Whitepaper: Wat iedere projectorganisatie over onderhanden werk (ohw) moet weten

Het is weer die tijd van het jaar. De onderhandenwerkpositie moet binnenkort weer vastgesteld worden. Voor veel bedrijven een heidens karwei. Bovendien een kostbare wettelijke verplichting, want de accountant is er vaak veel tijd aan kwijt.

Wat is onderhanden werk ook alweer?

De term onderhanden werk wordt gedefinieerd als elk werk dat op balansdatum nog niet kan worden afgesloten. Voor veel ondernemers is het een nogal ontastbaar begrip. Daarom is het goed om te beginnen bij de doelstelling van onderhanden werk. De belasting heeft onderhanden werk in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat de fiscale balans en de commerciële balans zo dicht mogelijk bij elkaar liggen.

Winst nemen

In de praktijk moet je als ondernemer dus winst verantwoorden naar rato van de voortgang van de werkzaamheden. Concreet houdt dit in dat wanneer je 50 % van een project gerealiseerd hebt op de balansdatum, je over dat deel alvast je winst moet nemen. De hoogte van het onderhanden werk kan worden bepaald door de kosten op te tellen die nog niet zijn gefactureerd vermeerderd met het winstaandeel van deze kosten.

Dit impliceert nogal wat. Je moet namelijk per project van alles bijhouden: arbeid, inkoop, financiering, afschrijvingen et cetera. Als je met verschillende systemen werkt, is het een flinke klus om de juiste informatie bij elkaar te krijgen.

De berekening van je ohw-positie: kostenregistratie is essentieel

Om je onderhandenwerkpositie te bepalen is één ding essentieel: de kosten. Alle kosten. Dat betekent dat arbeidskosten (uren), inkoop, financieringskosten en alle andere aan projecten toerekenbare kosten inzichtelijk moeten zijn. Het digitale platform Financieel Management publiceerde een artikel van Drs. Rene Verbrugge en Drs. Daan van de Loo met een helder schema dat laat zien welke elementen van invloed zijn.

ohwschema

Wellicht herken je deze werkwijze om te bepalen wat de onderhandenwerkpositie is: je bekijkt (samen met de projectleiders) per project wat de voortgang is. Bovendien moet je in kaart brengen welke kosten er bij dit project zijn gemaakt. Zijn alle uren geschreven? Staat alle inkoop wel geregistreerd bij dit project? Heb je zicht op alle toewijsbare kosten? Bovenstaand schema laat goed zien waarom het van belang is om alles goed vast te leggen. Wanneer je dit niet doet, wordt het bepalen van je onderhandenwerkpositie op de balansdatum een zeer stressvol, tijdrovend en foutgevoelig karwei.

Onderhanden werk kan een stuk gemakkelijker én goedkoper

Zoals beschreven is het bijhouden van je kosten essentieel. Met de juiste hulpmiddelen wordt dit onderdeel van je dagelijkse processen, zonder dat het je meer tijd of moeite kost dan nu. Dit levert direct en indirect meteen een kostenbesparing op. Je accountant is er minder lang mee bezig en je hoeft er zelf (of je medewerkers) ook niet zo veel tijd in te steken.

Om je hierbij te helpen hebben we een whitepaper voor je gemaakt. Hierin staat beschreven waar je op moet letten bij onderhanden werk. Bovendien gaan we nog een stap verder. Onderhanden werk kan je namelijk inzichten bieden die ervoor zorgen dat je betere keuzes maakt.

Download de whitepaper

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketeer Severa bij Visma Software