor staan.’
Geen black box
Richard Scheper vindt het wel belangrijk dat de administratie voor de ondernemer geen black box wordt. Natuurlijk kun je een ondernemer alles uit handen nemen, zodanig dat hij alleen nog maar op ieder moment kan of hoeft te checken hoe hij ervoor staat. Scheper kiest voor een net iets andere benadering. ‘Je moet de ondernemer betrokken en verantwoordelijk houden voor zijn eigen onderneming. Door hem ‘microservices’ of ‘self-servicetools’ te bieden, kan hij ook een groot deel van de administratieve taken zelf doen. Anders bestaat de kans dat een ondernemer grip verliest, omdat het misschien net iets te veel op de automatische piloot gaat. Die inkoopfactuur mag bijvoorbeeld wel geautomatiseerd verwerkt worden, maar moet wel door de ondernemer zelf geaccordeerd worden. En om het makkelijk te maken, kan hij dat gewoon via een app op zijn telefoon doen. Het hoort bij deze tijd. ‘De jongere generatie verwacht niet anders, alles moet via een mobile device ingevoerd kunnen worden. Het gaat om user experience, niet alleen functioneel – het werkt – maar ook om gebruiksgemak en look & feel.’
‘Snelle en slimme verwerking met intelligente dashboards, die de ondernemer inzicht geven in waar hij staat.’ Dat is waar Visma de samenwerking tussen ondernemer en de accountants helpt te optimaliseren.’
Workflow accountantskantoor
Practice- en servicemanagement is een belangrijk onderdeel van de Visma-Cloudpropositie voor accountants. Bij de verdere digitalisering van het moderne kantoor is het kunnen volgen en organiseren van de interne workflow van essentieel belang. ‘Je moet bijvoorbeeld als kantoor in oktober voor 200 klanten btw-aangiftes opstellen. Hoe ver ben ik daarmee? Hoeveel moeten we er nog? Heb ik de capaciteit? Met welke facturatiemodellen werken we? Vaste prijsafspraken, aantallen of op uurbasis? Dat wil je snel weten. Je kunt dat per klant bijhouden en inrichten, maar ook per eigen medewerker. Zo houd je zicht op hoe de ondernemer ervoor staat, maar ook op hoe de voortgang binnen je eigen organisatie verloopt.
Verschuivingen in tijd
‘Ooit hadden de grote kantoren hun eigen on-premises-systemen. Kantoren deden bijna alles, cliënten leverden voornamelijk op papier aan. Met de komst van internetboekhouden veranderde dit; de cliënten gingen meer en meer zelf boekhouden, vaak onder het motto om zo accountantskosten te kunnen besparen. Die trend keert. Het is veel logischer om de administratieve flow direct in het systeem van het accountantskantoor te verwerken. Richt het goed in en je kunt het automatiseren. Koppel met andere systemen, met de bank, automatiseer factuurstromen, koppel kassasystemen. Maar leg wel weer kleine stukjes terug bij de klant. Komt er een factuur binnen, dan moet hij hem wel eerst even goedkeuren. De ondernemer hoeft de betaling niet uit te dokteren, maar hij moet deze straks wel autoriseren. Boeken doen wij, autoriseren doe jij wordt dan het credo.’
Stip op de horizon
Richard Scheper verwacht veel van de combinatie van artificial intelligence en business intelligence. Bij blockchain houdt hij nog een slag om de arm. ‘Heel veel van wat met een blockchaintoepassing kan, kan ook met een goed beveiligde databaseapplicatie.’ Waar hij wel van onder de indruk is, is de chatbot Amelia. Een geautomatiseerd systeem om vragen van klanten, maar ook van specialisten, af te handelen. ‘Dat wordt nu al gebruikt in technische beroepen. Het systeem kent alle handleidingen, mogelijke defecten en eerder uitgevoerde reparaties en adviseert de monteur op basis van die kennis. Stel je eens voor wanneer dergelijke systemen ook juridische toepassingen gaan krijgen en zo bijvoorbeeld de jurist ondersteunen. Of juist de accountant met regels rond jaarrekening. Maar kijk ook naar wat nu al voorhanden is. Kredietaanvragen kunnen grotendeels geautomatiseerd worden afgehandeld. Enerzijds op basis van een goed georganiseerde en actuele online administratie van de ondernemer, anderzijds door die geautomatiseerd te matchen met de financieringsregels die banken of andere financiële instellingen hanteren.’ ‘Wij helpen de accountant met het automatiseren van zijn werk. Maar zijn eigen kennis en expertise blijven heel hard nodig. Denk bijvoorbeeld aan het omgaan met niet uit de balans blijkende verplichtingen. Het verwerken van zo’n post is lastig te automatiseren, daar moet een accountant zelf iets van vinden!’