Van den IJssel Bedrijfskleding: service op maat voor iedere klant
Van den IJssel Bedrijfskleding staat voor persoonlijke service. Of klanten nu groot of klein zijn, online of op een andere manier bestellen, eenvoudige of complexe wensen hebben: ze worden allemaal op maat bediend. Ook financieel heeft het bedrijf de zaken goed onder controle.
Van den IJssel Bedrijfskleding doet het goed. Sinds de oprichting in 2003 is de leverancier van bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen constant gegroeid. De voortdurende uitbreiding noopte het bedrijf al tot de verhuizing naar een nieuw pand in IJsselstein. Klanten zijn er van harte welkom in een fraai ingerichte showroom om het assortiment te bekijken en zich te laten adviseren. Ook biedt het pand alle ruimte voor het bedrukken van kleding, bijvoorbeeld met het logo van klanten. De artikelen van Van den IJssel Bedrijfskleding worden gekocht door kleine en grote bedrijven in allerlei sectoren. “We leveren aan ZZP’ers die voor een paar honderd euro per jaar bestellen, maar ook aan grote concerns die jaarlijks voor honderdduizenden euro’s kopen. Zij kunnen allemaal rekenen op dezelfde persoonlijke service”, vertelt Marian van den IJssel, die samen met haar man aan de leiding van het bedrijf staat.
Persoonlijk online aanbod
Van den IJssel Bedrijfskleding heeft ongeveer 600 klanten die regelmatig bestellen. Zij plaatsen hun orders op verschillende manieren: ter plekke in de showroom of per telefoon, fax en e-mail. Ook online zijn ze bij het bedrijf verzekerd van service op maat, zelfs letterlijk en figuurlijk. Van den IJssel: “Klanten kunnen inloggen op onze webwinkel en krijgen dan alleen de producten te zien die hun medewerkers dragen. Ze kunnen vervolgens de juiste maat en kleur kiezen en hun bestelling plaatsen. Bij sommige klanten bestellen de medewerkers zelf, op basis van een bepaald budget. Ze krijgen dan direct de artikelen in hun maat voorgesteld.” Het totale assortiment van Van den IJssel Bedrijfskleding bestaat uit meer dan 5.500 artikelen, in verschillende kleur- en maatuitvoeringen. Voorraden houdt het bedrijf nauwelijks. “We hebben goede afspraken gemaakt met onze leveranciers. Zij houden voldoende voorraad voor ons aan, zodat we snel kunnen leveren”, aldus Van den IJssel.
Investeren in professionele automatisering
Grote uitdaging voor Van den IJssel Bedrijfskleding is ondanks de snelle groei toch service van hoge kwaliteit te blijven leveren. Daarom besloot het bedrijf in professionele automatisering te investeren. Van den IJssel: “De eerste jaren deden we de facturering in Excel. Daarnaast hielden we verkoop- en klantgegevens bij in Filemaker, met een speciaal voor ons geschreven programma. De financiële administratie gebeurde buiten de deur. We wilden naar een geïntegreerde commerciële en financiële oplossing toe, die we stap voor stap konden uitbreiden naar de behoeften van ons bedrijf. Zo wilden we gemakkelijk een webshop kunnen opzetten, die hadden we destijds nog niet.”
Juiste oplossing, juiste prijs
Van den IJssel Bedrijfskleding informeerde in de markt naar geschikte oplossingen. Twee aanbieders van gespecialiseerde systemen voor de kledingbranche vielen al snel af. “De eerste was te duur en gaf ons geen goed gevoel, de tweede kwam met een verouderde DOS-applicatie”, vertelt Van den IJssel. De derde partij die werd benaderd, was Arch-IT. Met een speciaal voor de kledingbranche ontwikkelde toepassing, SizeView, bood deze Visma-partner wel de juiste oplossing. Bovendien was het prijskaartje het meest aantrekkelijk en klikte het direct tussen Van den IJssel Bedrijfskleding en Arch-IT. 
