Wanneer is het tijd om te automatiseren?

Wanneer je:

  • je (project)organisatie opstart;
  • betrouwbaarder wilt kunnen werken;
  • meer wilt kunnen doen met dezelfde mensen;
  • wilt groeien;
  • kosten wilt besparen.

In Nederland startten in 2015 bijna 163.000 bedrijven volgens het CBS. Volgens ING zal ongeveer 70% van de starters doorgaan. Twee op de drie. Dat is toch lang niet slecht? En zoveel heb je niet nodig om te starten. In ieder geval niet als het gaat om software.

Wat heb je nodig om te beginnen?

laptopwebinarKijkend naar business software heb je niet zoveel nodig in het begin. Een goede laagdrempelige boekhoudoplossing als Visma eAccounting waarmee je je facturen kunt versturen en je kosten goed kunt registreren en klaar ben je. Met Excel kom je namelijk een heel eind. Standaardspreadsheets voor planning van projecten, urenregistratie en dergelijke helpen je bij het maken van een start.

Kies je er toch voor (al dan niet vrijwillig) om te stoppen, dan heeft het avontuur je maar een paar tientjes per maand gekost. Maar ben jij die doorzetter met dat goede plan en dat mooie aanbod? Dan komt er een moment waarop je verder gaat kijken naar automatisering.

Betrouwbaarder werken is een wens die hoort bij succes

Je eerste klanten kun je vaak prima ondersteunen. Sterker nog, deze bedien je zo goed dat zij zorgen voor je volgende klanten. Die verwachten hetzelfde ondersteuningsniveau. En stapje voor stapje bouw je aan je succes. Tot op een bepaald moment Excel niet meer voldoet. Met allerlei kunst- en vliegwerk red je het nog om je klanten goed te helpen. Maar dan gebeurt het. Een afspraak vergeten, een deadline niet gehaald, je planning die in de knoop raakt omdat een leverancier niet tijdig levert..

Betrouwbaar werken is een wens die hoort bij succes

Wil je dat probleem oplossen? Of liever nog: voorkomen? Kijk dan op welke manier automatisering je hierbij kan helpen. Op de markt zijn veel verschillende oplossingen beschikbaar. Hoe je daar je weg het gemakkelijkst in vindt, begint bij het stellen van de juiste vragen. Met een praktisch stappenplan voor projectorganisaties helpen we je daarbij… Je geeft zelf de antwoorden!

Vraag het stappenplan aan

Meer doen met dezelfde mensen vergroot je marge

Zit je in de situatie waarbij je tegen de grenzen van je capaciteit aanloopt? Maar niet zodanig dat het uitbreiden van je team zonder risico is? Dan is het goed om te onderzoeken of je met dezelfde mensen meer kunt doen.

Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Hoe en vooral waar begin je? De beste plek om te beginnen is bij de niet-declarabele tijd die je mensen moeten besteden om hun werk goed uit te voeren. Denk aan tijdvreters als het maken van overzichten en rapportages. Of ellenlange overleggen om elkaar bij te praten over de huidige stand van zaken.

Automatisering kan hier een belangrijke tijdwinst opleveren. Stel dat van één van je medewerkers de administratieve last teruggebracht kan worden met 1 uur per week. Dan heb je op jaarbasis al gauw een hele werkweek gewonnen (2,5 % meer declarabele tijd)! Voor projectorganisaties geldt dat je waarschijnlijk veel meer dan 1 uur per week per medewerker kunt winnen door geautomatiseerd de gewenste overzichten te verkrijgen.

Automatisering kan tijdwinst opleveren

Visma Severa is een alles-in-één-cloudoplossing die van verkoop tot projectmanagement en van uren- en kostenregistratie tot facturatie de bedrijfsprocessen ondersteunt. Door de integratie van de processen scheelt het bedrijven alleen al door efficiënter en betrouwbaarder factureren dagen per maand.

Zien hoe dit voor jouw organisatie in zijn werk gaat? Vraag een online demo aan.

Vraag een online demo aan

Groeien is snoeien, bemesten en water geven

Wanneer je wilt groeien is het essentieel dat je weet hoe je resultaten tot stand komen.

  • Bij welke doelgroepen presteren we goed en welke doelgroepen moeten we schrappen?
  • Op welk type projecten verdienen we geld en op welk type projecten moeten we de werkwijze onder de loep nemen?
  • Waarin excelleren mijn mensen? Waarbij hebben zij hulp nodig?

Deze vragen kun je alleen beantwoorden wanneer je van begin tot eind je bedrijfsprocessen in kaart hebt gebracht. Zowel je operationele- als je financiële processen.

vismaseveralaptopmain606x210

 

We spreken veel projectorganisaties die voor verschillende (deel)processen verschillende oplossingen gebruiken. Hoe zit dat bij jouw organisatie? Klinkt dit herkenbaar?:

  • Een crm-pakket voor de verkoop (misschien zelfs wel Outlook)
  • Een pakket voor projectplanning (Excel?)
  • Een oplossing voor urenregistratie (Excel?)
  • En een financieel pakket (AccountView, Mamut of Visma eAccounting?)

Om de benodigde inzichten te verkrijgen zul je in een dergelijke situatie handmatig de bronnen aan elkaar moeten knopen. Het maken van deze rapportage is naast een (voor sommige mensen vervelende) erg tijdrovende klus ook nog eens een erg foutgevoelig karwei.

Automatisering kan je dit handmatige werk uit handen nemen. Door gespecialiseerde oplossingen te integreren zorg je ervoor dat je operationele en financiële processen perfect op elkaar aansluiten. Dat geeft de garantie dat je op ieder gewenst moment ziet hoe je resultaten tot stand komen. Sterker nog, je kunt ze tijdig beïnvloeden. Op die manier verbeter je je resultaten, kun je de succesvolle onderdelen uitbouwen en de focus leggen op aandachtsgebieden die je groei beperken.

Lage overhead als onderscheidend vermogen

Het in Noorwegen ontwikkelde ‘Nordic model’ is gebaseerd op het zo declarabel mogelijk maken van je organisatie. Personeelslasten zijn er, net zoals in Nederland, erg stevig. Om te kunnen concurreren met landen waar de salarissen lager zijn is het Nordic model ontwikkeld. Het is erop gericht zo min mogelijk bezig te zijn met werkzaamheden die je als overhead zou kunnen beschouwen. Efficiency, efficiency en nog eens efficiency. Dat levert een zeer hoge productiviteit op en zo blijf je als ‘duur’ bedrijf concurrerend.

Visma heeft in de zakelijke Scandinavische markt de positie bereikt van ‘household brand’ omdat de Visma-oplossingen ervoor zorgen dat medewerkers vrijwel al hun tijd kunnen besteden aan productieve/declarabele uren. Door te investeren in automatisering verlaag je dus je overhead en win je aan onderscheidend vermogen. Juist in de markt waar concurrentie zo scherp is als in Nederland.

Door te investeren in automatisering verlaag je je overhead en win je aan onderscheidend vermogen

Wil je een keer met een van onze gespecialiseerde partners de mogelijkheden van automatisering voor jouw organisatie bespreken? Zorg dan dat je goed voorbereid bent. Het stappenplan kan je hierbij helpen. Download het stappenplan, dan zorgen we bovendien voor een afspraak met een van onze gespecialiseerde partners.

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketeer Visma Severa bij Visma Software