Met duidelijke werkafspraken bespaar je meer dan je denkt

In iedere organisatie is communicatie essentieel. Ook bij projectorganisaties. Of misschien juist bij projectorganisaties. In iedere stap van je proces zijn duidelijke werkafspraken essentieel om efficiënt en effectief je projecten uit te voeren. Toch slaagt lang niet iedereen daar in. Dat is geen onwil, maar de prioriteiten liggen ergens anders. De waan van de dag regeert.

De klant belt en vraagt nu aandacht. Bovendien wil hij meer krijgen tegen lagere kosten. Harder werken is dan vaak wat er als eerste gebeurt. Dat is een heel natuurlijke beweging, maar niet effectief. Want als er nog meer gevraagd wordt, dan kun je niet leveren. Tenzij je wat stappen overslaat. En dat is gelijk het grootste risico.

Wanneer je bijvoorbeeld geen duidelijke projectomschrijving meer in de overeenkomst opneemt, volstaat met een mondeling akkoord of zelfs helemaal niets vastlegt, kan het je een behoorlijk hoofdpijndossier opleveren, zowel beleidsmatig als operationeel. Wat zijn de gevolgen?

  • je hebt geen zicht meer op wat er qua verkoop in de pijplijn zit
  • een overzicht van de status van je projecten maken is onmogelijk omdat je niets om op te sturen hebt
  • diegene die de opdracht moet uitvoeren, kan dit alleen naar beste inzicht doen waardoor je het beoogde resultaat niet haalt of juist doorschiet en er een veel te groot project van maakt
  • je weet niet wat je wanneer mag factureren waardoor je geld laat liggen
  • wanneer er een conflict ontstaat, heb je niets om op terug te vallen ook al heb je 100 % gelijk

En dit zijn slechts voorbeelden van mogelijke problemen die kunnen ontstaan als je aan het begin van het proces een stap overslaat.

Duidelijke werkafspraken als basis voor succesvolle projecten

Met duidelijke werkafspraken bedoel ik niet alleen interne afspraken. Ook je klanten en leveranciers moeten weten waar ze aan toe zijn. Deze afspraken geven je de basis en de zekerheid om te kunnen sturen. Neem daarom altijd de tijd om goed vast te leggen:

  • wat er geleverd moet worden
  • hoeveel tijd hiervoor begroot is
  • op welk moment geleverd moet worden
  • welke vergoeding hier tegenover staat
  • wanneer de opdracht gefactureerd wordt

Dit is feitelijke informatie waarop je kunt signaleren en sturen.

Een open deur die nog lang niet vaak genoeg ingetrapt is

Net zo belangrijk is het om de onderlinge verantwoordelijkheden af te spreken. Weet jij wie waar verantwoordelijk voor is? En weten zij dat ook? Leg deze afspraken helder vast. Dan weet iedereen waar hij aan toe is. Natuurlijk is het helemaal niet erg om iets voor een ander te doen, maar laat geen ruimte voor interpretatie van verantwoordelijkheden. Dat zorgt voor ruis op de lijn. En juist dit levert de meest voorkomende problemen binnen projectorganisaties op.

Software ondersteunt je bij het voorkomen van problemen

Wanneer je duidelijke afspraken hebt, kun je software inzetten voor het bewaken van de voortgang. Ga je een stap verder, dan levert software de juiste inzichten zodat je tijdig kunt schakelen. Zie je een piek in de verkoopverwachting, dan kun je afspraken maken om extern de piek op te vangen. Is iemand door ziekte afwezig, dan kun je de taken overdragen en indien nodig klanten informeren. Is de helft van je urenbegroting verbruikt, maar heb je nog geen 30 % van je project gerealiseerd, dan kun je kijken welke acties nodig zijn om het project alsnog binnen begroting te realiseren. Bijvoorbeeld door andere mensen in te delen op het project, expertise in te huren of nog eens naar de specificaties van de gekozen oplossingsrichting te kijken.

Vraag een gratis demo op maat aan

Wil je weten hoe de software van Visma jou kan helpen grip te houden op projecten? Neem dan contact met ons op voor een gratis demo op maat. Je bereikt ons op telefoonnummer 020 – 355 2910.

Alvast wat tips ontvangen?

Een van de belangrijkste risico’s van het ontbreken van goede communicatie in je proces is ‘scope creep’. Om je te helpen hebben we de whitepaper ‘Voorkom scope creep en houd projecten in de pas’ geschreven.

Download whitepaper

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketeer Severa bij Visma Software