Misschien was uw bedrijf al vertrouwd met digitaal werken of u heeft zich de afgelopen weken snel heeft moeten aanpassen. Sommige processen heeft u waarschijnlijk direct digitaal omarmd, zoals vergaderen. Maar er zijn heel veel mogelijkheden om slim in de cloud te werken. We geven u graag enkele tips om efficiënter te werken. Hieronder vindt u enkele voorbeelden.
7 tips om slimmer te werken met digitale cloudoplossingen
Tip 1 – Samenwerking in de cloud
Inmiddels door bijna iedereen wel omarmd: overal en altijd vergaderen met klanten, medewerkers en partners via een computer, mobiele telefoon en tablet. Er zijn verschillende tools voor het hosten van vergaderingen en om via chat in contact te blijven. Google Chat en Google Meet zijn eenvoudige en gratis tools voor het verzenden van berichten en het faciliteren van videovergaderingen.
Documenten kunnen ook worden gedeeld in de cloud voor eenvoudige samenwerking en ook hier biedt Google oplossingen voor, via Google Drive. Slack is een andere samenwerkingsoplossing die door veel organisaties wordt gebruikt om snel informatie te delen.
Tip 2 – Online urenregistratie
Met online urenregistratieservices kunnen uw werknemers hun werktijden volgen waar ze maar willen, zowel op pc als op mobiel of tablet. Dit vereenvoudigt het proces en geeft u tegelijkertijd een goed overzicht. Als u urenregistratie integreert met uw boekhoudprogramma, kunt u tijdrovende processen verder digitaliseren en automatiseren. Met boekhoudsoftware kunnen u en uw collega’s bijvoorbeeld uren en uitgaven bijhouden terwijl ze niet op kantoor zijn, en kunt u klanten eenvoudig factureren zodra de klus is geklaard.
Tip 3 – digitale facturering
Wat als u al het handmatige boekhoudwerk opzij zou kunnen zetten? Het inschakelen van elektronische facturering (e-facturering) helpt u daarbij. Digitale facturering is simpel gezegd een gemoderniseerde betalingsstroom die de tijd en kosten voor het verzenden en ontvangen van facturen aanzienlijk verkort. Zo ziet het proces van het verzenden van een factuur eruit:
- Een goede tool voor digitale facturering maakt de factuur automatisch aan, haalt gegevens uit de juiste bronnen op en stelt u in staat de juistheid ervan te bevestigen voordat u deze verzendt.
- De software stuurt de factuur vervolgens elektronisch naar de ontvanger, die op de hoogte wordt gesteld van zijn aankomst.
- Als de klant zijn proces al zo heeft ingericht dat hij een elektronische factuur rechtstreeks in zijn financiële oplossing kan ontvangen, gaat hij daarheen. Zo niet, dan wordt de factuur automatisch per e-mail of per post verzonden.
- Bijna alles gebeurt automatisch en het is niet nodig om handmatig gegevens in te voeren, af te drukken of papier via de post te verzenden.
- De software werkt ook als uw factuurinbox: dat betekent dat u alle inkomende facturen centraal op één plek heeft, ongeacht of de factuur oorspronkelijk elektronisch, in pdf-formaat of van papier was.
Tip 4 – Scanservices
Door gebruik te maken van slimme scanservices kunt u bonnen en facturen scannen zodat ze rechtstreeks naar de boekhoudsoftware worden gestuurd – klaar voor registratie. Stel dat een medewerker een bon moet scannen. Hij of zij maakt er een foto van, vervolgens leest en interpreteert de app de inhoud zodat de datum, het bedrag, de btw en de plaats van aankoop automatisch worden ingevuld. Deze informatie wordt ook ingevoerd in het boekhoudprogramma. U vermijdt veel handmatig werk en uw medewerkers kunnen eenvoudig bonnen en aankopen insturen.
Tip 5 – Deel de huidige bedrijfsstatus
Hoe zijn uw bedrijfsresultaten dit kwartaal? Cloudgebaseerde financiële oplossingen geven u een duidelijk en eenvoudig overzicht van de financiële resultaten via grafische dashboards. Door dit dashboard met in de organisatie te delen, zorgt u ervoor dat iedereen dezelfde actuele informatie krijgt.
Tip 6 – Profiteer van e-commerce
Met een webshop kunt u uw goederen 24 uur per dag online verkopen, ongeacht waar uw klanten zijn. Het kan met name relevant zijn in deze tijden waarin nog steeds wordt aangeraden om drukte te vermijden. Wellicht wilt u uw fysieke winkel aanvullen met een webshop of moet u uw bedrijfsmodel wijzigen omdat steeds meer mensen online winkelen. Er zijn verschillende webshop oplossingen die het eenvoudig maken om een webshop op te zetten. Het kan ook een goed idee zijn om de webshop oplossing te integreren met een e-boekhoudservice.
Tip 7 – Directe bankkoppeling
Met een directe bankkoppeling worden alle transacties van de online bank dagelijks automatisch overgeboekt naar uw boekhoudprogramma. Betalingen komen overeen met de juiste factuur en de leveranciersfactuur wordt automatisch ter betaling naar de online bank gestuurd.
Meer weten?
Dit zijn slechts enkele van de vele manieren waarop u efficiënter en slimmer kunt gaan werken door te profiteren van digitale technologie.
Wilt u meer weten over een van deze oplossingen of een vrijblijvend advies krijgen voor uw organisatie? Neem gerust contact met ons op via [email protected] of vul dit contactformulier in!
