Overlegcultuur

Zit jij ook een of misschien wel meerdere keren per week met je team aan tafel? En wat wordt er dan besproken? Vertelt iedereen uitvoerig met welke projecten hij bezig is? Duurt wel even, vaak loopt het uit maar ach, iedereen is weer bij en het is nog gezellig ook. En daarna gaan we weer verder met waar we gebleven waren.

Maar wat heeft het overleg eigenlijk opgeleverd? Je hebt een globaal beeld gekregen van waar iedereen mee bezig is. Maar deze informatie komt vooral uit het geheugen van je medewerkers. En zijn er wel concrete afspraken en actiepunten opgesteld? Vermenigvuldig maar eens het aantal mensen met de tijd van het overleg en de frequentie hiervan…al met al een duur geintje.

Om te komen tot efficiënt overleggen is het nodig om op elk moment inzicht te hebben in de feiten:

  • Wat is de status van een project?
  • Lopen we op schema?
  • Hoe gaat het met het budget?
  • Et cetera

Als je een systeem gebruikt waarin je dit bijhoudt, dan is deze informatie altijd paraat en actueel. Je bent niet meer afhankelijk van het geheugen van je medewerkers. En tijdens het overleg kun je je dan alleen richten op de uitzonderingen en de knelpunten. Zo wordt (bij)sturen gemakkelijker mogelijk.

Zo verandert een kostenpost in een effectief overleg. Iets minder gezellig misschien, maar daar zijn genoeg andere momenten voor!

 

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketeer Severa bij Visma Software

Meer weten over Visma Severa? Kijk dan op de site projectmanagementonline.nl of vraag een demo aan en probeer Visma Severa.

Visma Severa gratis proberen