Altijd lekker, zo’n nieuw jaar. De doelstellingen zijn in grote lijnen geformuleerd en je team weet wat het te doen staat. Je eigen agenda ziet er nog relatief leeg uit dus alle tijd om er nu eens echt bovenop te gaan zitten. Laat maar binnenrollen die opdrachten!
Maar hoe ziet de situatie er na twee maanden uit? Je moest onverwacht veel tijd besteden aan het oplossen van een probleem met een project bij een grote klant. Daarnaast waren er veel zieken waardoor er geschoven moest worden met een aantal opdrachten. Natuurlijk heb je wel gezien dat de wekelijkse verkoopresultaten wat tegenvallen, maar je hebt nog geen tijd gehad om hier verder naar te kijken. Herkenbaar?
Stuurinformatie niet opzoeken maar laten komen
Er kunnen natuurlijk allerlei redenen zijn waarom bepaalde doelstellingen niet gehaald worden. Het inzicht dat er bij het maken van de plannen wel was, gaat vaak al snel verloren in de dagelijkse hectiek. Om dit te voorkomen is het zaak vooraf te bepalen waarop je wilt sturen en ervoor te zorgen dat deze stuurinformatie ook altijd direct beschikbaar is, zonder daar zelf tijd aan te hoeven besteden.
Bepaal stuurinformatie vooraf en zorg dat het direct beschikbaar is
Natuurlijk wil je niet steeds allerlei Excel-sheets moeten ontleden, zeker niet op een moment dat snel ingrijpen noodzakelijk is. Duidelijke managementrapportages moet je met een druk op de knop paraat hebben. Een geïntegreerd systeem kan je helpen om op elk moment te kunnen beschikken over de juiste informatie. Als je pas naar oorzaken gaat kijken op het moment dat je de cijfers terug ziet lopen, loop je immers al achter de feiten aan.
Weten is één ding, ernaar handelen een tweede
Als vooraf duidelijk bepaald wordt waarop gestuurd wordt, bijvoorbeeld de verwachte waarde van een opdracht, urenverwachting, bezettingsgraad en werkvoorraad, dan is snel per project inzichtelijk waar het eventueel spaak loopt. Op die manier ben je niet alleen altijd snel op de hoogte van de laatste stand van zaken zodat dat duidelijk is, maar ontstaat er ook meer tijd en ruimte om daadwerkelijk iets met deze informatie te doen. Misschien was het probleem bij die grote klant dan wel helemaal niet ontstaan en was die verwachte order wel verzilverd. Verkoop begint immers bij inzicht…
Een laagdrempelig systeem voor projectorganisaties
Met Visma Severa helpen we projectorganisaties processen efficiënt in te vullen. Van verkoop, projectmanagement, planning, urenregistratie, facturering tot en met managementrapportages. Dat zorgt er voor dat je altijd grip hebt op de lopende projecten (marketing, verkoop, uitvoering). Het levert bovendien real-time inzicht in waar je staat en wat je de komende periode kunt verwachten. Zo kun je er als organisatie voor zorgen dat je je afspraken netjes nakomt. Ook als klanten aanvullende vragen stellen.
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2015/02/NielsOlthuislr.jpg” ]
Niels Olthuis is Product Marketeer Severa bij Visma Software[/author]