Facturen sturen, hoe vaak doet uw bedrijf dat? Elke dag, elke week of iedere maand? En het monitoren van deze facturen, worden ze op tijd betaald of moet u herinneringen of zelfs aanmaningen sturen? Heeft u inzicht in hoeveel tijd en kosten hiermee gemoeid gaan?
We hebben een en ander eens op een rij gezet:
- Verzamelen factuurgegevens
- Overtypen factuur
- Boeken in de administratie
- Verzenden per e-mail
- Indien nog per post: papier, inkt, verzendkosten
- Flow voor akkoord factuur
- Correctie van fouten
- Monitoren van betalingen
- Herinneringen sturen
- Aanmaningen sturen
Dit alles omgerekend naar tijd en geld komen de kosten van een handmatig verwerkte factuur op gemiddeld 25 euro!* Ga maar na hoe dat bedrag bij grote aantallen facturen kan oplopen.
Hoe kunt u facturatiekosten terugdringen?
Wellicht dat er binnen uw organisatie wat winst behaald kan worden door het facturatieproces anders te organiseren, door efficiënter te werken. Maar wat echt een aanzienlijk verschil kan maken is overgaan op elektronisch factureren. E-facturatie kan zorgen voor het terugbrengen van de kosten van een factuur van 25 euro naar 2,50 euro! Maar wat is e-facturatie ook alweer precies?
Wat is elektronisch factureren?
Veel facturen worden nog per post of per e-mail verstuurd en ontvangen. Met digitaal versturen wordt dan bedoeld het sturen van een e-mail met de factuur als bijlage in een pdf of Word-document. Maar het versturen van die e-mails, of het opslaan van die bijlagen, gebeurt vaak nog handmatig. Dit kost niet alleen veel tijd, maar ook geld. En de kans op het maken van fouten is hierbij groot met alle gevolgen van dien.
E-factureren gaat een stap verder. De software maakt van een factuur een gestructureerd bestand. Hierdoor kunnen de gegevens op de factuur vanuit het ene boekhoudprogramma elektronisch en geautomatiseerd verwerkt worden in een ander boekhoudprogramma. System-to-system.
De voordelen op een rij
Dat elektronisch factureren voor een aanzienlijke kostenbesparing kan zorgen, komt door een combinatie van factoren. De overweging waard voor uw organisatie?
- Tijdsbesparing: Er zijn minder handelingen nodig om facturen te versturen en te verwerken omdat deze direct in de boekhouding terechtkomen.
- Beter inzicht: in- en uitgaande facturen staan sneller in de boekhouding waardoor u over realtime cijfers beschikt.
- Sneller betaald: Een e-factuur wordt eerder betaald dan een papieren factuur.
- Nauwkeuriger: geen fouten door handmatige verwerking
- Veiliger: een e-factuur wordt gecontroleerd op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. Spookfacturen en dubbele facturen krijgen hierdoor geen kans
- Goedkoper: geen print- en portokosten
- Duurzamer: minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot
*Volgens onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group en Hackett en Gartner)
Wilt u meer weten?