Accountantsorganisatie Vanhier:
Niet van gisteren!
AccountView is voor Vanhier de spil binnen de financiële administratie geworden. Door de efficiënte administratievoering kan het bedrijf zijn klanten binnen een vast budget toegevoegde waarde bieden.
Vanhier heeft tien partners, rond de honderd mensen in dienst en de omzet is ongeveer tien miljoen. Het kantoor richt zich vooral op de grote ‘k’ en de kleine ‘m’ van het mkb en heeft de focus op de dga. Sinds 2011 is Vanhier ook landelijk actief op de onderwijsmarkt. Bestuursvoorzitter Hans Koning: 'We zijn accountants en adviseurs die ondernemers en scholen willen helpen om vooruit te kijken.'
Het beste pakket voor de toekomst
Voor de fusie werkte Vanhier met diverse grote boekhoudpakketten als Exact, AFAS en AccountView en nog een aantal kleinere pakketten. Koning: 'De strategie was dat de kantoren die aanhaakten er 
wel een pakket uit zouden doen. In de praktijk is gebleken dat deze theorie niet opging en dat er vaak zeer bijzondere oplossingen ontstonden. Daarom zijn we gestart met een uitgebreide zoektocht naar het beste boekhoudpakket voor de gehele nieuwe organisatie.' Een presentatie door Visma Software-partner Databas tijdens deze selectiefase overtuigde Vanhier ervan dat AccountView het beste pakket voor de toekomst bood. 'Dat kwam voor een belangrijk deel door de visie van Visma op xblr/sbr en uiteraard ook door de goede functionaliteit voor alle andere handelingen die je binnen een kantoor moet kunnen uitvoeren,' zegt Daan van der Poel, partner, accountant en ict-specialist bij Vanhier.
Meer controller dan accountant
Vanhier heeft een unieke visie op de toekomst. Van der Poel: 'Wij zien een ontwikkeling richting een fysieke frontoffice en een backoffice, waarbij de laatste de ‘fabriek’ is waar de data worden verwerkt. Bij de keuze voor nieuwe software ging het ons om twee belangrijke zaken: enerzijds het op tijd klaar zijn voor het te verwachten sbr-geweld vanaf 2013, anderzijds om de standaardisatie te kunnen borgen in de ‘fabriek’.' AccountView is hierbij de spil binnen de financiële administratie geworden. Door de efficiënte administratievoering garandeert Vanhier zijn klanten binnen een vast budget toegevoegde waarde te bieden. 'Dat doen we bijvoorbeeld door regelmatig tussentijds contact met een klant over zijn bedrijfsvoering. Daarmee zitten we zeker de laatste twee jaren veel meer op de controllersstoel dan op de accountantsstoel. Uiteraard zijn we goed in het samenstellen van alle formele documenten die opgeleverd moeten worden, maar in de huidige tijd is het erg van belang om de vinger aan de pols te houden om indien nodig snel bij te sturen.'
Ondernemers willen vaste prijsafspraken
Inmiddels werken veel kantoren op deze manier, maar Vanhier is de eerste die de vertaalslag heeft gemaakt naar vaste prijsafspraken met de ondernemer. Het bedrijf heeft dit concept uitgewerkt in een drietal pakketten: Vanhier Compact, Vanhier Comfort en Vanhier Compleet. 'Dat ondernemers hieraan behoefte hebben, is gebleken uit een onderzoek: vijfenzestig procent van de mkb-ondernemers heeft aangegeven dat zij graag weten wat ze maandelijks kwijt zijn. Door dit te concretiseren naar vaste financiële afspraken over de dienstverlening, in ons geval zelfs in abonnementsvorm, lopen wij echt voorop. Deze manier van werken betekent uiteraard wel dat je heel goed georganiseerd moet zijn,' aldus van der Poel.
Digitalisering als uitdaging
Ook Vanhier merkt dat steeds meer gegevens automatisch worden gegenereerd, waardoor zij duidelijke afspraken moeten maken over de controlemethoden. 'Het wordt steeds meer een samenspel tussen klant, kantoor en de digitale oplossing.' AccountView-software speelt hierbij een belangrijke ondersteunde rol. Zo werkt Vanhier met Samenstel-assistent waarmee administraties door geautomatiseerde controles op juistheid worden getoetst. Zij zien het digitale tijdperk dan ook niet als een bedreiging met betrekking tot de controle. Van der Poel: 'Integendeel! De digitalisering, de veranderingen in de branche en de economische getijden zien wij juist als uitdagingen. Doordat onze financiële pakketten allemaal met elkaar communiceren, hoeven we gegevens slechts eenmalig in te voeren en dan zit het overal goed.'
Tijdig inspelen op veranderende markt
'Uit onderzoek onder accountantskantoren blijkt dat vierentachtig procent van de accountants denkt over vijf jaar nog geld te kunnen verdienen met het samenstellen van jaarrekeningen. Daar horen wij niet bij. Ons standpunt is: alles wat met dataprocessing te maken heeft, moet gewoon zo simpel mogelijk en kostenefficiënt verlopen. Door de fabriek heen. En waar je je geld mee moet verdienen, is met het adviseren van je klanten. Bijvoorbeeld door het geven van workshops, tips geven over kostenbesparing, subsidieaanvragen, et cetera,' vertelt Hans Koning.
Geen brave accountants
Het verzorgen van administraties, aangiften en jaarrekeningen zijn processen waar de klant in principe niets van ziet of merkt. Het maakt daarom ook helemaal niet uit waar je dit doet, omdat er bij deze handelingen geen klantcontact plaatsvindt. De locaties van 
de contactmomenten zouden dan veel meer in het land mogen zijn. Vanhier is zeer onderscheidend op het gebied van marketing en communicatie. Koning: 'Wij zijn geen brave accountants. Wij willen de ondernemers prikkelen om zaken met ons te doen. Zo hebben we de zeer succesvolle ‘Ladies Night MKB accountants Vanhier’ georganiseerd. Hiervoor werden zeventig vrouwelijke ondernemers uitgenodigd om workshops met namen als ‘Bad hairday’ te volgen. Speciaal voor deze avond werden alle mannen geweerd en er waren zelfs uitsluitend vrouwelijke journalisten uitgenodigd Ook hebben we ooit, net na de val van de DSB bank, een zeer exclusieve workshop gehad met Dirk Scheringa.'
Groei door ontwikkelen en investeren
Vanhier blijft erg ambitieus. 'Wij hebben een groeistrategie die is gebaseerd op een mix van autonome groei en groei door het aantrekken van andere accountantskantoren. Met het oog op het nieuwe werken, ervaren we dat wij veel te veel kantoorruimte hebben, dus dat kunnen we onderverhuren. Je moet ook een beetje praktisch zijn in moeilijke tijden. Wij hebben ook te maken met bad hairdays, maar het is belangrijk om je te blijven ontwikkelen. Voor de crisis kwam het werk door de kieren naar binnen, dus iedereen die jarenlang gewend was om er alleen voor te zorgen dat er genoeg mensen waren om het werk gedaan te krijgen, heeft het nu niet makkelijk. Je moet continu blijven investeren. Alles wat niet groeit gaat dood. Of iets vriendelijker, alles wat je aandacht geeft, groeit,' zegt Hans Koning.