Efficiënt orderproces
Met AccountView en SizeView pakt Van den IJssel Bedrijfskleding het orderproces efficiënt aan. Bestellingen die klanten in de showroom, per telefoon, fax of e-mail doen, worden eenvoudig in de computer ingevoerd. Van den IJssel: “In het systeem houden we uitgebreide klantinformatie bij en zijn alle product-, prijs- en voorraadgegevens van onze basisartikelen terug te vinden. Als je een artikel selecteert, krijg je een omschrijving te zien. Vervolgens kun je in een tabel aanklikken welke kleuren en maten je nodig hebt. Bij de productinformatie zitten zelfs foto’s. Dat is ook heel handig bij het maken van offertes. De omschrijving en foto’s worden daarin automatisch opgenomen.” Bestellingen die klanten in de webshop doen, worden zonder menselijke tussenkomst in AccountView verwerkt. Dat gebeurt via de koppeling die Arch-IT in samenwerking met de bouwer van de webwinkel ontwikkelde. Alle bestellingen worden per e-mail aan de klanten bevestigd met automatisch gegenereerde bestelbonnen. Ook bestelbonnen voor leveranciers, pakbonnen en facturen komen met een muisklik uit de computer rollen.
Gestroomlijnde financiële afwikkeling
De financiële afwikkeling van de activiteiten gaat net zo gestroomlijnd. Van den IJssel: “Alle inkomende en uitgaande betalingen verwerken we bijvoorbeeld automatisch in AccountView. We lezen afschriften elektronisch in en sturen betalingen via een upload naar de bank. Dat werkt heel snel. Inkomende facturen boeken we nu nog handmatig in, maar ook dat kunnen we automatiseren.” Sinds vorig jaar voert Van den IJssel Bedrijfskleding de financiële administratie volledig zelfstandig. “AccountView is heel toegankelijk. Daardoor kan ik de administratie ondertussen helemaal zelf doen, ook al heb ik geen financiële achtergrond. Een korte training door Arch-IT en wat ervaring waren voldoende. We moeten financieel kort op de bal spelen en kunnen niet op de boekhouder wachten om inzicht in de cijfers te krijgen. De accountant komt tegenwoordig alleen nog om de kwartaalcijfers te controleren en de jaarcijfers op te stellen”, aldus Van den IJssel.
Goed sturen en aan klantwensen voldoen
Van den IJssel Bedrijfskleding haalt allerlei belangrijke stuurinformatie uit AccountView. “Rapporten die actueel inzicht geven in de voorraad, de omzet, onze kasstroom, de gerealiseerde verkopen ten opzichte van de prognoses: we kunnen de informatie zo uitdraaien”, verklaart Van den IJssel. Maar behalve goed sturen, kan het bedrijf met AccountView nog iets wat van wezenlijk belang is voor zijn succes. Van den IJssel: “Heel belangrijk is ook dat we aan de soms complexe wensen van klanten kunnen voldoen. Zo hebben we een hele grote klant van wie de inkoopmanagers per divisie in de webwinkel artikelen bestellen uit een uitgebreid pakket. Deze klant wil maandelijks een factuur die is uitgesplitst naar divisie en direct naar grootboekrekeningniveau kan worden verwerkt in hun systeem. Ook dat soort specifieke service kunnen we bieden, al zijn we maar met acht mensen.”
Taal van de klant spreken
“Met de combinatie van AccountView en SizeView, onze toepassing voor de kledingbranche, konden we Van den IJssel Bedrijfskleding de oplossing bieden die ze nodig hadden. Meer dan dat zelfs. We hebben goed gekeken naar wat er speelde en direct voorgesteld om het systeem uit te breiden met extra functionaliteit, bijvoorbeeld met het oog op de webwinkel die het bedrijf wilde starten. Zo hebben we de suggestie gedaan om per klant ook gegevens over hun medewerkers bij te houden. Het is niet alleen handig om die informatie bij de hand te hebben bij een bestelling. Ook is het mogelijk om op basis hiervan die medewerkers online een gepersonaliseerd aanbod te doen. Daar hebben we een speciale tool voor ontwikkeld”, vertelt Charles Rommelaar, verantwoordelijk voor de verkoop bij AccountView Expert Center Arch-IT. Hij voegt toe: “Van den IJssel Bedrijfskleding is een relatief kleine club met veel potentie. Het is leuk om het bedrijf te helpen de groei in goede banen te leiden. Met AccountView kunnen ze alle kanten op die ze willen. Onze meerwaarde daarbij is dat we heel goed weten wat er allemaal mogelijk is, dat we in staat zijn die mogelijkheden te benutten en dat we de taal van de klant spreken."