SBA Financieel Management
Klaar voor de kansen van SBR
Vanaf 1 januari 2013 moeten alle aangiften IB en VpB digitaal worden gedaan, op basis van Standard Business Reporting (SBR). Maar SBR is veel meer dan een verplichting vanuit de overheid – net zo belangrijk is dat het administratie- en accountantskantoren in staat stelt de kwaliteit van hun dienstverlening te verbeteren. Daarom doet SBA Financieel Management mee aan het SBR to Go-project van Visma Software en implementatiepartner Applifiks.
Van webwinkels tot garages, slagers en horecabedrijven: het elfkoppige SBA Financieel Management biedt kleine zelfstandigen in diverse sectoren sinds 2001 diensten voor de
bedrijfsadministratie, personeelsadministratie, vermogensadministratie en belastingadvies. Financieel manager en oprichter Peter Scholte van het in Groningen gevestigde kantoor:
“Vooral horeca is een sterke poot, daar is administratief veel eer voor ons te behalen. Margeverbetering, hoe klein ook, is essentieel. Wij zien dat als een uitdaging. Door vernieuwing in de vorm van procesautomatisering kunnen we als financieel dienstverlener het verschil maken. Niet alleen voor horecaondernemers, maar voor al onze klanten. Dit streven ligt ook aan de basis van onze deelname aan SBR to Go.”
Gestandaardiseerde processen
In 2008 zette SBA een grote stap op het gebied van procesautomatisering door volledig over te gaan op AccountView. Scholte: “Onze klanten brachten verschillende pakketten binnen. Die moesten we allemaal leren kennen en beheren. Ik wilde één oplossing met online toegang voor onze meer dan honderd klanten. De aantrekkelijke prijsstelling en heldere functionaliteit van AccountView, in combinatie met korte communicatielijnen naar de leverancier, maakten de software tot de beste oplossing voor ons. We hebben daarbij gekozen voor een oplossing die wordt gehost door CvE Solutions. Dat is een Visma Solution Center.” SBA breidde zijn AccountView-oplossing gaandeweg uit met modules voor de facturatie en urenregistratie. Voor de fiscale aangifte werd een koppeling met Primaccount gerealiseerd.
Van papieren naar digitale rapportage
Om de standaardisering compleet te maken, wilde SBA ook de jaarrapportages vanuit AccountView genereren. Daarvoor bood Visma-implementatiepartner Applifiks de ideale oplossing met One Click report. Scholte: “Op het moment dat we met One Click report gingen werken, kwam eigenlijk de bewustwording dat we alles digitaal konden doen – ook het maken van onze rapportages. Doordat je werkt vanuit één bronsysteem, kun je de kwaliteit daarvan veel beter garanderen.” De klanten van SBA vroegen bovendien zelf om digitale rapportage. “Een papieren jaarrekening is een dood ding dat klanten in de kast leggen, terwijl ze met digitale gegevens analyses kunnen maken ter ondersteuning van hun bedrijfsvoering. Daar hebben ze veel meer aan”, aldus Scholte.
Geautomatiseerd samenstellen en controleren
AccountView Samenstel-assistent en Werkprogramma maakten het cirkeltje rond voor SBA. “Daarmee voeren we sinds 2011 al onze werkzaamheden voor de samenstelpraktijk uit op één geautomatiseerd platform. De administraties van onze klanten worden niet alleen jaarlijks, maar door het hele jaar heen automatisch samengesteld en gecontroleerd. Zo kunnen we op ieder moment en op een efficiënte manier betrouwbare, digitale rapportages aan onze klanten leveren en die als basis voor ons advies gebruiken”, zegt Scholte. Als NOAB-kantoor kan SBA daarbij voor kwaliteitsborging gebruikmaken van het in Samenstel-assistent en Werkprogramma standaard beschikbare NOAB-model.
