Wat is het juiste moment om je projecten te evalueren? Daar zijn de meningen over verdeeld. En terecht. Het hangt erg af van het soort project en de omvang en complexiteit ervan.
Standaardprojecten evalueren
Als je standaardprojecten uitvoert waar je veel ervaring mee hebt, weinig onvoorspelbare factoren verwacht en er bovendien veel realiseert, dan kun je overwegen om de evaluaties ervan te clusteren. Leg ze naast elkaar en bespreek de verschillen in de resultaten.
Korte maatwerkprojecten evalueren
Voer je projecten uit waarmee je misschien wel veel ervaring hebt, maar waar behoorlijk wat onvoorspelbare factoren bij komen kijken? Dan is het verstandig om het project bij afronding ervan te evalueren. De bijzonderheden staan dan nog scherp op je netvlies en de lessen – vergeet vooral de positieve lessen niet – blijven dan het beste bij.
Door tussentijds te evalueren, verklein je de kans op ‘scope creep’ en hou je je doelstelling en beoogde projectresultaten scherp in de gaten
Langlopende projecten evalueren
Wanneer een project lang loopt, liggen er veel risico’s op de loer. Langlopende projecten hebben wel eens de neiging ongemerkt te veranderen. Daarom is het belangrijk om tussentijds te evalueren. Is de oorspronkelijke doelstelling veranderd? Liggen we nog op koers? Met welke (nieuwe) risico’s hebben we te maken? Hoe kunnen we ze beperken? Door tussentijds te evalueren, verklein je de kans op ‘scope creep’ en hou je je doelstelling en beoogde projectresultaten scherp in de gaten
Daar hebben we nu geen tijd voor
Dit is hét signaal om de evaluatie van je projecten in te plannen en uit te voeren. Wanneer je het te druk hebt, is het risico groot dat je iets vergeet. De lessen van andere projecten kun je waarschijnlijk direct toepassen in je huidige projecten. Zo bereik je naast betere resultaten ook rust in je projectteam. Dit zal je projecten ten goede komen.
Maak evalueren onderdeel van je project
Wanneer je het niet gewend bent, dan is het lastig om je projecten structureel te evalueren. Om ervoor te zorgen dat evalueren, en dus het verbeteren van je resultaten, in je dna komt, is het belangrijk dit in te plannen. Elk project krijgt vanaf nu een extra fase: de evaluatie. Om je te helpen met de invulling van je evaluaties kun je de whitepaper ‘Vijf onmisbare onderwerpen voor projectevaluatie’ downloaden.
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2015/10/NielsOlthuisblog.jpg” ]
Niels Olthuis is Product Marketeer Visma Severa bij Visma Software[/author]