Yntema & Kersten

Yntema & Kersten: ruimte voor vernieuwing

Dankzij digitale verwerking van administraties volop ruimte voor vernieuwing

Innoveren vanaf een gedegen basis; dat is waar de bedrijven Yntema & Kersten en Finshare voor staan. Jurre Yntema en Diana Kersten ondernemen vanuit de filosofie dat het delen van kennis, netwerk en expertise iedereen zakelijk vooruit helpt. De inzet van innovatieve automatisering sluit daar perfect bij aan.

Adviesbureau Yntema & Kersten is gevestigd in Almere en heeft, in aanvulling op de twee partners Jurre Yntema en Diana Kersten, vijf medewerkers in dienst. Yntema en Kersten ontmoetten elkaar aan de start van hun carrière, bij Ernst & Young. Beiden gingen daarna als ondernemer aan de slag en de expertise die zij gedurende hun loopbaan opdeden, combineren ze sinds een paar jaar binnen hun twee bedrijven: Yntema & Kersten en Finshare. “We beschikken over uiteenlopende kennis en vaardigheden,” vertelt Jurre Yntema. “Mijn achtergrond als registeraccountant en Diana’s ervaring als fiscaal adviseur, zorgen voor een brede basis. Daarnaast vullen we elkaar aan qua karakter, ik ben altijd bezig met nieuwe dingen en Diana is meer behoudend. Ik ben een goede motor voor beide bedrijven en zij is het geweten!” aldus Yntema.

Flexibiliteit software ondersteunt diversiteit werkzaamheden

Op de visitekaartjes van Yntema & Kersten staat ‘Fiscale en administratieve dienstverlening’ en ‘Overnamebegeleiding’. Yntema vertelt: “Als we bedrijven adviseren bij een splitsing vervullen we de functie van mediator. En als een klant zijn bedrijf onder begeleiding failliet moet laten gaan, zijn we financieel adviseur. Maar we zijn ook betrokken bij veel overnames en verzorgen voor cliënten de volledige administratie. Ons werk is erg gevarieerd en daar halen we veel energie en inspiratie uit.” Vanaf de start van hun bedrijf wilden Yntema & Kersten gedegen accountancysoftware inzetten om de administraties van hun cliënten zoveel mogelijk digitaal te kunnen verwerken. Dat biedt hen meer ruimte om zich te richten op de uiteenlopende advieswerkzaamheden. De keuze voor een softwarepakket was eigenlijk snel gemaakt. Diana Kersten werkte al eerder met AccountView en was daarover erg tevreden vanwege de goede mogelijkheden om data te exporteren en analyseren. “Dat is erg zinvol gezien onze diversiteit aan werkzaamheden”, zegt Yntema.

Visma en Arch-IT betrouwbare partners

Yntema zag bij zijn eerdere werkgevers en bedrijven veel verschillende applicaties voorbij komen en werkte als laatste met een pakket dat door een klein bedrijf uit de buurt was ontwikkeld. Daarover was Kersten echter niet enthousiast. Bovendien kozen beiden liever voor een bewezen pakket van een stabiele partij zoals Visma Software omdat daardoor de voortgang ook gegarandeerd is. “Dat sluit aan bij onze filosofie dat je moet innoveren vanaf een stabiele basis. Bovendien besparen we dankzij de keuze voor AccountView veel op de kosten voor maatwerk en consultancy. Bij software van een kleinere partij zijn rekeningen daarvoor vanwege de schaalgrootte onvermijdelijk”, benadrukt Yntema. Visma-partner Arch-IT is de AccountView-leverancier van Yntema & Kersten en Finshare. Yntema is enthousiast over het bedrijf: “Ik zeg tegen onze klanten ook altijd ‘zorg dat je partijen om je heen verzamelt die qua omvang en mentaliteit bij je passen’. Dat hebben wij zelf in Arch-IT zeker gevonden.”

Mogelijkheden van AccountView Scanboeken doorslaggevend

Doorslaggevend bij de keuze voor AccountView waren echter de mogelijkheden voor online boekhouden en Scanboeken. Doordat met Scanboeken gescande documenten direct worden verwerkt tot dagboekbladzijden, werkt Yntema veel efficiënter. Yntema: “Ik had voor de start van Yntema & Kersten al ervaring met het scannen van documenten om het voeren van een administratie te versimpelen. Alleen werden destijds de gescande documenten opgeslagen in de cloud en dan alsnog allemaal handmatig verwerkt. Dat kon veel slimmer en AccountView Scanboeken doet dat. Cliënten kunnen via deze webapplicatie facturen en bonnen scannen, documenten en elektronische facturen handmatig uploaden of per e-mail aanleveren. Het programma verwerkt deze tot dagboekbladzijden. Iedere ondernemer kan met Scanboeken overweg, zo simpel is het.”

