Ik gebruik al een scanservice waarmee mijn facturen automatisch in de administratie terecht komen. Waarom heb ik nog een e-factuur nodig? Deze vraag stelt u uzelf wellicht als u weer een artikel leest over e-facturatie. Toch heeft het ontvangen van een e-factuur, ook voor gebruikers van een scanservice, nog meer voordelen!
E-facturen worden altijd herkend
Ingestuurde inkoopfacturen worden bij een scanservice herkend op basis van een interpretatietechniek genaamd OCR, hiermee wordt de pdf omgezet in voor een computer leesbare taal (XML). Vaak worden facturen hierna nog gevalideerd op juistheid door de scanservice.
En hoewel een goede scanservice hierdoor veel facturen goed in uw administratie zal afleveren, blijft het een interpretatie van een document, vaak een pdf. Hoewel de techniek al veel kan herkennen, blijven er altijd facturen over die niet goed herkend zullen worden, om wat voor reden dan ook. Die facturen zult u moeten corrigeren of opnieuw in moeten sturen naar de scanservice. Dit kost u dus tijd en geld.
Direct op de juiste grootboekrekening en kostenplaats
Een e-factuur wordt door u ontvangen zoals deze door de verzender is opgemaakt. Er kan daardoor geen sprake zijn van interpretatiefouten. Daarnaast heeft de verzender de mogelijkheid om extra informatie zoals notities en kostenplaatsen mee te sturen die voor u belangrijk zijn bij de verwerking van de factuur. In het geval van een kostenplaats, worden uw kostenplaatsen dan door de verzender meegestuurd met de e-factuur. Hierdoor kunt u de e-factuur door middel van automatiseringsregels direct op de juiste grootboekrekening en kostenplaats in uw administratie laten boeken.
Factuurregels zonder extra kosten herkend
Tot slot kunnen de meeste scanservices geen factuurregels herkennen of het is wel mogelijk, maar u moet daar flink extra voor betalen. Hierdoor kost het u dus extra werk om de factuurregels uit te splitsen en eventueel extra informatie aan de factuurregels toe te voegen.
