Doe jij je boekhouding al met behulp van software? Dan weet je dat het daardoor een stuk sneller gaat. Wil je nog meer tijd besparen? Denk er dan eens aan om stap voor stap ook andere zaken te automatiseren zoals je facturatie en (het versturen) van een betalingsherinnering.
Waar hebben we het over en hoe kun je dat doen? Dat vertellen we je graag! Gebruik je nog geen boekhoudprogramma? Lees dan ‘Zo voer je eenvoudig een goede administratie’.
1. Slimme boekhoudsoftware ‘herkent’ facturen en zet boekingen klaar
Sneller je administratie doen? Kies dan voor een boekhoudoplossing die machine-learned is. Dan hoef je niet continu de waarden opnieuw in te voeren. Dit soort boekhoudsoftware heeft veelal goede scansoftware die ‘scant’ waar de waarden op een document staan, deze herkent en automatisch de boekingen voor je klaarzet. Met een druk op de knop verzend je ze.
2. Altijd realtime op de hoogte van betalingen
Met een directe bankkoppeling zijn je bankrekening(en) gekoppeld aan je financiële en/of salarisadministratie. Activeer de koppeling met je bank, dan worden alle binnenkomende betalingen automatisch aan je openstaande facturen gekoppeld. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Ook ben je direct op de hoogte welke klanten je factuur hebben betaald en wie je nog een betalingsherinnering moet sturen. Met sommige pakketten kan je zelfs het versturen van een betalingsherinnering via een proces laten verlopen.
3. Kleine facturen snel verwerkt en betaald
Als je nog met papieren facturen werkt, dan wil je zo min mogelijk documenten ontvangen, maar als je je boekhouding online doet is dat andersom. Indien je administratie is geautomatiseerd kan de software heel eenvoudig en snel ‘kleine’ facturen verwerken en betalen, in tegenstelling tot verzamelfacturen. Je hoeft niet te wachten voor het maken van verzamelfacturen. Dit is niet alleen handig, het zorgt ook voor een goede band met leveranciers en nog een bijkomend voordeel is dat je ook nog sneller wordt betaald.
4. Verzend elektronische facturen
Wil je de verzending, registratie en betaalherinneringen niet meer zelf doen?. De oplossing is simpel: elektronische facturen verzenden. Een e-factuur is een elektronisch bestand dat rechtstreeks vanuit je boekhoudsoftware wordt verstuurd en automatisch wordt verwerkt. Je kan ook e-facturen versturen via een factuurportal met je eigen factuursjabloon en opmaak. Hierin stel je structurele betalingen eenmalig in die automatisch verwerkt worden. E-facturen besparen je tijd omdat je dus inkomende facturen niet hoeft over te typen of te scannen. Gedoe met papier en pdf-bijlagen is verleden tijd.
5. Digitaal aanleveren van inkoopfacturen
Als je overgaat op het digitaal versturen van facturen, dan is de volgende stap het digitaal ontvangen van inkoopfacturen. Met digitale factuurverwerking heb je altijd overzicht, facturen ‘zwerven’ niet meer rond en je verwerkt deze direct in je administratie. Hierdoor verbeter je je administratieve processen. Vraag je leveranciers of zij de facturen voortaan digitaal (als pdf) of als e-factuur willen versturen op één e-mailadres. Zo heb je een nog beter overzicht van je administratie.
6. Zorg voor een digitale archivering
Wil je dat alle facturen, bonnetjes en betaalbewijzen op de juiste wijze digitaal worden opgeslagen? Met de scanoptie in een app kan je makkelijk alle facturen of bonnetjes scannen. Deze komen dan automatisch in je boekhoudpakket. Alles is snel inzichtelijk en direct in de cloud opgeslagen.
7. Koppel boekhoudsoftware aan andere systemen
Sommige aanbieders bieden een alles-in-één-pakket aan. Maar het is goed te weten dat veel applicaties door middel van een API (Application Programming Interface) met elkaar te koppelen zijn, zonder dat je hier iets van merkt. Op deze manier is er voor bijna iedere ondernemer een (veelal betaalbare) online oplossing om verschillende systemen met elkaar te laten praten en hoef je geen dubbel werk te verrichten. Koppel bijvoorbeeld een kassasysteem of je salarisadministratie via een API met je boekhoudsoftware.
8. Genereer een betaalbestand
Veel boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om betaalbestanden te genereren.
Met een betaalbestand hoef je niet langer bankrekeningnummers, bedragen en omschrijvingen over te typen. Je selecteert in de boekhouding welke facturen je wilt betalen en de software maakt hier een betaalbestand van. Het enige wat je nog hoeft te doen is het bestand te accorderen in je online bankomgeving.
Zo simpel kan automatiseren zijn. Stap-voor-stap kleine repeterende handelingen niet zelf meer doen. Op den duur bespaart dit je veel tijd en is je administratie nog beter op orde.
Wil je meer weten over uitbreidingen of koppelingen en wat dit voor jou kan betekenen?
