Practicemanagement

Geen losse eindjes binnen je accountantskantoor

Altijd een actueel overzicht van cliënten, meer inzicht in de workload op kantoor en ook in de resources en de planning. Dat is wat je met practicemanagement bereikt: meer grip op het interne kantoorbeheer.

‘Practicemanagement is het interne kantoorbeheer van een accountants- of administratiekantoor’, vertelt Ingeborg Walbrecht van Visma. Het vormt het hart van de praktijk, waarmee je optimaal de workload en resources op kantoor kunt beheren en stroomlijnen.’ De productmarketingmanager accountancy merkt dat kantoren zich ervan bewust worden dat ze hun praktijk door hoogwaardige automatisering naar een hoger niveau kunnen tillen. ‘Data komen steeds vaker elektronisch binnen. De ondernemer wordt mondiger en verwacht ook van een kantoor dat het online diensten aanbiedt. Om dat te faciliteren, heeft een kantoor goede systemen nodig. En dan niet allemaal verschillende, maar één systeem van waaruit je alles kunt bedienen. Een complete oplossing met alle tools voor het kantoor en de cliënten.’

Hoogwaardige automatisering tilt een accountantskantoor naar een hoger niveau

Einde aan alle losse lijstjes

In Visma Advisor, de practicemanagementtool van Visma, worden alle losse systemen, lijstjes, Excel-sheets en terugbelnotities gebundeld in één systeem dat draait in de cloud. ‘Met onze tool heb je goed inzicht in de totale workload en in de resources die hiervoor beschikbaar zijn. Zo kun je de taken snel en efficiënt plannen. Naast resourceplanning heeft het systeem ook tools voor urenregistratie, declaratie en crm. Door al deze mogelijkheden krijg je grip op je organisatie.’

Volgens Ingeborg ligt de kracht van Visma Advisor in de combinatie van een practicemanagementtool met een servicemanagementtool. ‘Servicemanagement staat voor alle mogelijke manieren waarop een kantoor zijn cliënten kan ontzorgen. Bij het voeren van de financiële administratie, maar ook bij het reilen een zeilen van zijn onderneming. Ook het aanbieden van selfservicemogelijkheden is een belangrijk onderdeel. Dit wordt de komende jaren steeds belangrijker. Met servicemanagement kun je je als accountants- of administratiekantoor onderscheiden en toegevoegde waarde bieden.’

Met servicemanagement kun je je als accountants- of administratiekantoor onderscheiden en toegevoegde waarde bieden

Niet alleen op openingstijden

Servicemanagement is het ‘ouderwets’ op tijd opnemen van de telefoon als een klant belt, maar ook het faciliteren van online tooling voor cliënten. Daarmee kunnen zij met minimale inspanning hun deel van de administratie voeren, aanleveren of goedkeuren en hebben zij altijd actueel inzicht in de cijfers. ‘Een ondernemer wil niet meer alleen tijdens openingstijden van een kantoor zien hoe hij ervoor staat. Hij vraagt tools van een kantoor en een klantportaal. Maar ook goede online boekhoudsystemen, het faciliteren van online dashboards en online rapportages op het moment dat het hem uitkomt. Met onze practicemanagementtool kan een kantoor vanuit hetzelfde systeem die services aanzetten voor zijn cliënten. Bijvoorbeeld Visma eAccounting, online boekhoudsoftware voor ondernemers.’

blogappserp

Ingeborg over aandachtspunten bij de keuze voor een practicemanagementtool: ‘De tool moet gemakkelijk te implementeren zijn in je eigen praktijk; het systeem moet intuïtief werken voor je medewerkers. Geen moeilijke zaken en geen cursus van een week voordat je medewerkers ermee aan de slag kunnen gaan. Ook moet je als kantoor bedenken dat software alleen je niet op het punt brengt waarop je je kantoor kunt veranderen en de wijze waarop je met klanten wilt werken. Dat vergt ook nadenken over je interne organisatie. Je kunt niet op dezelfde manier blijven werken. Je zult businessmodellen moeten aanpassen. Maar een accountantskantoor dat zijn bedrijfsprocessen optimaliseert, automatiseert en zijn cliënten de juiste tools en services biedt, behoudt en versterkt zijn concurrentiepositie.’

Dit artikel werd gepubliceerd in het magazine van Accountancy Vanmorgen

Over de auteur

Ingeborg Walbrecht is productmarketingmanager Accountancy bij Visma Software. Vragen aan Ingeborg? Mail dan naar verkoop@visma.com