Ongewenste voorraad: duik er eens in!

Te veel voorraad houden is voor iedere handelsorganisatie een risico. Behalve dat goederen kunnen beschadigen, kan ook de houdbaarheid ervan verlopen of de waarde simpelweg verminderen. Het gevolg? Daling van de omzet en winstgevendheid.

Helaas is dit voor veel (mkb-)bedrijven een herkenbaar probleem. Hoe voorkomt u het ontstaan van ongewenste voorraad? En als het er al wel is, hoe gaat u er dan mee om? Lees verder om dit te ontdekken.

De redenen voor het op voorraad houden van producten zijn eenvoudig: om aan de verwachtingen van klanten te kunnen voldoen én om ervoor te zorgen dat uw bedrijf het juiste servicelevel/de juiste servicegraad behoudt.

Bij ieder product dat u inkoopt voor uw eigen voorraad, gaat u een verplichting aan. Immers, het product moet verscheept kunnen worden en bezorgd kunnen worden bij klanten. Ook verwacht u deze producten binnen een bepaalde tijd te kunnen verkopen. Dit zou zo moeten zijn voor ieder product in uw magazijn. Geldt dit niet? Dan is het wellicht een ongewenst product en is het verstandig om ervan af te komen. Alleen dan kunt u zich concentreren op de juiste producten. En op het leveren van de juiste hoeveelheden van deze producten op het juiste moment en op de juiste plaats.

Uw bedrijf heeft een productaanbod met duizenden verschillende artikelen. En hoe weet u nu hoeveel voorraad u van ieder product zou moeten hebben? Wat is de juiste voorraadsamenstelling? En, hoe maakt u optimaal gebruik van de ruimte die u voor de voorraad beschikbaar hebt? Rekening houdend met onder meer:

  1. Voorraadkosten (op jaarbasis)
  2. Winstgevende producten
  3. Voorraadwaarde
  4. Aantal bestellingen

Wij adviseren de volgende rekenmethode:

Artikelnummer Aantal orders Totaal aantal verkocht Voorraadkosten verkochte producten Kostprijs
#1000 2 3000 6000 2
#2000 15 600 3000 5
#3000 80 700 4200 6

Wij raden u aan om de verkochte producten te filteren op het jaarlijkse aantal orders. Zo kunt u bepalen hoeveel voorraad u hiervan moet aanleggen. Onder jaarlijkse aantal orders verstaan we het aantal keren in de afgelopen 12 maanden dat een product is besteld, verplaatst of gebruikt in een – eventueel samengestelde – order (ongeacht het volume van de order). Het maakt dus niet uit of de klant één, tien of duizend stuks bestelt per order: we bekijken de data puur op basis van het aantal orders.

Waarom beoordelen we de voorraad op het aantal orders en niet op de totale hoeveelheid bestelde artikelen of op de waarde van de bestelde artikelen?

Vergelijk product #1000 met product #3000:

  • #1000 heeft het hoogste aantal verkochte goederen en de hoogste kosten gemaakt terwijl het product slechts twee keer is besteld in de afgelopen 12 maanden.
  • #3000 laat 80 orders zien en wordt dus, over het jaar bekeken, wekelijks meer dan een keer besteld.

Even terug naar de redenen om producten op voorraad te houden: ‘om aan de verwachtingen van klanten te kunnen voldoen met uit voorraad te leveren goederen’. Als we producten willen leveren en een goede servicegraad willen behouden, zouden we dus producten op voorraad moeten houden. Voor product #1000 geldt echter dat we er mogelijk verstandiger aan doen om scherpe afspraken te maken met onze leverancier over zogenoemde drop shipments (waarbij hij de verzending verzorgt, direct naar de eindklant). Het product wordt immers maar twee keer per jaar besteld!

Als we onze producten/de data sorteren op het aantal orders per jaar, zien we bijvoorbeeld het volgende:

Productnr. Orders Categorie
#903344 678 A
#343335 560 A
#643335 240 A
#654333 180 B
#63345345 60 B
#345345 55 C
#3444 1818 C
#234242 20 D
#456 5 D
#42346575 3 D
#8797 1 D
#11234 0 E

Na het sorteren van de producten op basis van het aantal orders in de afgelopen 12 maanden, kunt u beslissen op welke manier u de verschillende producten gaat categoriseren:

Categorie % van de orders
A De eerste 80% van alle orders
B De volgende 15% van alle orders
C De volgende 4% van alle orders
D De volgende 1% van alle orders
E Geen orders



Deze ranking kun u baseren op het ‘Pareto-principe’, beter bekend als de 80-20-regel: 80 procent van het totale aantal orders betreft veelal 15-20 procent van de producten.

80% van het totale aantal orders betreft veelal 15-20% van de producten

Bekijk nu, met deze analyse in het achterhoofd, de producten met ranking D en E. Deze producten representeren het laagste percentage van het totale aantal orders of zelfs geen orders. Met deze kennis op zak kunt u zich afvragen of het verstandig is om deze producten zelf nog op voorraad te houden…

Uiteraard is inzicht in uw voorraad en verkopen onontbeerlijk om tot juiste cijfers en beslissingen te komen. En daarmee tot het gewenste resultaat. Professionele erp-software helpt u daarbij. Visma biedt handelsbedrijven met de cloud-oplossing Visma.net Logistics een eenvoudige manier om het voorraadbeheerproces te automatiseren en te controleren.

Meer weten?

Meer weten over voorraadmanagement? Download dan de whitepaper 5 Tips om voorraad en vraag in lijn te brengen.

Download whitepaper

Over de auteur

Martijn van den Berg is Product Marketingmanager bij Visma Software.