Kansen grijpen met Finshare

Dat Yntema & Kersten kansen grijpt als die zich voordoen, bewijst de start van zusterbedrijf Finshare. Yntema: “We werken veel als financieel adviseur voor een landelijk opererende aanbieder van vergaderruimten. Op een bepaald moment gaf onze contactpersoon aan dat het bedrijf de financiële administratie volledig wilde uitbesteden. En dat wij de partij waren aan wie ze het wilden overdragen. Zo gezegd, zo gedaan. Wij hebben een aparte bv opgericht en Finshare was een feit.” Finshare staat voor Financial Sharing en vervult volgens Yntema een duidelijke behoefte: “Ondernemingen met een omvang tot circa honderd werknemers zijn te klein om een fulltime controller in dienst te nemen en te blijven boeien met het beschikbare werk. Ook hebben zij geen volledige financiële afdeling nodig. Tegelijkertijd zijn zulke bedrijven te groot om hun financiële administratie over te laten aan een parttime boekhouder.” Finshare vult dit gat met haar dienstenaanbod en biedt op flexibele basis de benodigde capaciteit en functieniveaus voor een complete financiële afdeling; van administratieve kracht tot controller en ervaren financieel specialist. Uiteraard waar mogelijk ondersteund door AccountView-software. “Dankzij de functionaliteit van bijvoorbeeld Samenstel-assistent, kan Finshare eenvoudig en geautomatiseerd de cliëntadministraties controleren. Die controles overlaten aan de techniek en alleen tijd besteden aan door het programma gemarkeerde items, maakt de operationele organisatie efficiënt.”

Inzet Scanboeken bespaart dag werk per week

Bij Yntema & Kersten en Finshare gelooft men in de kracht van software. De efficiency van Scanboeken bespaart hen zelf al een dag werk per week. Ook hun klanten zijn er enthousiast over. Tevreden laat Yntema op de iPad zien hoe alles werkt en hij vertelt: “Dankzij de voordelen die we zelf ervaren, kunnen we onze klanten gemakkelijk overtuigen. Bij de vergadercentra bijvoorbeeld wordt volop gebruik gemaakt van de mogelijkheid om gescande facturen te autoriseren. Dit is voor de verschillende vestigingsmanagers ontzettend handig en maakt het verwerken door Finshare gemakkelijk. Alle leveranciers sturen hun facturen tegenwoordig ook direct naar de scanportal.”

Realtime informatie zorgt voorsnelle cijfers en rapportages

Yntema: “Het wordt steeds duidelijker dat de automatisering in de accountancypraktijk zorgt voor een vermindering van het uitvoerende werk. Dit betekent enerzijds minder werkvoorraad in de traditionele zin, maar het biedt vooral kansen. Wij willen die kansen grijpen en daardoor een voorsprong behalen. Ik geloof dat er dankzij de inzet van toepassingen zoals Scanboeken een verschuiving gaande is van het terugkijken, wat boekhouders traditioneel doen, naar vooruitkijken, wat meer bij controllers hoort. Dat komt natuurlijk doordat met zulke software realtime informatie beschikbaar wordt voor ondernemers, accountants en adviseurs. Met Scanboeken zijn we simpelweg in staat om sneller de cijfers te produceren en onze klanten van rapportages te voorzien. Ik hoor nog wel eens concullega ’s zeggen dat het ‘niet zo’n vaart zal lopen met dat scannen’, maar dat vind ik naïef. Vijf jaar geleden zeiden mensen dat ze geen e-mail op hun telefoon wilden lezen. Nu doet iedereen dat, zakelijk én privé.”

Innovatie verbetert bedrijfsprocessen

“Bij Yntema & Kersten begrijpt men de essentie van het accountantskantoor van de toekomst”, vertelt Gert Zandstra, accountmanager bij Visma-partner Arch-IT. “In dat kantoor van de toekomst is het proces zo ingericht dat data zoveel mogelijk digitaal wordt verzameld en ingelezen om vervolgens efficiënt, volledig en correct te kunnen controleren en rapporteren. Yntema & Kersten zet Scanboeken in voor het verzamelen van data, wij faciliteren het inlezen van de ontvangen bestanden in AccountView en de workflow wordt compleet dankzij oplossingen als Samenstel-assistent waarmee men door de software wordt geholpen bij controle en rapportage. Het resultaat? Dat een bedrijf zoals Yntema & Kersten zich kan focussen op datgene waar ze goed in zijn: adviseren en meedenken. Op die manier kunnen ze zoveel mogelijk meerwaarde bieden aan hun klanten; de ondernemers.”

De visie van een accountantskantoor moet kloppen om op deze manier succesvol te kunnen werken. Zandstra: “De inzet van innovatieve oplossingen ter verbetering van bedrijfsprocessen vraagt om goed zicht op de eigen werkwijzen. Innoveren om het innoveren is zinloos. Gelukkig zien we bij Yntema & Kersten continu een kritische blik op de eigen processen om die zoveel mogelijk te stroomlijnen. Dat sluit precies aan bij onze visie, vandaar dat de samenwerking uitstekend verloopt.”

Referenties Accountants