Dagelijks bent u als kantoor in de weer om uw cliënten optimaal bij hun activiteiten te ondersteunen. Naast kwalitatieve administratieve en fiscale dienstverlening kunnen ze bij u terecht voor wijze raad. Met het aanbrengen van de juiste focus in hun processen, hebben ze grip op hun business en kunnen ze nog succesvoller opereren. Maar hoe zit het met de grip op uw eigen kantoor, op uw interne processen? Hoe krijgt u meer controle, rust en rendement?
Wat is er nodig voor meer grip?
Natuurlijk is het niet zo dat administratie- en accountantskantoren helemaal geen grip hebben op hun interne processen. Het gaat er ook niet om dat ze andere dingen moeten gaan doen. Waar het vooral om draait is zaken beter doen: makkelijker, sneller, efficiënter en betrouwbaarder. In feite spelen vier elementen een rol binnen administratie- en accountantskantoren: cliënten, medewerkers, diensten en activiteiten. Het is zaak deze elementen iedere dag opnieuw zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Dat vraagt een verbindende factor: een systeem dat het mogelijk maakt om met zo min mogelijk moeite en tegen zo laag mogelijke kosten zo veel mogelijk te doen. Met een online tool specifiek ontwikkeld voor administratie- en accountantskantoren maakt u de aansturing van uw werkprocessen sneller, efficiënter en eenvoudiger. Zo’n geïntegreerd systeem ondersteunt kantoren op verschillende manieren bij het stroomlijnen van de interne processen en daarmee bij het creëren van grip op uw kantoor. Geen losse lijsten maar het creëren van synergie door data te integreren.
- De cliënt als centrale ingang
De cliënt staat centraal in het systeem. Contactgegevens en -momenten, diensten, planning, activiteiten, notities, uren, et cetera: alle gegevens zijn op ieder moment en op iedere locatie online beschikbaar met de cliënt als ingang. - Complete en optimaal toegankelijke digitale cliëntendossiers
Alle documenten die aan een cliënt gerelateerd zijn, staan in zijn digitale dossier. Dit dossier is toegankelijk voor alle betrokken medewerkers. Ongeacht of ze thuiswerken, onderweg zijn of op kantoor zitten. Dit vergemakkelijkt de samenwerking binnen de organisatie, vooral ook tussen de medewerkers op kantoor en de relatiebeheerders die veel buiten de deur zijn. - Actueel en dynamisch inzicht in werkzaamheden
De gegevens zijn actueel en dynamisch en bieden niet alleen per cliënt, maar ook voor cliëntgroepen inzicht in de status van verschillende werkzaamheden. Het is op elk moment duidelijk wat er al is gedaan, wat er nog moet gebeuren en voor welke datum – ook op langere termijn. - Gestandaardiseerde communicatie en taakoverdracht
De communicatie over cliënten en de overdracht van taken gebeurt op een gestandaardiseerde manier en binnen één omgeving. Iedere actie wordt direct aan de cliënt gekoppeld. Zet een medewerker bijvoorbeeld een belnotitie in het systeem voor een collega, dan ziet deze dat in zijn startscherm. En gaat er een e-mail de deur uit naar een cliënt, dan staat die automatisch in het cliëntdossier. Zo komt er een einde aan de e-mailvervuiling, de vele telefoontjes en de los slingerende briefjes, terwijl er geen belangrijke informatie verloren gaat. - Inzicht in begrote en gerealiseerde uren
Voor iedere cliënt is inzichtelijk welke diensten ze afnemen en aan elke afgenomen dienst is een urenindicatie gekoppeld. Door de urenindicatie te vergelijken met de daadwerkelijk gepresteerde uren, die door de medewerkers eenvoudig in het systeem worden vastgelegd, zien kantoren of ze qua capaciteit en kosten in de pas lopen. Op basis van deze inzichten zijn ze in staat om steeds betere planningen te maken en hun marges te optimaliseren. Dit laatste is uiteraard zeer belangrijk voor kantoren die vaste prijzen hanteren. - Betrouwbare basis voor declaratie
Per cliënt is niet alleen beschreven welke diensten worden afgenomen, maar eveneens hoe deze worden doorbelast. Ook alle uitgevoerde werkzaamheden zijn duidelijk in kaart gebracht. Dit biedt een betrouwbare basis voor het genereren van declaraties. - Eenvoudige rapportage
Alle gegevens over de cliënten, diensten, werkzaamheden en medewerkers zijn in één systeem vastgelegd. Hierdoor kunnen kantoren eenvoudig allerlei rapportages maken die helpen om de activiteiten te sturen. Ze hebben bijvoorbeeld snel inzicht in de geplande versus gerealiseerde uren (zie punt 5), brutomarges, interne uren (zoals voor training), de productiviteit van medewerkers en de te declareren versus de gedeclareerde werkzaamheden.
Wilt u weten hoe u meer grip krijgt op uw kantoor?
