Hoe houd je als organisatie je administratie beheersbaar en vermijd je tevens onnodig omzetverlies? Voor deze vraagstukken stond Spronk Bakkerijmachines. Het gebruik van papieren werkbonnen was niet langer houdbaar, te veel was onleesbaar, onoverzichtelijk of slingerde rond. De oplossing? Een snelle overstap naar de Field Service Software van OutSmart en de ERP-software Visma.net Financials.
Werkbon software gekoppeld aan financiële software
Om de problemen met de papieren werkbonnen op te lossen zocht Spronk een eenvoudig in te richten werkbon-app met uitgebreide mogelijkheden die gekoppeld kon worden aan een betrouwbaar financieel systeem. Na een zorgvuldig selectieproces koos Spronk voor de werkbon software van OutSmart in combinatie met Visma.net Financials via implementatiepartner AccountOne.
‘Een aangename, prettige en overzichtelijke implementatie. Doordat dit systeem gevoed wordt vanuit de stamgegevens in Visma.net, was dit laatste leidend in het traject. Vergeleken met de nodige implementaties die ik al heb meegemaakt, is deze implementatie zeer vlot verlopen: binnen een maand waren we al bezig met de bulkfacturatie. Dit kon onder andere door onze uitgebreide voorbereiding en omdat niet enorm veel data hoefde te worden overgezet’, vertelt Henry Spronk, financieel manager.
‘Onderaan de streep zien we dat de marge flink is verbeterd.’
Betere marge door digitale werkbonnen
Volgens Spronk heeft het nieuwe systeem het bedrijf geen windeieren gelegd. ‘Onderaan de streep zien we dat de marge flink is verbeterd door de afname van menselijke fouten. Eerder bleef de omzet achter bij de kosten doordat via de papieren werkbonnen niet altijd alle uitgevoerde werkzaamheden (tijdig) werden gefactureerd. Doordat nu gebruik wordt gemaakt van werkbon software is dit opgelost en draagt het systeem bij aan onze winstgevendheid.’