Onduidelijkheid over SBR
Met het dichterbij komen van de verplichte digitale aangifte van de IB en VpB per 1 januari 2013 en de OB een jaar later, besefte Scholte dat hij ook de nodige actie moest ondernemen op het gebied van SBR. Scholte: “SBR, XBRL, taxonomie, … ik kende ondertussen alle begrippen. Met de term taxonomie maakte ik bijvoorbeeld kennis via One Click report. Dat maakt gebruik van de Nederlandse taxonomie voor het standaardiseren van de grootboekrekeningschema’s in de online administraties van onze klanten. Maar ik zag nog niet hoe alle puzzelstukken in ons proces pasten, waar we precies stonden in de aanloop naar SBR en waar we naartoe moesten.”
Nieuwe rol accountant
SBA besloot daarom de SBR Scan uit te voeren die SBR/XBRL specialist Mark Bisschop van XBRL voor Accountants voor Applifiks ontwikkelde. Scholte: “Die scan maakte de betekenis van SBR voor ons kantoor duidelijk en liet zien wat we op dat moment wel konden en wat niet.” SBA zag door de scan vooral ook de strategische waarde van SBR in. “SBR is meer dan de implementatie van software. Het heeft invloed op je processen en je rol als accountant. Je verandert in een centrale partij, die altijd snel actuele rapportages kan leveren. Aan de klant, de fiscus, de bank, de Kamer van Koophandel, het CBS, … Het gebruik van Samenstel-assistent en Werkprogramma zorgt er daarbij voor dat je de betrouwbaarheid van de rapportages kunt garanderen. Zo ben je in staat de kwaliteit van je dienstverlening te verbeteren en meer waarde aan klanten te bieden”, aldus Scholte.
Stapsgewijs voorbereiden op SBR
Toen Applifiks en Visma Software deze zomer het SBR to Go-project startten om kleinere administratie- en accountantskantoren te stimuleren gebruik te maken van SBR, besloot Scholte zich aan te sluiten. SBA werd zo een van de acht kantoren die deelnemen aan SBR to Go. Het project bestaat uit een aantal stappen, waarbij deelnemers de nodige ondersteuning krijgen. SBA heeft inmiddels al een aantal van deze stappen genomen, met Applifiks als 
partner voor de functionele inrichting en CvE Solutions voor de technische implementatie. Tot de genomen stappen behoren de scan, de implementatie van de benodigde software en het PKI-certificaat dat nodig is voor de authenticatie van SBA als afzender van de SBR-rapportages. Daarnaast maakt het kantoor al gebruik van Samenstel-assistent en Werkprogramma en beschikt het over een portal voor de accordering van de SBR-aangifte door de klant. SBA is hiermee helemaal klaar om met SBR aan de slag te gaan en te profiteren van de kansen die dit biedt.
“SBR geen kwestie van moeten, maar van willen”
“De overheid beoogt een administratieve lastenverlichting met SBR. Grotere accountants- en administratiekantoren zijn er al volop mee bezig. Bij kleinere accountants- en administratiekantoren is er echter nog veel onduidelijkheid en weerstand tegen SBR. Het probleem is dat iedereen naar iedereen kijkt. Ondernemers kijken naar hun accountant en die kijkt op zijn beurt weer naar zijn softwareleverancier. Door belastingaangifte via SBR verplicht te stellen, probeert de overheid beweging in de zaak te krijgen”, zegt Durk Tuinier, adviseur financiële software van Applifiks. Applifiks is de implementatiepartner die samen met Visma Software het SBR to Go-project in het leven riep om kleinere kantoren bewust te maken van het belang van SBR en ze te ondersteunen bij de implementatie. Tuinier: “Het belang van SBR gaat veel verder dan verplichte rapportage en lastenverlichting, het biedt accountants- en administratiekantoren belangrijke nieuwe kansen. SBR is daarom niet zozeer een kwestie van moeten, maar van willen. Die bewustwording willen we met SBR to Go bereiken”, aldus Tuinier.