Succesvol hotelmanagement door dagelijks sturen op de juiste kpi’s

Als hotel group controller wilt u kunnen werken met actuele cijfers over bijvoorbeeld de bezettingsgraad en de ontwikkeling hiervan laten zien over dagen, weken, maanden en eventueel zelfs jaren. Zo kunt u immers tijdig de juiste beslissingen nemen en indien nodig tijdig bijsturen.

Helaas is de situatie voor de meeste hotel group controllers anders. Dagelijks komen de night audit(s) binnen in het financiële systeem. Deze moeten het liefst nog uitgesplitst zijn naar kostenplaats, zoals bedden, food & beverage et cetera. Doordat de frontofficesystemen (zoals pms en kassa) meestal niet gekoppeld zijn aan de backoffice (financieel systeem) moet dit handmatig of via export- en importfuncties gebeuren.

Deze cijfers moet u voor de consolidatie opnieuw per hotel exporteren naar Excel of naar een specifieke rapportagetool. Wanneer uw hotelgroep uit vijftien hotels bestaat, doet u dit dagelijks voor vijftien hotels: één voor één, iedere werkdag van het jaar! Deze tijd besteedt u natuurlijk liever aan uw eigenlijke werk: het analyseren van de cijfers, kpi’s beoordelen en daarop advies uitbrengen aan de general manager of het managementteam.

Tijd voor een efficiencyslag
Herkent u uw eigen situatie? Dan is het de hoogste tijd voor een echte efficiencyslag! Door te zorgen dat alle cijfers van alle hotels geautomatiseerd samenkomen in één financieel systeem, dat volledig inzicht biedt op zowel hotel- als groepsniveau, zet u een volgende stap in de automatisering van uw hotelgroep. Zo kunt u, samen met het management, zorgen voor een gezonde financiële bedrijfsvoering van de hotelketen. U hebt omzet- en/of resultaatdoelstellingen te halen en het management kan tijdig anticiperen op veranderingen in de markt. Actuele en betrouwbare data vormen hiervoor de basis.

Dagelijks monitoren op kpi’s
Dankzij de automatisering en de nieuwe systeemfunctionaliteit kunt u zich concentreren op hoogwaardige taken. U hebt nu tijd voor analyse, prognoses en overleg en neemt zakelijke beslissingen niet langer op basis van intuïtie en handmatig verkregen cijfers, maar op exacte cijfers en correcte berekeningen.

Stel zelf eenvoudig en geheel naar eigen wens rapporten en dashboards samen met diverse grafische en cijfermatige rapportages. Zet hierin de hoofd-kpi’s zodat u, en de general manager, deze dagelijks kunnen monitoren, zowel op hotelniveau als op hotelgroepniveau, om tijdig te signaleren en bij te sturen. Uiteindelijk betekent dit een flinke kostenbesparing. Door meer inzicht kan het management immers eerder en beter reageren op zaken die niet goed gaan en indien nodig tijdig bijsturen.

Meer weten? Download dan de whitepaper ‘De volgende stap in financieel management voor de hotellerie’.

Over de auteur

Bij Petra de Mol van Visma-partner eServiceware staat service op nummer één. Dit gebeurt met veel enthousiasme, want bedrijfsprocessen automatiseren vinden ze echt leuk bij eServiceware! De hospitality branche is een van de specialiteiten van Petra. Hebt u een vraag aan Petra? Mail dan naar petra.de.mol@eserviceware.com.