Dat procesautomatisering organisaties veel efficiency kan opleveren, is voor iedere financiële professional duidelijk. Process automation staat volgens Visma Software echter niet gelijk aan het automatiseren van verschillende processen. Maar wat is dan het verschil? Product Marketingmanager Martijn van den Berg van Visma Software vertelt wat process automation voor bedrijven én specifiek voor de afdeling finance kan betekenen.
De context van automatisering
‘Automatiseringsprojecten zijn berucht binnen veel organisaties: de planning liep bij een eerder project uit en/of het budget werd overschreden, terwijl het resultaat niet was wat men ervan verwachtte. Waarom? Omdat er vaak te weinig aandacht is voor de context van de automatisering, oftewel voor de bedrijfsprocessen en de gebruikers,’ vertelt Van den Berg. De oplossing bij slechtlopende processen wordt door veel bedrijven gezocht in gedetailleerde omschrijvingen van deze processen, het automatiseren van deze processen en een uitgebreide softwaretraining voor de gebruikers.
‘Vaak ontbreekt een integrale analyse van alle bedrijfsprocessen’
Hoewel deze onderdelen essentieel zijn voor het slagen van een automatiseringsproject, leidt deze benadering lang niet altijd tot het optimale resultaat. Van den Berg stelt: ‘Wat vaak ontbreekt, is een integrale analyse van alle bedrijfsprocessen. Alleen als er vanuit een helikopterview wordt gekeken naar de samenhang tussen de verschillende processen kan een automatiseringsproject succesvol worden afgerond. Dit klinkt misschien volkomen logisch, maar helaas is het dat in de praktijk lang niet altijd. Men is toch vaak geneigd om over te gaan tot automatisering zonder eerst het complete plaatje grondig te hebben bekeken.’
Eerst optimaliseren en integreren, dan automatiseren
Bij process automation vindt die grondige analyse juist wel plaats: eerst processen integraal optimaliseren (en eventueel integreren), dan pas verregaand automatiseren. ‘Het draait daarbij ook om het stellen van de juiste vragen aan de juiste personen binnen de organisatie’, meent Van den Berg.
Voorbeelden van dat soort analysevragen zijn:
- Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van het bedrijf en de afdelingen?
- Waarom is het huidige proces het uitgangspunt?
- Voldoet dit huidige proces eigenlijk nog wel?
- Wat zou er nog beter kunnen en hoe dan?
- Sluit het huidige deelproces wel voldoende aan op andere bedrijfsprocessen en bij de te behalen doelstellingen?
- Biedt de huidige werkwijze genoeg flexibiliteit om snel te kunnen schakelen als marktomstandigheden plotseling veranderen?’
Stroomversnelling dankzij de cloud
Automatiseren volgens de process automation-aanpak wordt volgens Van den Berg bovendien steeds interessanter: ‘Dankzij de voortschrijdende internettechnologie is process automation in een stroomversnelling gekomen. De cloudoplossingen van vandaag maken het immers mogelijk om processen eenvoudig en snel te optimaliseren, integreren en automatiseren. Alle functionaliteit die nodig is om bijvoorbeeld financiële processen te verbeteren, is nu gewoon toegankelijk via software in de cloud. Daardoor kunnen er binnen veel organisaties veel grote stappen worden gezet. En dat is in het voordeel van zowel het bedrijf als de financiële professional.’
10 belangrijkste voordelen van process automation
- Efficiency: minder fouten, tijdsbesparing
- Controle: meer overzicht en inzicht
- Flexibiliteit: sneller bijsturen
- Cloudbased: altijd up-to-date
- Schaalbaarheid: makkelijker aanpasbaar
- Continuïteit: meer slagkracht
- Naadloze online integratie: meer functionaliteit
- Service: sneller en met meer aandacht
- Kostenbesparing: meer bereiken met minder geld
- Functieverrijking: meer tijd voor verdieping en analyse
Combineren en koppelen: meer functionaliteit
Nog een belangrijk voordeel: werken in de cloud maakt het mogelijk om gemakkelijk en flexibel om te gaan met meerdere cloudapplicaties. Van den Berg vervolgt: ‘De flexibiliteit van cloudoplossingen brengt process automation in een nog hogere versnelling. Verschillende soorten softwarefunctionaliteit kunnen via de cloud immers eenvoudig worden gecombineerd en gekoppeld. Hierdoor kan de samenhang tussen diverse bedrijfsprocessen verder worden geoptimaliseerd en verregaand worden geautomatiseerd. Daarbij zorgt de integrale benadering ervoor dat er significante verbeterslagen kunnen worden behaald. Wij noemen process automation niet voor niets de volgende stap voor financiële professionals!’
Process automation in de praktijk: klantcase
Castor Networks
DE KLANT
Castor Networks is een toonaangevende satellietdienstverlener en teleport operator. Het bedrijf biedt VSAT en mobiele satelliet diensten aan bedrijven die actief zijn in de mijnbouw, de maritieme en energie-industrie, ngo’s en overheden. Castor Networks koopt voor zijn klanten capaciteit in op het satellietnetwerk, vergelijkbaar met hoe een provider op de data- en telefoniemarkt opereert. In totaal houden elf entiteiten wereldwijd zich hiermee bezig, in Europa, Azië, de VS en in Zuid-Afrika.
PIJNPUNTEN OPGELOST
Castor Networks worstelde met instabiele lokale servers en gebruikersproblemen doordat hun financiële software slechts in één taal beschikbaar was. Rapportage en consolidatie was bovendien ingewikkeld en arbeidsintensief doordat resultaten in verschillende valuta werden aangeleverd.
WERKEN IN DE CLOUD
Visma Software adviseerde een overstap naar de cloudoplossing Visma.net Financials. Van den Berg haalt aan: ‘Een groot voordeel is dat Castor Networks nu met een systeem werkt met een eenduidig bronbestand dat beschikbaar is via de cloud. Men is niet meer afhankelijk van lokale financiële systemen en verschillende versies van gegevens zijn verleden tijd. Ook is het met Visma.net Financials geen enkel probleem om per gebruiker de taal en autorisaties in te stellen. Een strikte scheiding in autorisaties op stamgegevensniveau is nu mogelijk. Stakeholders kunnen eenvoudig wereldwijd via internet inloggen en realtime informatie in de cloud inzien die voor hen relevant is. Daarnaast kost de consolidatie van entiteitsrapportages nu aanzienlijk minder tijd.’
PROCESS AUTOMATION ALS VOLGENDE STAP
De verbeteringen maakten ook de weg vrij voor het dagelijks geautomatiseerd verwerken van banktransacties. Dit was niet de initiële vraag van de klant maar wel een aanzienlijk extra voordeel dat werken met Visma.net mogelijk heeft gemaakt. Niet alleen resulteerde dit voor Castor Networks in flinke tijdsbesparingen en minder fouten, het zorgde er ook voor dat ondanks de volumegroei van de onderneming uitbreiding van het financeteam niet nodig was.
Meer lezen?
Download de gratis whitepaper Process Automation:
Of lees meer over Visma.net Financials op de website.
Bekijk ook de video die wij opnamen bij Castor Networks.