Elektronisch factureren, financial dashboards, een coachende accountant. Het is de toekomst voor de financiële administratie van ondernemingen en de dienstverlening van accountants. ‘Een moderne ondernemer verwacht van een accountant dat hij in de cloud zit en altijd actuele data kan inzien’, aldus Ingeborg Walbrecht, productmarketingmanager accountancy bij Visma Software.
Welke rol gaat automatisering in de administratie spelen voor de ondernemer?
‘Geen ondernemer kan zonder online tools voor het op orde houden van zijn boekhouding, dus die rol wordt heel groot. Hoe een ondernemer daarmee omgaat kan op verschillende manieren: zelf een pakket gebruiken of online samenwerken met je accountantskantoor. Als ondernemer wil je grip hebben op je bedrijf. Door de huidige graad van automatiseren is het mogelijk om elke dag bij te zijn, en dus inzicht te hebben in actuele cijfers. Met deze actuele gegevens kan een ondernemer proactief sturing geven aan zijn onderneming in plaats van achteraf constateren of zaken wel of niet goed zijn gegaan.’
‘Met actuele gegevens kan een ondernemer proactief sturing geven aan zijn onderneming’
Wat zijn de mogelijkheden om inzicht te krijgen in je onderneming?
‘In het huidige tijdperk is al heel veel geautomatiseerd: alles in de cloud, op mobile en met apps. Dat geldt ook voor de boekhouding. Als ondernemer hoef je niets meer zelf te installeren, maar log je in via internet. Ook de handmatige invoer wordt steeds verder gereduceerd. Data komt steeds meer system-to-system binnen, zoals de directe bankenkoppeling waarbij bankafschriften van een ondernemer direct in de boekhouding aanwezig zijn. Of de inkoopfacturen die meer en meer ‘echt’ elektronisch worden aangeleverd. Hiermee helpen wij ondernemers om gemakkelijk zonder invoerwerk de administratie al voor 85 procent op orde te hebben. Door die automatisering faciliteren wij de ondernemer met actuele data waarmee hij echt grip heeft op zijn financiële situatie.’
Hoe kan je accountant je helpen met het opzetten van een digitale administratie?
‘De accountant moet samen met de ondernemer aan de administratie kunnen werken en gemakkelijk kunnen meekijken met het financiële reilen en zeilen van het bedrijf. De ondernemer kan er dus voor kiezen zelf de administratie volledig te voeren of alleen een deel daarvan te doen, bijvoorbeeld alleen de facturen maken. Wanneer je dit samen in één systeem doet, komt automatisch alle informatie samen. Als accountant kan je de ondernemers vervolgens faciliteren met bijvoorbeeld financiële dashboards die zij ter beschikking stellen, zodat de ondernemer meteen ziet hoe hij ervoor staat. Het gaat dus om het bieden van toegevoegde waarde en hoe een ondernemer wordt ontzorgd.’
Wat doen ondernemers vooral zelf en wat doen accountants?
‘Dat hangt vooral af van het soort ondernemer en zijn kennisniveau. Ik verwacht dat de data die elektronisch binnenkomen in een boekhoudsysteem, heel snel enorm zullen toenemen, maar het is lastig te bepalen wat de verhouding is tussen wat de accountant doet en wat de klant zelf doet. Ik verwacht dat de samenwerking met een accountantskantoor die softwaretools faciliteert wel steeds groter zal worden. Een accountantskantoor zal deze selfservices meer en meer gaan faciliteren en dit wordt de komende jaren ook steeds belangrijker. Het doel van selfservices voor ondernemers is ervoor te zorgen dat zij, dankzij vergaande automatisering, met minimale inspanning hun deel van de administratie kunnen voeren. Met een goede tool voor selfservice kunnen ondernemers zelf hun gegevens invoeren en gemakkelijk samenwerken met hun accountants- of administratiekantoor. Accountants zullen dan vervolgens een meer adviserende en coachende rol krijgen aan de hand van die data. Een accountantskantoor wordt daarmee een financieel verlengstuk van de ondernemer. Zelf noemen wij dat servicemanagement. Een moderne ondernemer verwacht van een accountant dat hij in de cloud zit en dat hij altijd actuele data kan inzien. Hij wil een portaal om in te loggen en kunnen kiezen welke service hij afneemt: de totale boekhouding, alleen een financieel dashboard, online rapportages, een online factureersysteem of bijvoorbeeld alleen een app om inkoopfacturen goed te keuren.’
Wat zijn in online boekhouden valkuilen voor een ondernemer?
‘Alles valt en staat natuurlijk met je eigen discipline. Dat is online niet anders dan offline. Een voordeel is wel dat data elektronisch binnenkomt, zodat handmatig inboeken dus bijna is weg geautomatiseerd. Nu scannen ondernemers vaak hun facturen nog in, maar in de nabije toekomst zal elektronisch factureren steeds meer ingeburgerd raken. Als dat gemeengoed wordt, dan hoeft niemand ooit meer facturen in te kloppen. Hetzelfde geldt voor bankafschriften. De valkuil voor ondernemers dat ze achterlopen met hun boekhouding of data verkeerd invoeren wordt automatisch een stuk minder.’
‘De valkuil voor ondernemers dat ze achterlopen met hun boekhouding wordt dankzij online boekhouden een stuk minder’
Hoe ziet de toekomst van de accountancy en online boekhouden eruit?
‘Je zult steeds meer system-to-system zien. Het boekhoudsysteem structureert de data. Een ondernemer krijgt bijvoorbeeld zijn facturen ook sneller betaald want de doorlooptijd is korter wanneer dit system-to-system gebeurt. Dat is weer goed voor de liquiditeitspositie van de ondernemer en zo is de cirkel weer rond. Ik denk dat in de verdere toekomst alles in de cloud samenkomt en er optimale samenwerking is tussen alle partijen in de keten. De ondernemer zal beter inzicht krijgen in en een betere grip krijgen op zijn onderneming, omdat men dichter op de actuele data zit. De ondernemer kan in die optimale samenwerking dus sneller sturen op punten die niet goed gaan en meer gas geven op zaken die wel goed gaan.’
Hoe ondersteunen jullie ondernemers bij het onderhouden van de administratie in 2017?
‘Visma biedt ondernemers een volledig online boekhoudsysteem in de cloud, waarbij hij kan kiezen of hij zelfstandig de software afneemt direct via onze website of via de online omgeving van de accountant. In beide gevallen kan de accountant altijd meekijken. Met Visma eAccounting bieden wij zzp’ers en ondernemers online boekhoudsoftware die specifiek ontworpen is voor efficiënt boekhouden. Visma eAccounting is uit te breiden met extra diensten zoals een geïntegreerde webshop, zodat je geen aparte ingewikkelde koppelingen hoeft te maken, of met een module voor uren- en onkostenregistratie. De boekhoudsoftware is beschikbaar op alle mobiele devices en ook als app. Uiteraard voorziet het programma de ondernemer van actuele dashboards en een btw-aangifte.’
Dit artikel werd gepubliceerd in de e-paper Financieel gezond.
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2016/11/ingeborgwalbrecht-1.jpg” ]
Ingeborg Walbrecht is productmarketingmanager Accountancy bij Visma Software. Vragen aan Ingeborg? Mail dan naar [email protected]
